Het UMC Utrecht behoort tot de vijf grootste ziekenhuizen in Nederland en is met twaalfduizend medewerkers de grootste werkgever in de provincie Utrecht. De academische missie, complexe processen en ketenverbanden stellen hoge eisen aan de informatievoorziening. Een goede en zorgvuldige architectuur is essentieel, zo blijkt uit gesprekken die Daan Rijsenbrij en Hotze Zijlstra met Corné Mulders (CIO), Mark de Bruin (enterprise architect) en Sjaak Gondelach (informatiearchitect) hebben gevoerd.
Een academisch ziekenhuis is een zeer mens- en data-intensieve onderneming, die bestaat uit drie primaire domeinen: zorg, onderzoek en onderwijs. Het vierde domein betreft de bedrijfsvoering van de primaire domeinen en ondersteunende facilitaire diensten. In onderwijs gaat het om meer dan drieduizend zeer leergierige studenten die worden opleid tot de beste dokters en onderzoekers van de toekomstige zorgverlening.
Die primaire domeinen hangen binnen UMC Utrecht nauw met elkaar samen. Zorg is mede gebaseerd op eigen onderzoek, dat wordt gevoed door niet-alledaagse zorg. Academisch onderwijs wordt mede gebaseerd op eigen onderzoek, terwijl de studenten stage lopen in het zorgdomein. Dit alles vergt een data-gecentreerde architectuur met een stevige integratie van zorgdata, onderzoeksdata en data als lesstof.
Er zijn veel leerzame overeenkomsten met andere ondernemingen ter inspiratie voor de architectuur. Vanuit de zorghoek lijkt UMC Utrecht op een all-inclusive-hotel. Vanuit de polikliniekhoek lijkt het op Schiphol, want UMC Utrecht is ontzettend traffic-minded. Als je binnenkomt word je via een secretariaat en de navigatienotatie van het ziekenhuis naar een kamer verwezen waar je wordt geholpen. Voor het leveren van zorg op afstand lijkt UMC Utrecht op Amazon.com. Onderzoek lijkt enerzijds op een laboratorium en anderzijds op TNO. Opleiding bestaat naast les ontvangen voor een wezenlijk deel uit training-on-the-job voor arts-assistenten.
Academische missie
Het menselijk lichaam en de geest zijn zeer complex. Het exact beschrijven van problemen stelt om die reden bijzondere eisen. Ieder individu ontvangt immers een zekere mate zorg gedurende haar of zijn leven. Mensen hebben daarbij veelal te maken met vele zorginstellingen en zorgverleners. Het is moeilijk te voorspellen of de informatie die bij de ene zorgverlener werd gegenereerd, eventueel van belang zou kunnen zijn voor een volgende. “Het raadplegen van data bij de bron is slimmer dan informatieuitwisseling, want dan is de informatie altijd actueel”, zegt CIO Corné Mulders.
De missie van een academisch ziekenhuis is de gezondheid van mensen verbeteren, onder andere door iedereen zodanig te adviseren dat men niet ziek wordt. Om die reden wordt veel aandacht geschonken aan preventieonderzoeken. Voorts dient onderzoek de zorg voor morgen te creëren. “De zorg van morgen is digitaal tenzij, uniform tenzij en thuis tenzij”, aldus de CIO. Deze ontwerpprincipes worden nader uitgewerkt tot de architectuur van de toekomst van het UMC Utrecht. “Het gaat er dus niet om zoveel mogelijk zorg te verlenen, maar nieuwe methodes uit te vinden zodat zorg effectiever, efficiënter en meer patiëntvriendelijk kan worden uitgevoerd. Dus de gezondheid op een hoger niveau te brengen.”
