Telkens als een organisatie toe is aan vernieuwing van ERP, CRM, HRM, financiële, logistieke of andere bedrijfssoftware, biedt dat nieuwe kansen op grote verbeteringen. Toch worden deze maar zelden gerealiseerd. Zo voldoet bij de helft van de softwarevervangingen de nieuwe oplossing niet aan de verwachtingen. Wat gaat er mis? Hoe voorkom je dat het bij jullie misgaat? Welke keuzes moet je tijdig maken om later niet in problemen te komen? Lees in dit artikel vijf adviezen van het ICT informatiecentrum over hoe je goed begint met de selectie en implementatie van nieuwe bedrijfssoftware. En maak gratis gebruik van veel meer kennis over dit onderwerp.

Wat is het probleem?

Op enig moment komt de overtuiging dat de bedrijfssoftware die nu gebruikt wordt, niet meer biedt wat je bedrijf en bedrijfsprocessen verlangen. Er móet wat gebeuren. Vaak is daar al een lange periode aan vooraf gegaan waarin medewerkers hebben leren omgaan met de beperkingen van het oude systeem. De behoefte aan nieuwe software werd wel benoemd, maar de actie bleef uit. Argumenten voor uitstel zijn er altijd genoeg: geen budget, geen tijd om de organisatie met de verandering te belasten of nog geen noodzaak om te vernieuwen, omdat het belangrijkste van de bestaande softwareoplossing nog functioneert.

Regelmatig wordt het enthousiasme voor vernieuwingen van de systemen door het management getemperd of remt het gebrek aan kennis over nieuwe ontwikkelingen de innovatie. Dan komt nieuwe software pas ter sprake als het echt niet meer anders kan. Het lange traject van voorbereiden, selecteren en implementeren moet nog beginnen, met het risico dat belangrijke beslissingen onder druk en met gebrek aan voldoende kennis genomen moeten worden. Tegen de tijd dat de nieuwe bedrijfssoftware in gebruik genomen wordt, loopt de organisatie al een tijdje achter de feiten aan en is het niet te hopen dat het al te laat is.

Heb je antwoord op deze vragen?

Wat de aanleiding en aanloop ook zijn, op enig moment is het besluit over vernieuwing genomen en start het project. Er is nieuwe bedrijfssoftware nodig, de oude CRM, ERP of andere softwareoplossing gaat definitief vervangen worden. Maar door wat? Hoe weet je wat de beste keuze is? Welke nieuwe mogelijkheden gaat nieuwe software jullie bieden?

Moet je kiezen voor losse softwareoplossingen die daarna weer aan elkaar geknoopt worden of is een geïntegreerde ERP oplossing wellicht beter? Moet je kiezen voor een oplossing in de cloud of biedt lokaal (on premise) installeren jullie juist voordelen? Wat van de oude software kan behouden blijven en wat niet? Wat doe je met alle data en is het sowieso niet een goed moment om meer met data management of analytics te doen? Wie gaat jullie helpen en adviseren? Wat zijn actuele ontwikkelingen die van invloed zijn op je besluit? En zo zijn er nog tientallen vragen waarop je een antwoord moet vinden bij aanvang van jullie project.

Wat zijn de risico’s?

De belangrijkste risico’s van jullie softwareproject zijn dat je de verkeerde oplossing kiest, met de verkeerde partij in zee gaat of beslissingen uitbesteedt die je zelf had moeten nemen. Als je nog niet goed begrijpt waarom de ene keuze beter is dan de andere, kan je afhankelijk worden van de kennis van partijen die andere belangen hebben dan jullie. Als je niet openstaat voor het aanpassen van jullie bedrijfsprocessen, is de kans groot dat je straks een softwareoplossing krijgt die er nu al is. En als je moet gaan selecteren en implementeren onder tijdsdruk, maak je bijna zeker slechtere keuzes dan als je de tijd neemt die voor dit soort IT projecten minimaal staat. Het vervangen en vernieuwen van bedrijfssoftware kost tijd. Begin er daarom tijdig aan. Want je weet dat het moment komt dat vervangen geen keuze is, maar een keiharde noodzaak.

Alvast 5 adviezen

Er zijn honderden adviezen over hoe je selectietrajecten het best kunt uitvoeren. Je vindt deze in de gratis publicaties van het ICT informatiecentrum, zoals het Handboek Softwareselectie, het succesvolle boek Komt een CEO bij de IT dokter, checklist, stappenplannen en vele andere media. Vijf korte adviezen lees je alvast hier:

  • Besteed beslissingen over bedrijfssoftware niet uit. Neem deze altijd zelf en zorg tijdig voor de benodigde kennis.
  • Zorg dat je adviseurs en leveranciers begrijpt en kritische vragen kunt stellen. Weet welke kennis je daarvoor nodig hebt.
  • Er is een grote kans dat je dezelfde fouten maakt die anderen al maakten bij hun softwareproject. Gebruik bestaande kennis, ken de valkuilen en voorkom die fouten.
  • Je gaat jarenlang van nieuwe bedrijfssoftware gebruik maken. Beslissingen hebben langdurige impact. Voorkom tijdsdruk, plan realistisch en begin op tijd.
  • Consultants en leveranciers hebben andere belangen dan jij. Begrijp het verschil in rollen en behoud zelf de regie.

11 belangrijke adviezen over softwareselectie

Lees deze 11 adviezen van het ICT informatiecentrum, inclusief uitgebreide toelichting zodat je deze direct in de praktijk kunt brengen.

Je kunt de adviezen hier gratis downloaden

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam