PostNL ziet zichzelf als schakel tussen verzenders en ontvangers en verbinder van de fysieke en digitale wereld. Hoofd architectuur en CTO Joost van der Vlies geeft vorm aan de engineering-cultuur, die het bedrijf meer technologisch eigenaarschap geeft over de strategische koers, en leidt de architecten van PostNL. Architectuur-auditor Daan Rijsenbrij en IT-journalist Hotze Zijlstra namen een kijkje in de keuken.

PostNL bezorgt dagelijks pakketten in Nederland en België en vijf dagen per week post. Naast de Benelux is het bedrijf ook in de rest van de wereld actief met wereldwijde verzendoplossingen voor post, pakketten, retouren en e-commerce. Achter elk pakket en elke dienst zit een hele digitale wereld.

“We leveren producten en diensten voor zowel consumenten als zakelijke klanten”, aldus hoofd architectuur en CTO Joost van der Vlies. “Hierbij biedt PostNL verschillende verzend- en bezorgopties aan, zoals verzekerde verzending en bezorging in de avond of met spoed.”

Naast pakketten en post biedt men fulfilment-oplossingen, waarmee webwinkels zich geen zorgen hoeven te maken over het beheren van voorraad of verwerken van bestellingen. PostNL heeft speciale koelboxen voor transport van voedsel en ook voor medicijnen biedt het bedrijf gespecialiseerd vervoer aan. PostNL heeft installatiediensten voor bezorging en installatie van grote artikelen, zoals koelkasten, meubels en televisies.

PostNL biedt steeds meer digitale services, zowel in aanvulling op de fysieke dienstverlening als op zichzelf staande diensten. “Bij de fysieke dienstverlening gaat het bijvoorbeeld over track & trace-functionaliteit, plug-ins voor webshops om zendingen aan te melden, de postzegelcode et cetera. Voorbeelden van digitale dienstverlening zijn de adres-check die snel alle adressen in de check-out aanvult en data die de conversie van de webshops kan verhogen. Meer vormen van nieuwe digitale dienstverlening zijn in ontwikkeling.”

Structuur

PostNL onderscheidt een viertal business units die gericht zijn op logistiek: E-commerce (met name pakketten), Logistic Solutions, Brieven en Internationaal. Daarnaast richt de businessunit Digital zich op de consument, digitale kanalen, digitale businessmodellen en een digitaal transformatieprogramma. Dit alles wordt ondersteund door centrale business units Finance, HR, IT en Staven.

In de architectuur wordt eerst onderverdeling gemaakt in domeinen en dan pas in business units. PostNL onderscheidt businessdomeinen en enabling-domeinen. De businessdomeinen zijn Commercie, Logistiek, Digital Services en Business Support (HR, Finance en Staven). Enabling-domeinen zijn Business Intelligence & Analytics, Data, Integratie, Security en Technologie. Deze domeinen worden ook als aspecten bij elk business-domein meegenomen.

“Het vergt een grote architectuuruitdaging om de verschillende dienstenpakketten qua logistiek te ordenen”

De keuze voor deze domeinen is een gevolg van de gekozen één PostNL-strategie voor alle klanten. Van der Vlies: “Bij Commercie zorgt dit voor een eenduidige klantinteractie over haar kanalen, een eenduidige administratie van klantgegevens en een samenhangend productportfolio. Hiervoor zijn tevens shared IT-oplossingen gekozen voor het gehele bedrijf.” Binnen Logistiek kijkt PostNL allereerst binnen het domein naar de samenwerking van de businessunits E-commerce, Logistic Solutions, Brieven en Internationaal voor gedeelde producten en diensten. Om vervolgens de benodigde ‘verbijzondering’ van deze businessunits en hun IT helder te krijgen. Voor HR en Finance zijn shared oplossingen gekozen voor het hele bedrijf.

Architectuur is een onderdeel van IT. De IT-functie van PostNL is georganiseerd op basis van Business IT-afdelingen (BIT), die gespiegeld zijn aan de business units. Architectuur is een centraal team binnen IT (binnen Architecture & Technology), dat nauw samenwerkt met de BIT-afdelingen binnen hun scope en tegelijk acteert op het niveau van de waardeketen van PostNL, die meerdere business units overstijgt.