“Het raadplegen van data bij de bron is slimmer dan informatieuitwisseling”
De missie en visie van de zorginstelling geven aan welke waarden binnen die specifieke organisatie in het bijzonder van belang zijn, en wat men vanuit die waarden wil bereiken. De strategie geeft op hoofdlijnen aan welke stappen er gezet gaan worden om de in de visie beschreven doelen te gaan bereiken. Als in de visie van een zorginstelling wordt vermeld dat de zorgontvanger centraal hoort te staan, dan zou de strategie van deze zorginstelling moeten beschrijven welke concrete stappen ondernomen zullen worden om dat ook daadwerkelijk te bereiken.
Uitdagingen
De grote uitdagingen op IT-gebied zijn mobiel en op afstand werken, apps voor patiënten en medewerkers en thuismonitoring. Dit vergt een robuuste architectuur. CIO Corné Mulders vindt dat de benodigde digitale vaardigheid van een patiënt te hoog is, omdat de ontwerpers het nog te moeilijk maken.
De architectuuruitdagingen bestaan uit het sturen op samenhang in keuzes in het IT-landschap met kaders uit de meerjarenvisie op IT: Digitaal Versterken. Plus visies vanuit zorg, onderzoek en onderwijs. De te realiseren doelen van IT, als onderdeel van de bedrijfstrategie Connecting Worlds, zijn: digitale communicatie met patiënt en professional; motor achter regionale samenwerking en gegevensuitwisseling; dataplatformen en datamanagement; technologische innovatie en veilige en betrouwbare systemen.
Het huidige nederlandse zorgstelsel gaat uit van toestemming vooraf, waarbij de zorgontvanger aangeeft welke apotheek, welke zorgverlener welke info mag zien. Waarom niet opt-out? Dan mag de arts alles inzien, maar de controle daarop vindt achteraf plaats – bijvoorbeeld door de patient zelf. Corné Mulders gaat er vanuit dat de meeste mensen deugen: “Controle achteraf is dan meestal praktischer dan toestemming vooraf.”
Mulders adresseert deze uitdagingen met een kernteam van vijf kaderzettende architecten, één per primair domein en een enterprise architect voor het geheel. Daarnaast zitten in zijn directie 340 andere IT’ers, waaronder solution architecten. Er zijn bijvoorbeeld twee solution architecten die samen met technisch specialisten de werkplek ontwerpen. Daarnaast zijn er veel IT’ers voor de infrastructuur, telefonie-infrastructuur en een grote applicatie-afdeling, waar met name het elektronisch patiëntendossier (EPD) systeem is gebouwd, wordt beheerd en geïnnoveerd.
Bedrijfsbeschrijving
De bedrijfsbeschrijving voor een zorginstelling dient duidelijk te maken welke IT-ondersteuning gewenst is aan welke zorgverleners en binnen welke zorgprocessen. Architectuurkeuzes moeten daarbij geworteld zijn in de missie, visie en strategie van de zorginstelling. Binnen de zorg is bij uitstek een goed gedefinieerde en goed uitgewerkte visie van belang, omdat de interactie tussen zorgverlener en zorgontvanger het kenmerkende is van deze sector. Een zorginstelling dient in haar visie duidelijk te maken hoe om te gaan met deze interactie.
Vanuit de architectuur wordt de vraag gesteld: welke keuze helpt de patiënt het meest om regie te behouden over haar of zijn eigen leven en om te kunnen blijven meedoen? Dit betekent bijvoorbeeld dat een uitgangspunt bij de informatievoorziening zou kunnen zijn om voor de zorgontvanger relevante keuzes niet automatisch te maken, maar de keuze in de interactie zorgverlener-zorgontvanger aan de zorgontvanger voor te leggen. Corné Mulders: “Een patiënt kan heel veel zelf en dat helpt enorm voor betere zorg.”
