Adoptie- en changemanagement must voor succesvol project

Veel organisaties zijn de afgelopen jaren, noodgedwongen, versneld gaan digitaliseren. Vanwege tijdgebrek en snel willen inspelen op plotselinge veranderingen is er vaak alleen gekeken naar de functionaliteiten en is er minder aandacht besteed aan de processen. Nu Microsoft 365 bijna overal gebruikt wordt zie je organisaties worstelen met de enorme hoeveelheid data die nu overal en nergens staat omdat er weinig tot geen aandacht is besteed aan adoptie- en changemanagement.

Helaas komt het vaker voor dat organisaties pas achteraf naar adoptie- en changemanagement kijken. De focus ligt vaak te veel op de applicatie. Er is te weinig aandacht voor de verandering die het nieuwe systeem brengt: voor de organisatie, haar mensen en bedrijfsprocessen. En dat is zonde.

Alleen overstappen op een systeem, omdat het oude verouderd is, motiveert medewerkers onvoldoende. Een dergelijke benadering roept juist weerstand op, omdat de ‘What’s in it for me’ ontbreekt.

Wanneer je als directie of managementteam de keuze maakt om te gaan digitaliseren, bepaal dan vooraf waarvoor dit nodig is. Neem je medewerkers van het begin tot het eind mee in het verandertraject zodat zij niet overrompeld worden. Dit zorgt voor draagvlak en geeft medewerkers het gevoel dat er naar ze geluisterd wordt.

Key users zijn essentieel

Jouw medewerkers zijn een belangrijke bron van informatie, dus ga voor de start van het project met ze in gesprek. Zij kunnen aangeven waarom ze niet zo efficiënt werken als je zou willen of verwachten. Wanneer je ervoor zorgt dat je dit als eerste te weten komt, kun je daarna veranderingen in gang zetten die in theorie de efficiëntie verhogen maar ook voor eindgebruikers een verbetering zijn. Dit kan de key zijn om een traject te laten slagen.

Key-users spelen tevens een essentiële rol bij een grote implementatie van een nieuw ERP-systeem of Microsoft 365 en de acceptatie van het veranderproces. HSO meet de behoeften van medewerkers en brengt de wensen van key users in kaart door middel van assessments en workshops. De inzichten die hieruit ontstaan leiden tot een doelgerichte aanpak en dit rollen we uit tijdens de implementatie waarbij key-users een belangrijke rol spelen tijdens testen of het enthousiasmeren van collega’s.

Logisch

Dit lijkt allemaal misschien logisch, maar toch heb ik de afgelopen jaren veel organisaties gezien die bij een migratie naar Microsoft 365 bewust niet kozen voor een adoptietraject. Vaak omdat ze snel willen overstappen en geen tijd van hun medewerkers wilden gebruiken. Negen van de tien organisaties komen hier nu op terug en doen gelukkig alsnog een traject om de medewerkers mee te nemen in de veranderingen.

Overgaan op een uitgebreide suite als Microsoft 365 betekent niet per se dat je alle functionaliteiten direct ter beschikking moet stellen aan alle gebruikers. Dit kan ook in fases opgedeeld worden waardoor medewerkers stap voor stap kunnen wennen aan veranderingen en ze beter landen en sneller geaccepteerd worden.

Adoptieplan

Een adoptieplan helpt je bij het vastleggen van afspraken. Denk bijvoorbeeld aan afspraken voor het maken van een Teams omgeving waarin je samenwerkt met externen. Door duidelijk vast te leggen hoe je omgaat met documentatie die je deelt ten tijde van een project en hoe lang dit beschikbaar is nadat een project is afgerond zijn een belangrijk onderdelen van het adoptieplan en spelen ook een rol bij het onboarden van (nieuwe) medewerkers. Helaas zijn in 80% van de organisaties die gestart zijn tijdens de pandemie dit soort governance afspraken niet vastgelegd.

Adoptie & change zijn voor mij dan ook een belangrijk onderdeel van de aanpak bij een nieuwe klant die wil migreren of digitaliseren. We kijken eerst hoe een organisatie werkt, wat hun uitdagingen zijn en welke eisen zij stellen voor security en data governance. Dit nemen we mee in de aanbevelingen die we doen op basis van best practices en onze ervaring. Daarna komen we pas met een ontwerp, waarbij we uitdrukkelijk de input die we hebben opgehaald in het bedrijf hebben verwerkt. En vanaf de designfase neem je medewerkers al mee in de veranderingen en ga je ze trainen. Zodat een traject soepel loopt en slaagt!

Dit levert het op

Adoptie & change draagt bij aan een hogere return on investment en helpt om vooraf opgestelde projectdoelen te behalen binnen tijd en budget. HSO maakt het verschil door markt en organisatiekennis te verrijken met jarenlange inzichten op het gebied van verandermanagement.

Dat is de businesskant van het verhaal. Maar ook voor de medewerkers heeft adoptie & change immens veel voordelen. Zij zijn gelukkiger in hun werk en intrinsiek gemotiveerd om in de verandering mee te gaan. Ze motiveren daardoor ook anderen. Dát is pas een projectdoel.

Benieuwd naar onze aanpak?

Gerelateerde artikelen

Regelgeving voor generatieve AI – wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen

Regelgeving voor generatieve AI – wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen

Van het boosten van productiviteit tot het navigeren door complexe regelgeving, GAI is cruciaal voor elke vooruitstrevende CIO. Duik dieper in de evolutie sinds de lancering van ChatGPT en blijf op de hoogte van wereldwijde beleidsveranderingen. Zorg dat je niet alleen meekomt, maar ook vooroploopt.

Harnessing AI to improve cyber resilience

Harnessing AI to improve cyber resilience

An expanding attack surface and complexity of threats continue to increase business risks. For most CIOs and CISOs, AI and cyber resilience dominate discussions with the board. AI can disrupt businesses in a positive (or negative) manner, but applied with cybersecurity, it can be a formidable ingredient to achieve levels of cyber resilience unseen before.

Ontdek generatieve AI en keer het tij bij ontevreden klanten

Ontdek generatieve AI en keer het tij bij ontevreden klanten

Klanttevredenheid lijdt onder gebrekkige service. Een tekort aan ‘virtuele empathie’ en verspreide klantdata zijn knelpunten. Generatieve AI kan uitkomst bieden, denk aan slimmere chatbots, geautomatiseerde kennisartikelen en expertinschakeling voor complexe problemen.