Als hoofd architectuur en CTO heeft Joost van der Vlies een positie direct onder de CIO. Naast hem staan de IT-directeuren van de businessdomeinen en drie IT-directeuren die gaan over respectievelijk data, cybersecurity en shared services. Een IT-directeur rapporteert functioneel aan de directeur van de business unit en hiërarchisch aan de CIO.

Joost van der Vlies is lid van het MT IT. Hij heeft centraal ongeveer 25 architecten in zijn team, en ongeveer negen collega’s met een domeinarchitectuur rol buiten het team maar functioneel rapporterend aan architectuur. Drie lead-domeinarchitecten zijn ook teamleider van hun architecten. Daarnaast is de CTO en hoofdarchitect lid van het Digital Leadership Team van PostNL, dat door de chief digital officer wordt gefaciliteerd. “Dit team zet de koers uit voor de verdere digitalisering van PostNL. Daarnaast is architectuur verbonden aan het centrale strategieteam van het bedrijf.”

Architectuur

Hoewel de verschillende dienstenpakketten qua logistiek elk een eigen aanpak nodig hebben, zit er een grote gemeenschappelijke noemer in de IT. “Het vergt een grote architectuuruitdaging om dit te ordenen”, vertelt Van der Vlies. “Ondanks dat we diverse producten en bedrijfsonderdelen hebben, streven we naar één gezicht richting markt en bij voorkeur één retail-kanaal. Om die reden is er ook één business portal voor de zakelijke klant en één app voor de consument. Naast architectuur wordt de integratie tussen de delen dus steeds belangrijker.”

In wezen is de architectuuraanpak een verdere concretisering van visie en strategie en stuurt mede de ontwikkeling van een digitaal PostNL en de benodigde IT, en kijkt daarbij naar de gehele waardeketen over meerdere bedrijfsonderdelen heen. Een belangrijk uitgangspunt in de PostNL-strategie is dat het bedrijf naast de verzender ook de ontvanger als klant beschouwt. “Het is immers de ontvanger die de transactie start.”

De enterprise-architectuur van PostNL omvat de architectuurvisie, de business capabilities, de high-level IT building blocks, de referentiearchitectuur voor de business-modellen, het enterprise business object model, de enterprise business en enabling principles, alsmede de transitie-roadmaps. Views zijn opgesteld, zodat je bijvoorbeeld weet welke IT onder welke business capability kan worden geplaatst.

De architectuurvisie beschrijft de architectuur-uitgangspunten van PostNL bij een majeure verandering en geeft de veranderagenda weer voor de komende jaren. De enterprise architectuur gaat uit van de missie, visie, scope, architectuur en het ecosysteem van PostNL.

Digitalisering is een belangrijk thema in alle domeinen. “Waar voorheen het netwerk van PostNL het logistieke pad van een pakket dicteerde, is het nu de digital twin van een pakket of rolcontainer dat de netwerken van PostNL en van partners orkestreert. Gegeven de voortdurend veranderende klantvoorkeuren ten aanzien van delivery-tijden en afleverlocaties, kunnen de paden binnen deze netwerken door inzet van slimme algoritmes continu worden aangepast aan de context van het pakket.” PostNL noemt dat ‘software defined logistics’. Een andere interessante ontwikkeling is de toepassing van Internet of Things (IoT) in de logistieke processen, waarbij nu zo’n 300.000 rolcontainers gevolgd worden. “De data die dat oplevert, zorgt weer voor nieuwe mogelijkheden”, aldus de technologieleider.

Elk domein heeft een lead-architect en een aantal domeinarchitecten. Als hoofd architectuur neemt Joost van der Vlies samen met de lead-architecten van de domeinen tijdens de architectuur-board voorbereide architectuurbesluiten voor heel PostNL.

De boeken Enterprise architecture as strategy en Designed for Digital van Jeanne Ross zijn voor PostNL een belangrijke inspiratiebron. Daarnaast, rondom data, ook Data Management at Scale: Best Practices or Enterprise Architecture van Piethein Strengholt.

Technologie

De dubbele rol van hoofd architectuur en CTO heeft mede tot doel het ontwikkelen van een engineering-cultuur binnen IT, met meer technologisch eigenaarschap over de strategische koers van PostNL.

De business-strategie is leidend voor de technologiekeuzes. PostNL heeft daarom een nieuwe IT-strategie ontwikkeld waarin de engineering-cultuur is vastgelegd. Dit heeft geresulteerd in eigen platformen, die door eigen ontwikkelingsteams worden ontwikkeld, zoals een planningsplatform, ordermanagement-applicaties, mission control dashboards, een data lake en AI-platform. “Daarnaast is ook een eigen cloud center of excellence opgericht, dat teams een veilige omgeving en diensten biedt op Amazon Web Services. Daarnaast besteden we nog steeds een groot deel van de IT uit aan marktpartijen.”

“PostNL verwacht van architecten qua werkhouding betrokkenheid, professionaliteit, hart voor het vak en stakeholderbewustheid”

PostNL gebruikt standaard softwarepakketten waar deze direct toegevoegde waarde bieden voor de bedrijfsprocessen, en ze voor PostNL niet direct onderscheidend zijn – zoals binnen finance, HR en marketing, sales en services. Met name in de logistiek en aan de consumentenkant wil PostNL het verschil maken in de markt en worden specifieke oplossingen ontwikkeld. Het consumentenplatform is opgedeeld in zes shared services-gebieden om te zorgen dat die parallel ontwikkeld kunnen worden. Cruciaal is optimale samenwerking en maximale ontkoppeling van de componenten.

Op technologiegebied heeft PostNL veel inrichtingsprincipes. Bijvoorbeeld rond de manier waarop men omgaat met cloud. Technologisch belangrijk is de multi-cloud kernel. Deze vormt het technologisch fundament voor zaken waarbij PostNL de verantwoordelijkheid in eigen hand wil houden, zoals connectiviteit en security. PostNL werkt daarbij wel samen met partners.

Een ander inrichtingsprincipe luidt: kernprocessen zijn zo uniform mogelijk, wat betekent dat maatwerk wordt geminimaliseerd voor processen die niet onderscheidend zijn.

Architectuurprincipes

PostNL heeft een zogeheten principle-based architecture. Hierin worden enterprise business-principes en enterprise enabling-principes onderscheiden. Die principes zijn afgeleid van de centrale en decentrale PostNL-strategie, dan wel additioneel opgesteld op basis van voortschrijdend inzicht, en besproken met en initieel geaccordeerd door de IT-directies en de Executive Board.

Enkele onderscheidende principes zijn:

• Both senders and receivers are treated as valuable customers. Dit betekent dat ontvangers, die niet rechtstreeks betalen voor producten en diensten van PostNL, even waardevol zijn als verzendende en betalende zakelijke klanten. Dit behelst ook dat voor deze ontvangende klanten actief proposities kunnen en moeten worden ontwikkeld.
• E-Commerce services are orchestrated. E-Commerce-diensten die PostNL verkoopt, zijn het resultaat van een slimme combinatie en orkestratie van verschillende logistieke diensten van verschillende interne en/of externe operatoren.
• API first. Een leidend principe bij het ontwerpen van software is dat deze toegang biedt tot de bedrijfsprocessen en gegevens van PostNL. Dit via goed gedefinieerde en beheerde services, voor zowel externe als interne consumenten, en via API’s en events die worden behandeld als producten, beheerd als een portfolio en voorzien van de juiste versies.

Deze principes hebben impact op de IT-architectuur.

Onder deze enterprise architectuur-principes staan principes die meer over het ontwerp van oplossingen gaan. “Als je bijvoorbeeld voor de consumenten-app een nieuwe functionaliteit ontwikkelt, dan wordt dat een apart stuk software – een microservice – aanpasbaar en makkelijk te integreren in de app.” Dit vergt ontwerpprincipes op het gebied van ontkoppeling en integratie.

De enterprise-architectuurprincipes worden door Joost van der Vlies en de lead domeinarchitecten opgesteld en bijgehouden, en indien nodig opnieuw geaccordeerd.

Etalering

In de basis werkt PostNL vanuit architectuur met de tool ARIS en de architectuurtaal Archimate om de diverse bouwblokken en hun samenhang te onderkennen en te ontwikkelen.

Het uitdragen van een architectuur gaat meestal met behulp van Powerpoints waarin de uitgangspunten en views worden opgenomen. Afhankelijk van het architectuurproduct en stakeholder(s) worden óf ARIS-visualisaties opgenomen óf een andere vorm die aansluit op het niveau van de stakeholders en de boodschap. Bijvoorbeeld datastromen over regio’s heen om het volume en type zendingen internationaal weer te geven.