“De zorg van morgen is ‘digitaal tenzij, uniform tenzij en thuis tenzij’”
De primaire waardestroom loopt van ‘als ziek persoon naar binnen en als gezond persoon eruit’. De cruciale business capabilities in het zorgdomein zijn daartoe intake, diagnose, behandeling en ontslag. Deze capabilities kunnen worden ontleed tot werkzaamheden rond de patiënt. Bij diagnose en behandeling is er geen sprake van een herhalend proces. Iedere zorgontvanger is immers anders en dat betekent dat ook de handelingen die worden uitgevoerd vaak nét iets anders zijn dan bij een andere zorgontvanger. Omdat de interactie tussen zorgverlener en zorgontvanger de kern vormt van de zorg is er evenmin sprake van een voorgeprogrammeerd proces. Het onderwerp van het proces is namelijk een patiënt die op ieder moment vanuit de interactie zorgverlener-zorgontvanger in dat proces moet kunnen ingrijpen.
Bij het uitwerken van een architectuur worden de business owners meegenomen in de functionele keuzes van de uitwerkingen middels workshops en reviews.
Niet uniek voor de zorg, maar wel van levensbelang is de noodzaak om maatregelen in de architectuur in te bouwen, zodat bij stroomstoring, brand in het datacenter of wateroverlast de informatievoorziening gecontinueerd blijft. Daarvoor zijn echter benaderingen en middelen beschikbaar vanuit andere bedrijfstakken, die ook uitstekend binnen de zorg gebruikt kunnen worden. Ook op luchthavens, in de chemische industrie en binnen het domein van openbare orde en veiligheid is het immers essentieel dat, ook bij calamiteiten, informatie kan worden vastgelegd en uitgewisseld.
Data en informatie
Data is de grondstof waarvan je informatie maakt die bedoeld is voor de eindgebruikers. Eigenlijk zijn er binnen UMC Utrecht twee niveaus van informatie-uitwisseling: informatiestromen en berichtenverkeer.
De informatiestromen bestaan tussen business capabilities onderling. Dit gebeurt vooral intern in het UMC Utrecht, want zij hebben verschillende business capabilities die met elkaar communiceren. Maar het gebeurt ook over de grenzen van het UMC heen – bijvoorbeeld naar de huisarts en de apotheek (denk aan een ontslagbrief naar de huisarts of medicatievoorschriften naar de apotheek). Binnen sommige business capabilities is er sprake van berichtenverkeer tussen zorgverlener en patiënt.
“Controle achteraf is meestal praktischer dan toestemming vooraf”
Het UMC Utrecht heeft een gebruiksvriendelijk patiëntenportaal, waarin het Elektronisch Patiënten Dossier centraal staat. Dit EPD is volledig toegankelijk voor zowel de zorgverleners als de patiënten. Bijzonder voor de zorg zijn tevens de vele medische apparaten die gedigitaliseerde data opleveren of opvragen en dus ook onderdeel uitmaken van de data-infrastructuur.
De zorg is bovendien multidisciplinair: huiszorgmedewerkers, wijkverpleegkundigen, huisartsen, fysiotherapeuten, apotheken en verschillende beroepen en specialismen in een ziekenhuis. Zij kijken allemaal vanuit hun rol, hun verantwoordelijkheid en hun specialisme en ervaring naar de informatie die over de zorgontvanger beschikbaar is, en zij voegen in veel gevallen daar hun eigen informatie aan toe.
Gegevensoverdracht
De informatievoorziening in de zorg is complex en de gestelde eisen zijn hoog. Vooraf is vaak niet bekend of informatie van en over de zorgontvanger relevant kan zijn voor een situatie op een bepaald moment. De mogelijk relevante informatie over een zorgontvanger wordt gedurende haar of zijn leven opgebouwd, soms zelfs gedurende meer dan één mensenleven, bijvoorbeeld bij erfelijke aandoeningen. Bovendien is doorgaans meer dan één zorgverlener betrokken, waardoor het vastleggen en overdragen van informatie vereist is om de continuïteit in de zorgverlening te borgen.
Informatie over de zorgverlening aan een zorgontvanger moet dus overdraagbaar zijn aan andere zorgverleners. En ‘overdraagbaar’ betekent niet alleen dat de informatie vastgelegd, bewaard en gecommuniceerd moet worden, maar ook dat de betekenis voor de ontvanger gelijk is aan de betekenis die de informatie voor de zender had.
