Wanneer het gaat om generatieve AI zijn er grofweg twee soorten bedrijven te onderscheiden. Aan de ene kant heb je organisaties die all-in gaan en voor ieder bedrijfsproces kijken of er een geschikte AI-tool is. Aan de andere kant heb je de bedrijven die wat terughoudender zijn en de opkomst van AI zelfs met argusogen bekijken. Bij beide soorten organisaties is duidelijk AI-beleid noodzakelijk zodat werknemers weten op welke manier ze gebruik kunnen maken van AI-toepassingen.

Ondertussen zijn werknemers echter al volop aan het experimenteren met het gebruik van AI-tools bij hun dagelijkse werkzaamheden. Uit future of work onderzoek van ServiceNow bleek eind vorig jaar dat een derde tot de helft van de Nederlandse werknemers al eens AI-tools heeft ingezet bij bepaalde werkzaamheden. Zo heeft 46 procent wel eens AI-oplossingen gebruikt bij het brainstormen en 43 procent bij het opstellen van e-mails. Een aanzienlijk deel van de Nederlandse werknemers geeft bovendien aan van plan te zijn om AI-tools te gaan gebruiken.

Tegelijkertijd blijkt er een grote vraag te zijn naar training en scholing op het gebied van AI (en andere digitale vaardigheden). Bijna de helft (42%) geeft simpelweg aan de technische vaardigheden te ontberen om goed met AI te kunnen werken. En 53 procent heeft behoefte aan training op het gebied van digitale vaardigheden, inclusief AI-skills.

Het toont eens te meer dat het management werk moet maken van het opstellen van een gedegen AI-beleid. Grote vraag daarbij is welke elementen hier onderdeel van moeten uitmaken. De volgende vier mogen in elk geval niet ontbreken.

1. User experience

Wat je koste wat kost moet voorkomen is dat de voorgeschreven tools niet aansluiten bij de verwachtingen van werknemers, waardoor ze op zoek gaan naar alternatieven die wél hun voorkeur hebben – met alle security-risico’s van dien. Laat de gebruikerservaring dan ook leidend zijn bij de keuze voor AI-tools: inventariseer met welke tools werknemers al ervaring hebben en waar ze tevreden over zijn. Stel daarnaast ook een lijst van voorwaarden op waar AI-tools volgens werknemers aan moeten voldoen. Zo voorkom je dat gekozen AI-oplossingen ongebruikt blijven en er ongewenste tools worden ingezet.

2. Compliance

Voldoen aan wettelijke regelgeving, dat is voor vrijwel alle organisaties een standaard onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Maar let er wel op dat de AI-tools die gebruikt gaan worden óók aan die wettelijke bepalingen voldoen. Mocht je bijvoorbeeld een tool willen inzetten waarbij persoonsgegevens van medewerkers als databron worden gebruikt, dan moet je er wel verzekerd van zijn dat deze gegevens niet ergens op een onbekende plek in de cloud worden opgeslagen. Want dan voldoe je niet meer aan de AVG-wetgeving. AI-oplossingen die niet transparant zijn over waar data worden opgeslagen en wie er mogelijk toegang tot heeft, zouden bij voorbaat niet in overweging moeten worden genomen.

3. Data

In het verlengde van het vorige element: wees je ook bewust van wat een AI-oplossing met ingevoerde data doet. We kennen allemaal het voorbeeld van de Samsung-medewerkers die bedrijfsgevoelige informatie in ChatGPT invoerden, zonder er stil bij te staan dat deze gegevens op deze manier ook voor derden inzichtelijk zouden worden. Data die wordt ingevoerd bij ChatGPT wordt namelijk opgeslagen op de servers van OpenAI en kan gebruikt worden om het model verder te verbeteren. Het leidde tot een verbod voor Samsung-werknemers om ChatGPT nog langer te gebruiken, maar met een gedegen AI-beleid had dit ‘datalek’ voorkomen kunnen worden.

4. Educatie

Uit het eerder genoemde ServiceNow-onderzoek blijkt de noodzaak van bijscholing en training als het gaat om de toepassing van AI en het gebruik van tools. Nederlandse werknemers geven aan van plan te zijn AI-tools te gaan gebruiken – als ze dat niet al doen – maar vragen ook om scholing en training. Van de werknemers verwacht 61 procent dat werkgevers verantwoordelijkheid nemen in de ontwikkeling van de digitale vaardigheden van hun medewerkers. Een derde van de respondenten geeft aan het lastig te vinden om te bepalen waar ze moeten beginnen als het om de ontwikkeling van hun digitale vaardigheden gaat. Hier is dus een belangrijke rol weggelegd te zijn voor de werkgever, en is het dan ook de taak van de board om educatie te integreren in het organisatiebrede AI-beleid.

Tot slot een advies: keep it simple. Probeer te voorkomen dat er een wildgroei aan AI tools op de werkvloer ontstaat en kies voor een centraal platform waarop verschillende databronnen verzameld en met elkaar verbonden worden. Zo voorkom je ook dat gegevens gaan zwerven binnen je organisatie.