M&G Group, fabrikant van systemen voor ventilatie en rookgasafvoer, migreerde zijn traditionele SAP-omgeving naar S/4HANA in een private cloud. Een delicate operatie, minutieus voorbereid. CFO Rik Ellenbroek is echter nog niet klaar: M&G Group is nog maar net uit de digitale startblokken.

M&G Group, met fabrieken in Groningen, Assen, Italië en Turkije, had alle reden om een SAP-migratie in te zetten. Rik Ellenbroek: “De support van SAP ging aflopen. Dit was voor ons een moment om na te denken: hoe konden we van dit risico een kans maken?”

Architectuur verbeteren

Ellenbroek en collega’s kregen al snel SAP S/4HANA in het vizier, de opvolger van het bekende SAP R/3: “De verschillende mogelijkheden voor het inzetten en servicen van het systeem, zowel bij ons on-premise als in de cloud, spraken ons aan. Tevens was het een mooie gelegenheid onze IT-architectuur beter voor elkaar te krijgen. We hadden en hebben de nodige maatwerksoftware, dat kostbaar in onderhoud is. S/4HANA biedt als alternatief best practices voor onze operating processen.”

Cloud ontzorgt

M&G Group besloot te gaan voor S/4HANA in een private cloud bij SAP. “Een keuze voor cloud betekent dat je ontzorgd wordt”, licht Rik Ellenbroek toe, “Bijvoorbeeld op het gebied van security.” Besloten werd naar het nieuwe platform te migreren zonder direct ook de structuur van de applicatie aan te pakken, dus met maatwerk en al.

“Hoe konden we van dit risico een kans maken?”

“Dat past goed bij ons bedrijf. Eerst overgaan en dan stapsgewijs, per proces, de best practices van SAP implementeren. Tegelijkertijd implementeren we Fiori apps van SAP, die onze medewerkers een prettige, moderne gebruikerservaring geven bij het werken met S/4HANA.”

Businesstransformatie

De plannen beperkten zich niet tot verbetering op IT-gebied, legt de CFO uit: “Omdat we er tijdig bij waren, hadden we tijd om ook na te denken over een businesstransformatie. Dat werd uiteindelijk een ware kanteling, van een procesinrichting per afdeling naar end-to-end processen, met elk een proces lead, een key user en een IT lead. Het is een heldere structuur, zodat duidelijk is wie je waarvoor kunt aanspreken.”

Pragmatische dienstverlener

M&G Group liet zich hierbij bijstaan door ITvisors. Dit is een SAP-partner die helpt bij migraties naar S/4HANA en daarbij processen en IT optimaliseert. Rik Ellenbroek: “ITvisors is een pragmatisch bedrijf, hands-on. Net als M&G Group is het een groot MKB-bedrijf, geen logge dienstverlener die nauwelijks meebeweegt. Ik heb ervaren dat de mensen van ITvisors zich goed kunnen inleven en heel betrokken zijn.”

ITvisors hielp bij het aanpassen van de organisatiestructuur en inventariseerde vervolgens per proces wat eraan te verbeteren viel. “Dat werd een longlist”, zegt Ellenbroek, “En vervolgens een short list met een aantal pijnpunten, die we als eerste hebben aangepakt. Dit alles hebben we nog voor de migratie naar S/4HANA gedaan.”

Voorbereiding

De migratie werd met vereende krachten ingezet door de IT-afdeling van M&G Group, SAP, een gespecialiseerde dienstverlener, Xperi (nu Aiden) en ITvisors, dat het projectmanagement voor zijn rekening nam, alles onder leiding van Rik Ellenbroek. Het projectmanagement was in handen van Paul Theunissen, ITvisors, Greetje Elsinga, Production Leader M&G en Eric Pots, IT lead M&G.

“We hebben de voorbereiding gedaan en een planning gemaakt”, ligt Rik Ellenbroek toe, “Aan de hand van de vraag hoe we het systeem gefaseerd naar S/4HANA konden overbrengen. We hebben uitgebreid getest, eerst zonder ons maatwerk mee te nemen, daarna met maatwerk en vervolgens ook met de hardware die nog aan het systeem verbonden was.”