Voor de etalering van de verschillende architecturen is er een algemene informatie-site. Daarop wordt het architectuurwerk op meerdere onderdelen toegelicht. Daarnaast wordt steeds meer met Confluence gewerkt om meer reikwijdte te krijgen voor deze informatie: software engineers werken er bijvoorbeeld met oog op de documentatie voornamelijk mee. Daarnaast gebruikt men deze samenwerkingsoplossing voor betere inhoudelijke toegankelijkheid.

Architectenpopulatie

Als hoofd architectuur is Joost van der Vlies verantwoordelijk voor het architectuurproces, de borging en de aansluiting op de strategische koers van PostNL, de bemensing en de kwaliteit van het team. Hoofd architectuur en de lead-domeinarchitecten ontwikkelen gezamenlijk de enterprise architectuur.

“De domeinarchitecten zijn medeverantwoordelijk voor het vertalen van de enterprise architectuur naar domein- en doelarchitecturen, en zogeheten Epic- en Feature-architectuur in het agile proces. Zij werken nauw samen met de agile teams.”

De lead-domeinarchitect coördineert en faciliteert het architectuurproces van het domein architectuurteam en is verantwoordelijk voor alle architectuurproducten en inhoud daarbinnen, en specifiek zelf voor de domeinarchitectuur. Lead-architecten per domein hebben een directe relatie met de betreffende IT-directeur en werken ook samen met de business-teams. Domeinarchitecten zitten ook bij de afdeling Architecture & Technology.

“Architecten zijn nauw betrokken bij het veranderproces om zo vroeg mogelijk de eventuele impact van veranderingen te bepalen”

PostNL heeft het veranderproces ingericht volgens een standaard Scaled Agile Framework (SAFe). In lijn met SAFe zijn elf agile release trains ingericht. De domeinarchitecten werken nauw samen met de agile organisatie.

Een aantal van de domeinarchitecten vervult hierdoor ook de rol van release train architect (RTA) op een agile release train. Een RTA is onder andere verantwoordelijk voor het architectuurproces binnen de agile release train, prioriteitstellingen en aandacht voor technical debt. RTA’s werken nauw samen met release train engineers en chief product owners.

Solution- en software-architecten zitten bij de delivery teams. Hier wordt nauw mee samengewerkt.

De architecten van PostNL vormen een optimale mix van ervaren PostNL-experts, met veel inzicht in de bedrijfsvoering in PostNL, en extern geworven architecten die ervaring van buiten het bedrijf toevoegen. “Deze combinatie van expertise stelt de architectuurorganisatie in staat de juiste adviezen te geven aan ons bedrijf als geheel. De werkhouding die PostNL van architecten verwacht is: betrokkenheid, professionaliteit, hart voor het vak en stakeholder-bewustheid”, aldus de CTO en het hoofd architectuur.

Business-betrokkenheid

Het doel van IT binnen PostNL is samen met en binnen de businessunits technologische innovatie en operational excellence te stimuleren, zodat het bedrijf marktleider wordt en blijft op het gebied van e-commerce-oplossingen en postbezorging. “Dit omvat het leveren van kosteneffectieve, toekomstgerichte technologieën en platforms die resulteren in een hoge klant- en consumententevredenheid, op basis van architectuur.”

Het Executive Commitee heeft de enterprise-principes initieel geaccordeerd.

De afstemming tussen architectuur en de business wordt geregeld in werkgroepen, waarin lead-architecten optrekken met business professionals. Dit gebeurt in een zo vroeg mogelijk stadium. Bijvoorbeeld: de toekomst van logistieke netwerken, waarbij een andere benadering van het logistieke netwerk wordt bekeken, inclusief de mogelijke impact op de architectuur. Een ander voorbeeld is de werkgroep Digitale klantinteractie, waarin de business en IT samen kijken naar de behoefte van klanten, de ontwikkeling van de dienstverlening en de inzet en mogelijkheden van IT. Ook is er een werkgroep Toekomst brievenbedrijf, die bijvoorbeeld kijkt naar nieuwe digitale frankeeroplossingen.

