In het snel veranderende IT-landschap is het balanceren van resources, budgetten en tijdlijnen een voortdurende uitdaging voor organisaties. Traditionele jaarlijkse planningsmethoden schieten vaak tekort, waardoor besluitvormers achterblijven met verouderde gegevens, ontoegankelijke informatie in silo’s en een beperkte reactiviteit als gevolg van deze ontbrekende inzichten. Het resultaat? Gemiste kansen, overbelaste budgetten en overbelaste teams.

Om deze hardnekkige problemen aan te pakken, biedt rolling planning een allesomvattende aanpak die het management van resources en financiën afstemt op run en change om gelijke tred te houden met de dynamische marktrealiteit. Dit is een bewezen manier om organisaties in staat te stellen zich snel aan te passen.

Navigeren door belangrijke uitdagingen in IT-planning

Het constante getouwtrek tussen resource-eisen, kostenbeperkingen en project-tijdlijnen creëert logischerwijs de wens om het probleem dáár op te lossen waar de pijn wordt gevoeld. Vandaar dat er vaak een logische oplossing wordt bedacht om het effect op een van de gebieden (kosten, eisen of projectportfolio) te verzachten. Dit zorgt echter voor een verkeerde afstemming tussen teams, wat leidt tot inefficiëntie. Zonder een gemeenschappelijke taxonomie en een uniforme aanpak blijven organisaties worstelen om effectief prioriteiten te stellen en op tijd waarde te leveren.

De populairste misvattingen zijn:

• Een meer gedetailleerde planning zal naar verwachting leiden tot minder uitloop in de tijdlijnen van projecten. Maar in werkelijkheid zorgt het voor meer verspilde moeite en frustratie, omdat de eventualiteiten van het leven niet kunnen worden gepland.
• Business case berekening/RoI bij elke vraag zorgt voor een betere prioritering. Dit leidt echter tot meer verspilde moeite aan eisen die toch niet worden gerealiseerd, plus het risico van te veel beloven/te weinig leveren. Niet alle eisen creëren RoI op korte termijn, maar ze zijn wel belangrijk voor succes op lange termijn.
• Een diepere kostenanalyse van toegenomen kosten zal onze kostenverliezen in kaart brengen. Daarbij komen evenwel twee grote problemen kijken. 1) Kosten alléén kunnen je niet de gecreëerde waarde geven; het is gerechtvaardigd om te investeren in je concurrentievoordeel. 2) Historische kosten geven je misschien een patroon of een hint, maar je hebt het toekomstbeeld nodig om echt te kunnen sturen. Het vastleggen van het toekomstperspectief zal niet gebeuren bij opgebouwde kosten.

Wat is rolling planning en hoe implementeer je het?

Rollende planning is een flexibele, iteratieve aanpak voor het beheren van middelen, financiën en activiteiten. In tegenstelling tot een statische jaarplanning bevat het regelmatige updates, waardoor organisaties zich direct kunnen aanpassen aan veranderingen en op één lijn kunnen blijven met de strategische doelen. Het legt de nadruk op gedecentraliseerde input van medewerkers en volledige transparantie.

Om rolling planning te implementeren doe je het volgende:

1. Begin met een jaarplanning: creëer een strategie op hoog niveau voor het jaar, identificeer prioriteiten en potentiële conflicten.
2. Verfijn in cycli: verdeel het jaar in kortere cycli (bijv. maandelijks), zodat teams hun plannen kunnen bijstellen op basis van actuele gegevens.
3. Gebruik real-time tracking: bewaak de voortgang, het gebruik van middelen en de kosten en identificeer afwijkingen om de plannen bij te stellen.
4. Betrek teams: maak gedecentraliseerde zelfplanning mogelijk om de nauwkeurigheid te verbeteren en verantwoording te stimuleren.
5. Centraliseer transparantie: gebruik uniforme systemen om een duidelijk beeld te geven van alle gegevens, zodat geïnformeerde besluitvorming en samenwerking mogelijk zijn.