Migratie

Hij vervolgt: “Na uitentreuren testen zijn we in het weekend van 4 juli gemigreerd, aan de hand van een zeer gedetailleerd stappenplan. Zondagochtend vroeg begonnen we met testen, samen met alle key users. Later die dag heeft de steering committee het besluit genomen over te gaan.”

“De ‘zachte’ kant van projectmanagement kun je niet genoeg benadrukken!”

“Maandagochtend opende de fabriek, draaide alles probleemloos en waren we over. Enige zenuwen waren er wel, maar ik heb me nooit oncomfortabel gevoeld. Dit was een van de weinige projecten die ik heb meegemaakt, zeker op IT-gebied, die als een zonnetje liepen.”

“Uiteraard waren er wel issues, maar we hebben nog een paar weken nazorg geregeld en konden zo gebruikers met problemen snel helpen.”

Resultaten

Rik Ellenbroek is tevreden over de resultaten, al zijn die deels nog te boeken: “Een eerste quick win is in elk geval dat het systeem vele malen sneller is. Ten tweede is het systeem nu in de cloud van SAP, met alle ontzorging en service die daarbij hoort. Belangrijk vind ik ook dat we nu aan de slag kunnen met de Fiori apps. Ze bieden een interface die een stuk intuïtiever is. En laat ik niet vergeten te noemen dat we nu de best practices van SAP in de end-to-end processen gaan implementeren. Het wordt allemaal een stuk beter en moderner.”

Succesfactoren

Over de vraag hoe M&G Group als een van de eerste bedrijven in ons land de overstap zo succesvol heeft kunnen maken, hoeft de CFO niet lang na te denken: “Het is belangrijk de juiste structuur binnen de organisatie te hebben, oftewel, het moet duidelijk zijn wie je intern waarvoor kunt aanspreken. Het betrekken van de juiste experts, zoals ITvisors, bij de transformatie bleek ook heel nuttig. Voor het weekend dat we overgingen hadden we een zeer gedetailleerde planning gemaakt en voor de periode erna hadden we de nazorg goed geregeld. Allemaal succesfactoren, denk ik.”

“En”, voegt hij er direct aan toe, “Goed communiceren met alle collega’s gedurende hele proces is enorm belangrijk. Die ‘zachte’ kant van projectmanagement kun je niet genoeg benadrukken!”

Nieuwe fabriek

Met de succesvolle overstap naar S/4HANA is de digitale reis van M&G Group nog niet afgelopen. “Eind 2022 openen we een nieuwe fabriek in Assen”, vertelt Rik Ellenbroek, “De huidige fabrieken in Assen en Groningen zullen daarheen migreren. Dat is de volgende uitdaging voor M&G Group. We hebben tot juni volgend jaar de tijd onze processen te verbeteren aan de hand van de best practices van SAP. Daarna willen we komen tot een template waarin we alle geoptimaliseerde processen gaan opnemen. Dit wordt dan de template voor de nieuwe fabriek in Assen en later ook voor onze fabrieken in Italië en Turkije.”

Industry 4.0

M&G Group werkt stap voor stap toe naar adoptie van de principes van Industry 4.0, legt Ellenbroek uit: “De integratie tussen ons SAP-systeem en onze apparatuur is nog vrij beperkt. We willen ze beter integreren, zodat je KPI’s van werkplekken en machines kunt koppelen aan je IT. Op die manier kun je op een data-gedreven manier gaan sturen en optimaliseren. Dit betekent ook verbeteren van onze rapportages. We kijken of we hier met S/4HANA verder kunnen komen, of te zijner tijd een datawarehouse gaan ontwikkelen.”

Bij M&G Group voltrekt zich een ware digitale revolutie. Het bedrijf laat zien dat je een revolutie ook heel gecontroleerd, stap voor stap, kunt laten plaatsvinden.

Arnoud van Gemeren is hoofdredacteur van CIO Magazine. Hij heeft een lange staat van dienst in de Nederlandse IT-mediawereld. Als hoofdredacteur was hij van 1996 tot 2001 bij uitgeverij Array Publications verantwoordelijk voor diverse IT-vakbladen, onlines en congressen. Vanaf 2001 was hij communicatieadviseur en hoofdredacteur van diverse media bij Ten Hagen & Stam en Sdu Uitgevers. Sinds 2008 is hij actief bij ICT Media (bladen, online, onderzoeken en events) en tevens eigenaar van Contact Media, producent van content voor de IT-sector.

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam