Voor een franchiseformule als Intratuin is snelheid heel belangrijk. De bijna zeventig vestigingen worden gefaciliteerd door een centraal servicekantoor en twee distributiecentra: een voor ‘hardwaren’ en een voor ‘groen’. “De specifieke dynamiek van groen vereiste een adequate automatisering van het bestelproces”, vertelt Frank de Groot, verantwoordelijk voor Intratuin Groencentrum.

Als algemeen manager heeft De Groot sinds november 2022 de dagelijkse leiding over het Intratuin Groencentrum, dat de inkoop en logistiek verzorgt van groen naar alle 67 vestigingen van de soft-franchiseformule. Van bestelling tot levering. Daarnaast is hij MT-lid van Intratuin Nederland, waar hij voorafgaand aan zijn huidige rol een klein jaar verantwoordelijk was voor de totale supply chain. “Na een periode in de hardwaren had ik hier weer een focus op groen.”

Cloudgebaseerd

“Als Intratuin Groencentrum hebben we te maken met veel verschillende leveranciers, die hun producten op uiteenlopende manieren aanbieden en aanleveren”, vertelt De Groot. “Die kenmerkende dynamiek vraagt om de juiste automatisering en logistieke afhandeling.”

“We zochten naar een oplossing die onderscheidt door een aantal cruciale kenmerken”

Daarnaast was het bestaande ordermanagementsysteem onvoldoende toegesneden op groen: producten die zich kenmerken door groei, rijping of een beperkte houdbaarheid. Dat is van grote invloed op zowel de inkoop- als verkoopprijs. “We zochten naar een oplossing die onderscheidt door een aantal cruciale kenmerken: cloudgebaseerd, modulair, schaalbaar en op basis van API’s relatief makkelijk te integreren.”

Deze cloudgebaseerde ERP-software wordt nu gebruikt voor het aanbod-, inkoop- en ordermanagement, waarbij de juiste gegevensoverdracht voor verwerking en het procesverloop binnen de supply chain cruciaal is. Binnen het best-of-breed applicatielandschap van Intratuin – een geïntegreerde combinatie van oplossingen die zich binnen de sector bewezen hebben – draait bovendien software voor de financiële afhandeling.

Winstpunt

Frank de Groot: “Het aanbod van kwekers wordt in de nieuwe opzet verrijkt met uiteenlopende, voor groen relevante data en in het voor de winkels vertrouwde webportaal zichtbaar gemaakt. Bestellingen worden op slimme wijze geconsolideerd naar inkooporders, die vervolgens voor bevestiging naar de verschillende kwekers worden gestuurd. Dit gebeurt via verschillende inkoopkanalen en directe handel.”

Winstpunten zijn volgens de verantwoordelijke manager een beter inzicht in de logistieke keten en daarmee meer grip op het proces. “Een ander voordeel is dat we nu veel flexibeler zijn om eenmaal geplaatste orders te wijzigen. Bijvoorbeeld de keuze voor alternatieve producten of een andere manier en moment van aanleveren.”

Best-of-breed

Intratuin baseert het IT-landschap zoals gezegd bij voorkeur op best-of-breed. “Oplossingen moeten passen bij de manier waarop de formule werkt en opereert”, stelt informatieanalist Vincent Romijnders. De vraag is dan in hoeverre je de software aan jezelf aanpast, want bij niet-onderscheidende standaardprocessen kan het makkelijker en beter zijn om de technologie leidend te laten zijn.

“Een simpel applicatielandschap biedt voordelen qua gebruik, kosten en beheersbaarheid”

Romijnders is verantwoordelijk voor de implementatie en ingebruikname van nieuwe systemen, koppelingen en toepassingen. Daarnaast heeft hij een adviserende rol bij de keuze van eventuele oplossingen. Intratuin probeert het applicatielandschap altijd zo simpel mogelijk te houden. “Dat biedt voordelen op het gebied van gebruik, kosten en beheersbaarheid. Alles valt of staat met standaardisering: processen, data en het werken met leveranciers.”

Hergebruik

Het modulaire en cloudgebaseerde FreshPortal ERP speelt hier een belangrijke rol, omdat het voorziet in een aantal specifieke behoeften: een extensie van het bestaande ordermanagementsysteem voor groenproducten en een soepele integratie met het bestaande applicatielandschap.

De informatieanalist en zijn collega’s startten met een schets van wat er technisch en functioneel allemaal plaatsvond of geregeld moest worden: hoe ziet het berichtenverkeer tussen applicaties eruit, hoe vaak worden gegevens opgehaald, wat zijn de behoeftes van de eindgebruiker? “Na de eerste tests hebben we de business erbij betrokken. Dat is cruciaal om erachter te komen of het systeem daadwerkelijk werkt zoals bedoeld en doet wat zij wensen.”

De koppelingen vanuit FreshPortal met de bestaande applicaties binnen Intratuin zijn gebaseerd op moderne API’s en worden ontsloten door gebruik te maken van de Microsoft Azure Service Bus. Deze Enterprise Service Bus is een tussenlaag waardoor alle systemen voortaan ‘loosely coupled’ zijn: de systemen communiceren niet direct met elkaar, waardoor ze niet langer ‘dezelfde taal’ hoeven te spreken. Dat maakt aanpassingen een stuk eenvoudiger, stabieler en goedkoper.

Verder kunnen de services en data worden hergebruikt, kan monitoring beter worden ingericht en blijven applicaties ontvlochten waardoor bij een onverhoopte storing de berichten in een wachtrij worden gezet en later alsnog kunnen worden verzonden en verwerkt. Andere processen en systemen kunnen zo gewoon blijven doorlopen.

Volgende fase

De uiteindelijke live-gang heeft gefaseerd plaatsgevonden, op basis van specifieke productgroepen van specifieke kwekers. “Door alles stap voor stap op te schalen, bleef het beheersbaar en liepen we minder risico op instabiliteit.”

“We zijn tevreden zoals alles nu presteert”, concludeert algemeen manager Frank de Groot. “Na het piekseizoen gaan we nu intern evalueren. Daaruit komen vast wensen en aandachtspunten naar voren. Na de zomer gaan we kijken welke nieuwe zaken we richting 2024 gaan oppakken.”

“Door alles stap voor stap op te schalen, liepen we minder risico op instabiliteit”

Vlnr. Frank de Groot (Intratuin), Marcel Sangers (CIO/COO Freshportal) en Vincent Romijnders (Intratuin)