In de zorg is het essentieel dat niet alleen de informatie zelf wordt vastgelegd, maar ook de wijze waarop die informatie geïnterpreteerd moet worden. De informatiehuishouding moet met name rekening houden met de eisen voor overdraagbaarheid, uitwisseling, behoud en herbruikbaarheid voor verschillende toepassingen gedurende langere tijd. Ook moet de bijzondere behoefte aan standaardisatie qua terminologie (eenheid van taal) en de noodzaak tot het bieden van semantische interoperabiliteit worden meegenomen.
“Te moeilijke ontwerpen vereisen een te hoge digitale vaardigheid”
Het hebben van een architectuur ten behoeve van de veelal complexe informatie-uitwisseling is essentieel. Een goede zorg valt of staat immers door de samenwerking en de uitwisseling van informatie tussen samenwerkende zorgverleners en zorginstellingen.
Principes en visualisaties
Een architect creëert overzicht, samenhang, inzicht, en geeft richting aan de ontwikkeling van het IT-landschap. Architectuurprincipes en richtlijnen worden gebruikt om sturing te geven aan vernieuwingen of veranderingen. De inzet van digitalisering als strategische factor wordt in het strategiedocument ‘Connecting Worlds 2020-2025’ verwoord in zeven versnellers en zeven versterkers. Daaruit worden de eisen, wensen en architectuurprincipes afgeleid als vertaling naar de juiste IT-middelen voor de lange termijn. Andere architectuurprincipes komen voort uit de in bovenstaande paragrafen beschreven onderwerpen.
Gezien de diversiteit aan stakeholders is het erg belangrijk dat architectuur wordt gepresenteerd in begrijpelijke (praat)platen. Als communicatiemiddel over het ‘wat, hoe en waarmee’ kunnen plaatjes, modellen of beschrijvingen desgewenst worden gebruikt om zaken te verduidelijken of inzicht geven in de communicatie en afstemming tussen betrokkenen.
Architectuurplaten worden sinds twee jaar vastgelegd in een architectuurtool met gebruik van de Archimate-standaarden. Die hiermee gegeneerde platen zijn bedoeld voor de architecten zelf en sommige zijn ook voor andere betrokkenen bij projecten versimpeld in het tool vastgelegd.
Voor brede communicatie wordt nog altijd gebruik gemaakt van PowerPoint. Voorts wordt voor het etaleren van architectuur gebruik gemaakt van intranet, nieuwsbrief van directie IT en (virtuele) lunchsessies van het CIO Office. De workshops, presentaties en het opstellen en het in woord en beeld uitdragen van beleid maakt de architecten zichtbaar.
Architectuurprestaties
CIO Corné Mulders vindt het een grote prestatie dat zijn architecten gezamenlijk hebben opgetrokken met de Raad van Bestuur toen de nieuwe strategie Connecting Worlds 2020-2025 voor het UMC Utrecht werd gedefinieerd.
Enterprise architect Mark de Bruin en het architectenteam hebben de lead genomen om de complete IT-strategie in de volle breedte – van hoogleraren tot onderwijs – in de nieuwe organisatievisie te verweven. Daarachter zit natuurlijk de architectuurprestatie van een ordentelijke en samenhangende architectuurschets.
Mulders: “Het gaat er niet alleen om wat er moet gebeuren, als architect ben je ook bezig met hoe het moet gebeuren en wat er in de organisatie moet veranderen om dat voor elkaar te krijgen. In termen van een architectuur van een huis ontwerpt de architect niet alleen het huis, maar bedenkt ook aan wat voor eisen een timmerman moet voldoen en wat voor een type timmerman er nodig is.” De architect maakt bovendien roadmaps om de meerjarenvisie te realiseren.