Van der Vlies: “Ook zijn de architecten, zoals eerder aangegeven, nauw betrokken bij het agile change-proces om het liefst zo vroeg mogelijk de eventuele impact van veranderingen te bepalen en deze verandering vervolgens inhoudelijk te begeleiden.”

 

---

 

Over Joost van der Vlies

Joost van der Vlies is begonnen als hoofd architectuur bij PostNL. Daar is later de CTO-rol bijgekomen. PostNL was nogal outsourcingsgericht, maar kwam tot het besef dat het belangrijk is de verantwoordelijkheid over cruciale technologische beslissingen en data in eigen hand te houden.

Hij is trots op enkele significante door IT geleverde prestaties:

• Het Logistic Service Provider-gedachtengoed en dito architectuur. Dit is de eerdergenoemde ontkoppeling van klant, logistieke regie en logistieke operators waardoor veel flexibiliteit mogelijk is in zowel producten als de logistieke uitvoering.
• Cloudvisie en wat daar allemaal uit ontstaan is. Architecten zijn nauw betrokken geweest bij het technologische multicloud-fundament en de applicatietransformatie-roadmap die hiervoor nodig was.
• De ontwikkeling van eigen software engineering, waarbij PostNL nu met eigen teams businesskritieke software ontwikkelt en beheert in het hart van de logistiek.
• Prestaties op het terrein van data. Afgelopen jaren is een data-fundament gecreëerd waarmee zowel data-exploratie en -inzicht, als het geïndustrialiseerd ontwikkelen van algoritmes mogelijk zijn.

De crux is volgens Joost van der Vlies het begrijpen van de business-uitdagingen, de strategie en de vertaling richting IT en andersom. Ook het denken in ‘waarom-wat-hoe-waarmee-wanneer’ is voor hem cruciaal. “Architectuur is een discipline die bij uitstek kijkt naar wat er bereikt moet worden, structuur aanbrengt in wat daarvoor nodig is, om vervolgens te bepalen waarmee dat gedaan kan worden. Ook met het oog op vergaande digitalisering, zeker ook in de fysieke logistiek, is dit heel belangrijk.”

Hij heeft het meeste plezier in het voorzitten van de architectuur board, “de leukste middag in de week!” Van der Vlies is zelf ook inhoudelijk betrokken bij onderwerpen als IT4IT, business operating-modellen, wat er nodig is voor vergaande digitalisering van diensten, edge computing en software engineering.

Een speciale persoonlijke vaardigheid die hij belangrijk vindt is je staande kunnen houden in een uitdagende stakeholder-dynamiek. Het inhoudelijk managen van veel stakeholders is een uitdagende taak. Het is belangrijk om genuanceerd ‘nee’ te kunnen zeggen tegen onhaalbare oplossingen en tegen werk dat niet direct relevant is. “PostNL-architecten dienen dus ruggengraat te tonen.”

Volgens de CTO en hoofd architectuur heeft architectuur zich als middel en capability in deze jaren van digitale transformatieprogramma’s wederom bewezen. “Het is de manier om vanuit business-strategie de business en IT capabilities te kunnen definiëren, in samenhang te zien en in nauwe samenwerking met zowel business als IT-afdelingen zaken te realiseren. Deze integrale aanpak blijft ook in de toekomst essentieel.”

Wijze raad

• Wees onderdeel van de wereld waar je architectuur over gaat; kom uit de ivoren toren en ga in de machinekamer staan. Architectuur moet de complexe wereld begrijpelijk maken, het bedrijf en de mensen die er werken helpen; er moet om gevraagd worden, omdat het houvast geeft.
• Probeer stakeholders mede-eigenaar te laten zijn van de architectuur.
• Blijf volhouden om de vragen te stellen: waarom, wat, hoe, waarmee, wanneer? Oftewel, de full-stack van functioneel tot en met techniek.
• Besteed de nodige aandacht aan de ontwikkeling van de architect als professional, zowel ten aanzien van de inhoudelijke competenties als op leiderschap-skills.
• Werk samen met de bedrijfsstrategen om zo vroeg mogelijk de impact van veranderingen te kunnen begrijpen en vertalen, en geef ook ruimte aan architecten om vergaande veranderingen zelf te kunnen voorstellen

Fotografie: Wendy van Bree