Interview met de Managing Director van WoodWing Xtendis

Financiële dienstverleners waren early adaptors van de eerste generatie document management systemen. De voorsprong die zij hierdoor hadden, is inmiddels verdwenen. Dit wordt nog versterkt door de enorme groei en diversiteit van informatiebronnen die is ontstaan tijdens de digitale transformatie van processen, diensten en producten. Bronnen die moeilijk integreerbaar zijn met op oude technologie gebaseerde DMS-systemen. Dat maakt het toegankelijkheidsvraagstuk complexer dan ooit.

Wil je concurrerend blijven, dan ontkom je er niet aan om verouderde DMS-systemen te vervangen. Wim Vis, Managing Director van WoodWing Xtendis, is al meer dan 30 jaar actief in het adviseren van bedrijven waar het gaat om het managen van informatiestromen in hun organisatie. Wij voelen hem aan de tand over de ins en outs van informatiemanagement in finance.

Als we het hebben over Enterprise Information Management (EIM), waar hebben we het dan over en wat kunnen financiële instellingen ermee?
EIM is een breed concept dat gaat over alle processen en technologieën die nodig zijn om informatie binnen je organisatie te beheren. Voor financiële instellingen kan EIM het verschil maken omdat er in deze sector dagelijks enorme hoeveelheden data worden verwerkt, waarbij je ook nog eens moet voldoen aan strenge wet- en regelgeving. Met EIM maak je gebruik van de nieuwste technologie om je gegevens op een slimme manier compliant te organiseren, op te slaan en beveiligen.

Document Management en Enterprise Information Management – het heeft met elkaar te maken, maar wat is nu precies het verschil?
EIM is het eigenlijk een bredere benadering van alle aspecten van informatiebeheer binnen je organisatie. Het gaat niet alleen om documenten, maar om alle vormen van gegevens en informatie.

Daarnaast zet je met EIM-gegevens in context. Zonder context zijn data niet meer dan ruwe feiten die je zomaar verkeerd interpreteert. Plaats je gegevens in de juiste context, dan zie je de onderlinge verbanden en de impact die de ene factor op de ander heeft. Op basis hiervankun je echt goed geïnformeerde beslissingen nemen. Ook compliance wordt meer dan het verplicht afvinken van lijstjes en draagt op die manier daadwerkelijk bij aan het verbeteren van de veiligheid van informatie.

Met EIM kun je ongestructureerde content in relatie brengen met gestructureerde data die al in andere systemen staat, zoals je CRM- of ERP-systeem. Informatiesystemen binnen je bedrijf moeten geen losse silo’s zijn. Digitaal documentbeheer, dossiervorming en factuurverwerking – pas wanneer ze allemaal onderdeel zijn van hetzelfde ecosysteem, profiteer je van de voordelen.

Je hebt het al verschillende keren over de voordelen van EIM gehad. Kun je wat meer vertellen over wat deze zijn?
Zeker! Ten eerste is er het voordeel van operationele efficiëntie. Met een EIM-systeem automatiseer je workflows en maak je alle bedrijfsinformatie centraal toegankelijk op één plek. Documenten die voorheen handmatig verwerkt moesten worden, kun je nu automatisch importeren, classificeren en opslaan. Dit gaat sneller, vermindert menselijke fouten en bespaart kosten. Ook het opzoeken van informatie wordt een fluitje van een cent. Denk je maar eens in hoeveel tijd je zelf dagelijks kwijt bent aan het opzoeken van gegevens. En dan heb ik het nog niet eens over ergernis als je iets niet kunt vinden.

Het tweede grote voordeel van EIM-systemen is dat je met minder moeite, beter kunt voldoen aan regels rond compliance en risicobeheer. Met de transparante en veilige documentbeheeromgeving van EIM-software kun je audits eenvoudiger uitvoeren en nalevingsrapporten genereren. Bovendien vermindert het operationele risico’s door de kans op datalekken te minimaliseren en gegevensintegriteit te verbeteren.

Als derde voordeel benoem ik altijd het verhogen van de tevredenheid. Heb je je informatiebeheer strak geregeld, dan schakel je accurater met klanten. En dat leidt tot hogere klanttevredenheid en loyaliteit. Maar ook medewerkers profteren van EIM. Ze hebben sneller en eenvoudiger toegang tot de informatie die ze nodig hebben. Automatisering van documentbeheer, gegevensinvoer en compliance rapportage betekent dat hun functie minder saai wordt, dat ze nauwkeuriger kunnen werken en meer tijd overhouden voor klantcontact.

Stel je wilt als CIO aan de slag met EIM, hoe ga je dan te werk?
Ik zou tegen alle CIO’s willen zeggen: hou niet langer vast aan verouderde systemen en maak de stap naar een moderne, geïntegreerde EIM-oplossing. De voordelen zijn duidelijk en de tijd om te handelen is nu. Begin met een grondige evaluatie van je bestaande informatiebeheerprocessen. Identificeer pijnpunten en stel duidelijke doelen voor wat je wilt bereiken met EIM.

Wil je profiteren van de mogelijkheden van EIM, zorg dan dat het overzichtelijk en behapbaar blijft – in alle opzichten. Bij WoodWing snappen we dat het bij EIM draait om een combinatie van korte en lange termijn. Er moet zo snel mogelijk een oplossing komen voor de meeste prangende problemen, zodat je organisatie morgen efficiënter en wendbaarder is. Maar die oplossing moet tegelijkertijd wel ruimte laten voor integratie van alle overige informatiestromen op de lange termijn.

Wij hebben inmiddels meer dan 30 jaar kennis en ervaring die we graag met anderen delen. Dat doen we in de vorm van persoonlijk contact door het beschikbaar maken van aanvullende informatie op onze website en het regelmatig organiseren van webinars. Tussen nu en het einde van dit jaar publiceren we hier ook nog een aantal artikelen over de verschillende mogelijkheden van EIM en hun toepassing binnen de financiële sector.

Over Xtendis

Waarom zou je je onnodig zorgen blijven maken over bedrijfskritische informatie, processen en documenten? Met WoodWing Xtendis weet je zeker dat alle documenten en informatie van je organisatie centraal, veilig en up-to-date zijn. En op het juiste moment voor de juiste mensen beschikbaar.

Meer dan 7 miljoen mensen in Nederland werken direct en indirect met oplossingen van WoodWing Xtendis. In totaal zijn al vele miljarden documenten veilig in Xtendis opgeslagen.

Uiteenlopende financiële dienstverleners maken gebruik van WoodWing Xtendis als hun EIM zoals ABN AMRO Asset Based Finance, ASN Bank, BNP Paribas, Van Lanschot Bankiers, InsingerGilissen, International Card Services en vele tientallen verzekeraars, intermediairs en pensioenfondsen.