Een grote architectuurprestatie van Sjaak Gondelach is het neerzetten van een visie op datadeling voor zorg en onderzoek in samenwerking met andere UMC’s.
Toekomstige waarde
Na het realiseren van de architectuur komt het bijhouden en bijwerken. Dat geldt zowel voor de lange termijn-architectuur als voor de solution-architecturen. Dergelijke architecturele assistentie dient te geschieden in kleine stappen, waarbij elke stap waarde moet toevoegen.
Architectuur dient zowel inhoudelijk als procesmatig bij te gaan dragen in het bereiken van de nieuwe stip(pen) op de horizon. Daarvoor zijn ook skills nodig als verandermanagement: het meekrijgen van bestaande organisaties met ingesleten patronen en werkwijzen in de beoogde digitalisering.
“Een patiënt kan heel veel zelf en dat helpt enorm voor betere zorg”
Dus het architectenvak in moderne organisaties zoals UMC Utrecht wordt, naast het maken van blauwdrukken en principes, uitgebreid met het pragmatisch ondersteunen van een beweging met passende oplossingen voor een efficiëntere, effectievere en meer op maat gesneden dienstverlening.
Over Mark de Bruin
Enterpise architect Mark de Bruin vindt het fascinerend dat hij vanuit de architectuur een bijdrage levert aan de nieuwe vormgeving van de directie IT. Zijn uitdagingen bestaan uit het begeleiden van de transitie naar de inzet van de cloud en transities die bijdragen aan de werking van het ziekenhuis.
Hij is enthousiast bezig met team building, wat hij belangrijker vindt dan techniek of pure architectuur. Toegevoegde waarde staat hierdoor bij hem voorop. Zijn dagelijks plezier als enterprise architect ligt in het zien groeien van medewerkers in hun rol.
De Bruin studeert nog op de vraag ‘hoe verander ik een organisatie van een traditionele manier van beheer en support, naar een cultuur en mindset bij medewerkers tot aan de hoogste directie waarin zij meer middels Agile-principes werken?’ En wat hij daarin kan betekenen als enterprise architect.
Over Sjaak Gondelach
De uitdaging van informatiearchitect Sjaak Gondelach is zorgen dat systemen in de zorg met elkaar kunnen communiceren. Met name tussen zorginstellingen onderling. Maar ook hoe bestaande systemen, nu soms nog ouderwetse data silo’s, kunnen worden ontsloten.
“Dit is ontzettend interessant omdat je in principe altijd op landelijk-, en binnenkort ook op Europees, niveau opereert”, zegt hij. Zijn dagelijkse voldoening ligt in het ontzorgen. Hij heeft veel specifieke kennis opgedaan. Om het nut van architectuur aan te geven, gebruikt hij graag de uitspraak ‘inzicht door overzicht’.
Gondelach vindt het ook heel leuk om dat overzicht aan anderen te geven in de vorm van architectuurplaten met het bijbehorende verhaal. Als hij geen IT’er was geworden, dan had hij misschien wel voor de klas gestaan.
Over Corné Mulders
Corné Mulders is ruim vijf jaar CIO geweest bij ABN AMRO Nederland. Daan Rijsenbrij en Hotze Zijlstra hebben hem in 2013 geïnterviewd voor CIO-Magazine. Toen al bleek hij een grote affiniteit te hebben tot digitale architectuur met duidelijke meningen die grotendeel nog steeds zeer actueel zijn. Omdat hij in een meer mensgerichte onderneming wilde werken, is hij overgestapt naar de zorgsector. Eerst ruim twee jaar in het St. Antonius Ziekenhuis te Nieuwegein en vervolgens als interim manager IT bij Catharina Ziekenhuis in Eindhoven. Daarna heeft hij zijn carrière voortgezet als CIO van het UMC Utrecht. Een boeiende gevarieerde baan. De benodigde verregaande digitalisering in de ziekenhuizen binnen de menselijke maat is voor hem de grote uitdaging.