Dit proces zorgt voor aanpasbare, effectieve planning in dynamische omgevingen.

Wat zijn de voordelen?

Rolling planning is een verandering in de manier waarop de organisatie werkt. Om je teams te motiveren om zich in te zetten voor deze verandering, kun je veel voordelen noemen. De volgende drie springen eruit en kunnen gemakkelijk worden gekoppeld aan het bereiken van je bedrijfsdoelstellingen en -missie:

1. Verbeterde transparantie: door decentrale input en door real-time gegevens te integreren in een eenduidig beeld van middelen, kosten en tijdlijnen, zorgt rolling planning voor duidelijkheid en afstemming op alle organisatieniveaus. Deze holistische benadering zorgt voor geïnformeerde besluitvorming en vermindert de inefficiëntie die wordt veroorzaakt door onvolledige informatie. Omdat je bijvoorbeeld op projecten en diensten plant, zijn aankomende knelpunten bij bepaalde experts zichtbaar en kunnen ze worden opgelost voordat dit problemen veroorzaakt. Dit leidt tot snellere resultaten en het daadwerkelijk bereiken van doelen.
2. Strategische wendbaarheid: de iteratieve updates van rolling planning houden plannen relevant, zodat leiders prioriteiten, tijdlijnen en budgetten kunnen aanpassen als de omstandigheden veranderen. Deze flexibiliteit is cruciaal in het licht van de huidige snelle technologische vooruitgang en marktverschuivingen. Dit stelt niet alleen de IT, maar ook de business in staat om beter te reageren en te handelen. Zo kunnen opkomende dringende verzoeken snel worden beoordeeld en worden geprioriteerd ten opzichte van de werkelijk beschikbare middelen. Daarom worden discussies over extra financiering gevoerd op basis van gegevens en kan de business beslissen of de vraag het waard is om nu te worden uitgevoerd.
3. Teams versterken: een transparant en collaboratief planningsproces betrekt werknemers bij de besluitvorming, bevordert eigenaarschap, vermindert burn-out en verbetert de nauwkeurigheid van plannen. Dit verhoogt de tevredenheid, creativiteit en retentie van werknemers. Medewerkers zien bijvoorbeeld al in een vroeg stadium naar welke projecten en werkitems ze worden gevraagd en kunnen zelf bepalen waar ze de meeste waarde kunnen creëren. Deze discussie wordt op het juiste moment en in de juiste context gevoerd, aangezien de meeste werknemers over de relevante kennis beschikken om dit te beoordelen en zo proactief problemen kunnen helpen oplossen.

Digitale transformatie en strategische uitvoering mogelijk maken

De transparantie die wordt bereikt met rolling planning is niet alleen operationeel, maar dient als hoeksteen voor het stimuleren van digitale transformatie en de uitvoering van strategieën. Door rolling planning te integreren in hun resource- en financiële strategieën kunnen organisaties hun transformatietrajecten stroomlijnen, IT-initiatieven afstemmen op bedrijfsdoelstellingen en zorgen voor een impactvolle toepassing van nieuwe technologieën.

Transparant resource- en financieel management zorgt ervoor dat digitale initiatieven adequaat worden ondersteund met de juiste tools, teams en budgetten. Door realtime inzichten te bieden, vermindert rolling planning het risico op ondergefinancierde of verkeerd afgestemde transformatieprojecten en creëert het een fundament voor duurzame verandering.

Bovendien overbrugt het aanpassingsvermogen van rolling planning de kloof tussen strategische doelstellingen en dagelijkse activiteiten. Het zorgt ervoor dat middelen efficiënt worden toegewezen aan initiatieven die bedrijfsdoelen stimuleren, terwijl de uitvoering continu wordt afgestemd op bredere bedrijfsstrategieën.

Voor een voorbeeld van hoe geïmplementeerde rolling planning eruit zou kunnen zien, vind je een 30 minuten durende video op deze pagina.