“We move the world” is al meer dan 120 jaar het motto van Flender, dat ervoor zorgt dat klanten over de hele wereld ‘de juiste aandrijving’ hebben: De toonaangevende internationale fabrikant van mechanische en elektrische aandrijfsystemen biedt een breed scala aan tandwielkasten, koppelingen, generatoren en bijbehorende diensten. De focus ligt op belangrijke industrieën zoals windenergie, energieopwekking en transportbandtechnologie.

Vooral de specialisatie in tandwielkasten voor windturbines leidde tot grote interesse van private equity investeerders. De Siemens-dochter werd uiteindelijk eind 2020 overgenomen door de Amerikaanse investeerder Carlyle.

Flender zag het daarmee gepaard gaande uitdagende afsplitsingsproces van de Siemens technologiegroep als een kans om wendbaarder op te treden als een volledig onafhankelijk bedrijf, om innovatieve oplossingen te ontwikkelen en om sneller te reageren op de dynamiek van de sector.

In deze context ontwikkelde Flender de visie van een onafhankelijke, wereldwijde IT-organisatie die rekening houdt met de steeds toenemende interactie tussen bedrijfs- en IT-strategie. “IT verandert van een pure IT-dienstverlener naar een business enabler die een belangrijke waardebijdrage kan leveren voor Flender,” zegt Christian Kather, hoofd IT Financials, Contract and Licence Management bij Flender. “Ons doel is daarom om een transnationale matrixorganisatie te creëren die zeer wendbaar is, flexibele samenwerking en efficiënt gebruik van middelen mogelijk maakt en daardoor de ontwikkeling van innovatieve producten en diensten bij Flender kan stimuleren. De afsplitsing stelde ons voor de uitdaging om ontstane gaten te dichten en bestaande processen te optimaliseren.”

Transparantie als belangrijkste uitdaging

De eerste vereiste hiervoor is een volledig overzicht van de volledige reikwijdte van IT-activiteiten om het optimalisatiepotentieel te identificeren en duurzaam aan te pakken. Deze transparantie ontbrak voorheen, meldt Christian Kather. “Er was bijvoorbeeld een service- en projectstructuur met WBS-elementen in SAP, maar de planning werd gedaan in Excel. De dimensie van de kostensoorten werd helemaal niet in kaart gebracht in de planning. En er was geen geïntegreerde resource-/werknemersplanning. Bovendien waren de service- en projectmanagers slechts in beperkte mate betrokken bij dit op Excel gebaseerde planningsproces, wat leidde tot hiaten in de planning.”

EAM-oplossing als hulpmiddel voor IT-leiderschap

Een Enterprise Architecture Management-oplossing moest zorgen voor het nodige overzicht en de nodige controle, “waarop geleidelijk drie SAP-systemen in Duitsland, China en India zouden worden aangesloten. Christian Kather en Dr. Stefan Heizmann, Group CIO van Flender, hadden al positieve ervaringen met Bee360 (voorheen Bee4IT) als software voor holistisch IT-beheer. De aanpak van Bee360 biedt transparantie over het gebruik van kosten, investeringen en personeel in projecten en IT-diensten. Deze transparantie is essentieel voor wendbaar IT-beheer en efficiënt beheer van bedrijfsprocessen en IT-architectuur.

Projectrealisatie in vier maanden

Met de bestaande technologische expertise en het vertrouwen in de consultingvaardigheden van het Bee360-team, stelde Flender een ambitieus doel: het vorige Excel-planningssysteem binnen vier maanden vervangen door Bee360. Deze omschakeling vond plaats op tijd voor de start van het nieuwe boekjaar op 1 oktober 2023.

Bee360 werd gebruikt door ongeveer 30 afdelings- en teammanagers in de nieuwe internationale IT-matrixorganisatie, die verantwoordelijk zijn voor verschillende IT-diensten en -projecten. De ongeveer 170 medewerkers van de IT-organisatie gebruiken Bee360 ook voor tijdregistratie – en profiteren van de aanzienlijk vereenvoudigde tijdregistratie in vergelijking met SAP.

Holistische kijk op de IT-organisatie

Bee360 biedt Flender een nieuwe, holistische kijk op de wereldwijde IT-organisatie. “Het is voor alle betrokkenen op elk moment duidelijk welke budgetten en IT-providers we als IT-organisatie in alle bedrijven gebruiken, met welk doel en met welk resultaat, en welke middelen beschikbaar zijn,” zegt Kather. Deze transparantie schept vertrouwen bij het management en verhoogt de motivatie en betrokkenheid van afdelings- en teamleiders, die nu meer verantwoordelijkheid nemen voor hun gebied.

De geïntegreerde globale resource- en kostenplanning maakt het eenvoudig om optimalisatiepotentieel te identificeren. Wereldwijde resourceplanning is nu een voorwaarde geworden voor facturering, waardoor inefficiënties in internationale samenwerking transparant worden. Kort na de introductie van Bee360 werden bijvoorbeeld drie medewerkers geïdentificeerd die 100 procent voor IT werkten, maar nog niet aan een IT-kostenplaats waren toegewezen.

Succesvolle transformatie in een business enabler

“Dankzij het 360-gradenbeeld van de IT-organisatie kunnen we heel snel en direct zien waar er actiegebieden zijn”, zegt Christian Kather. “En dit is altijd in lijn met onze bedrijfsdoelstellingen, omdat Bee360 ons in staat stelt om een link te leggen tussen IT-projecten en -diensten en de waardeketens van Flender, hun processen, datamodellen en systeemarchitecturen. Ons doel met Bee360 is om een brug te slaan tussen de technische kant van IT en de bedrijfsdoelstellingen – de basis voor effectief, waardecreërend IT-leiderschap.”

Onlangs werden de SAP-systemen in India en China met elkaar verbonden. In een volgende projectstap zullen de applicaties die in gebruik zijn bij Flender worden geïntegreerd in Bee360. Verdere Bee360-modules, zoals voor kostentoewijzing en leveranciers- en contractbeheer, zullen geleidelijk worden geïmplementeerd.

“De naadloze visie op de gehele IT-organisatie die mogelijk wordt gemaakt door Bee360 geeft ons de oriëntatie die we nodig hebben om onze IT met succes te transformeren in een wereldwijde matrixorganisatie die fungeert als een business enabler voor het hele bedrijf,” concludeert Dr. Stefan Heizmann.

Geïnteresseerd? Download het volledige succesverhaal