De Kamer van Koophandel (KVK) is de laatste jaren veranderd van een traditioneel uitvoeringsorgaan met een grote IT-organisatie in een agile databedrijf, waar het grootste deel van de IT’ers onder de business valt. In deze veranderingen is de hand van de doorgewinterde CIO Pieter Halenbeek zichtbaar, die onlangs is genomineerd voor de CIO of the Year Award.

Wat is momenteel de grootste opgave waar jullie organisatie voor staat?
“Heel belangrijk op dit moment is ons legacy-programma. We hebben een Handelsregister van veertig jaar oud. Ruim tien jaar geleden hebben we een nieuw register gebouwd, maar het afronden daarvan is onder druk komen te staan door de dagelijkse vraag naar nieuwe functionaliteiten, die vaak met digitalisering van doen hebben. Vandaar dat het oude Handelsregister nog steeds ‘aan’ staat.”

“Toen ik hier in 2019 kwam, lag er een kritisch rapport van het Bureau ICT Toetsing; we moesten het nieuwe systeem afmaken zodat we het oude uit konden zetten. Daar heb ik de afgelopen jaren prioriteit aan gegeven; ongeveer 30 procent van onze totale capaciteit wordt daaraan besteed. In 2024 gaan we het oude systeem uitzetten.”

“De tweede opgave is security en continuïteit. Als KVK er een dag uitligt, zoals laatst met een DDoS-aanval, dan staan er vliegtuigen aan de grond in verband met exportdocumenten. We investeren veel in continuïteit en veiligheid en zoeken continu naar verbetering.”

“Een volgende uitdaging is het Handelsregister 2.0. Samen met EZK is een visie ontwikkeld waarbij we een betere balans zoeken tussen open data – nodig om veilig en verantwoord zaken te kunnen doen – en de behoefte om gevoelige gegevens af te schermen.”

Welke rol spelen IT, data en digitalisering en wat is hierbij jouw invalshoek als leider?
“In 2019 waren er 22 directeuren waarvan één IT directeur en dat was ik. Ik kreeg de wind van voren, want IT leverde nooit. IT was een enabler voor de business; zij vroegen, wij draaiden. In de afgelopen jaren hebben we een agile transformatie doorgemaakt waarbij business en IT samen zijn gekomen via een op Spotify geïnspireerd model. Bij ons is IT van de business geworden.”

“Ik heb een prominente rol gehad als kwartiermaker bij de transformatie naar een agile organisatiestructuur. Vierhonderd van de zeshonderd IT’ers zitten nu bij de business; 35 van de 50 IT-teams vallen onder de business-directeuren en de overgebleven 15 teams hebben een ondersteunend en faciliterend karakter, zoals werkplekbeheer, het Security Operations Center en Platform Services.”

“Het belang van IT in de organisatie is enorm toegenomen. Alle klantprocessen zijn inmiddels gedigitaliseerd met uitzondering van het afhalen van een KVK-nummer door startende ondernemers, waarbij identificatie vanuit onze poortwachterfunctie nog nodig is.”

“Het is ontzettend leuk om andere organisaties te vertellen over het werken met klantreizen en waardestromen”

“Wij noemen onszelf al geen uitvoeringsorganisatie meer, maar een databedrijf. Data is alles voor ons, we hebben ook een CDO geplaatst naast de CIO, want die vinden we minstens zo belangrijk als de CIO.”

Waar ben je trots op?
“Ik heb vorig jaar bij het Gartner Symposium in Barcelona op het podium gestaan en verteld over onze transformatie. Daarnaast is het ontzettend leuk om andere organisaties te vertellen over het werken met klantreizen en waardestromen. Organisaties komen ook bij ons op bezoek en het hoogtepunt is meestal een bezoek aan onze corporate en decentrale Obeya’s waar alle initiatieven en Epics in de organisatie transparant inzichtelijk zijn, en daar ben ik trots op.”

“IT is van iedereen geworden. Daar ben ik heel blij mee en trots op.”

Voor welke uitdagingen sta je als leider nog en hoe ga je die proberen op te lossen?
“Wij geven product owners heel veel mandaat en vrijheid. En als dingen niet zo gaan als je zou willen of is afgesproken, moeten we niet vervallen in het oude denken van controleren en rapporteren, anders dan het werken met de Obeya. Dat vind ik soms een uitdaging als leider. Maar dat geldt natuurlijk ook voor mijzelf. Ik krijg veel vrijheid en verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur en soms zit het bij mij ook wel eens tegen, maar ik probeer wel altijd tijdig aan de bel te trekken als iets niet gaat lukken.”

“Je hoopt een cultuur te creëren waarin je openlijk praat over successen maar ook over dingen die niet goed gaan. Ik merk dat we nog verder moeten werken aan een veilige cultuur. Structuur en processen zet je bij wijze van spreken in een half jaar neer, maar veranderen van cultuur heeft meer tijd nodig.”

Wat is jouw motto? Heb je tips voor je vakgenoten?
“Ik zeg altijd: elke dag een beetje beter. Continu verbeteren. Ik kijk geregeld een jaar terug en analyseer de geboekte successen en leerpunten. Dat geeft mij dan weer vertrouwen voor de successen die we het komende jaar kunnen boeken. Dus je kunt door de resultaten in het verleden vertrouwen krijgen in de successen van de toekomst.”

“IT is echt vaak nog wat weggestopt in organisaties: maak IT van iedereen. We zijn tenslotte een digitale wereld aan het worden.”