How to: onafhankelijke Microsoft monitoring

0

Onlangs werd bekend dat Microsoft’s Office365 pakket al meer dan 85 miljoen zakelijke gebruikers heeft. Online samenwerken en communiceren met Microsoft is dan ook niet meer weg te denken uit het dagelijks kantoorleven. Maar wanneer de applicaties van Microsoft traag of zelfs onbeschikbaar zijn, geldt dit ook voor haar gebruikers en dus de organisatie. Voor de IT-afdeling is het zaak om grip te houden op het Microsoft landschap, wat wij terugzien in de toenemende vraag naar onafhankelijke Microsoft monitoring.

De uitdaging

Wij komen het geregeld tegen: men heeft Office365 geïmplementeerd, heeft SLA’s afgesproken met de leverende partij, soms de rest van de KA-omgeving ook geoutsourcet, en dan zijn er ineens klagende eindgebruikers. Er is verlies van productiviteit, het imago loopt gevaar en medewerkers zijn ontevreden.

Aan IT de schone taak op zoek te gaan naar de oorzaak. Maar traditionele monitoringtools kijken niet buiten het eigen domein en de Office365 Service Health status geeft geen inzicht in wat buiten het Microsoft domein gebeurt. Bovendien rapporteren zij over incidenten met urenlange vertraging en is het niet zeker dat het daadwerkelijk betrekking heeft op jou als klant. Omdat de performance van Office365 applicaties ook nog eens afhangt van verschillende componenten, bestaat de ervaring van de eindgebruikers ook uit meerdere levels. Kortom, als een verstoring optreedt is het bijna onmogelijk om de impact te bepalen en de oorzaak te achterhalen.

Vergeet de context van de keten niet

Hoeveel onderdelen ook zijn uitbesteed aan externe leveranciers, de eigen IT-afdeling blijft eindverantwoordelijk voor de geleverde IT-dienst. Een eindgebruiker maakt immers geen gebruik van een onderdeel, maar van een gehele keten, compleet met alle applicaties, databases, netwerken en koppelingen die achter de schermen hun werk moeten doen.

Om grip te houden op die gehele keten is het slim om – vaak al aanwezige – monitoring tooling te combineren en aan te vullen met onafhankelijke Microsoft monitoring. Hierbij wordt de gehele keten in kaart gebracht en end-to-end gemonitord (passief en/of actief). De Microsoft applicaties worden in de context van de gehele IT-keten gemonitord waardoor zichtbaar wordt wat een eindgebruiker nu daadwerkelijk ervaart, en dus hoe de IT-dienst daadwerkelijk presteert. Ook als Office365 on-premise draait, of via een virtuele omgeving wordt benaderd.

De inrichting

Bij het inrichten de end-to-end monitoring is het belangrijk rekening te houden met de verschillende locaties, de verschillende handelingen binnen Office365 en het bedrijfsproces dat daar afhankelijk van is. Op deze manier kan bepaald worden welke stappen belangrijk zijn om te monitoren. Denk bijvoorbeeld aan het inloggen, up- of downloaden van documenten, mailen en opslaan van documenten. Alle handelingen dienen vanaf verschillende locaties continu te worden gesimuleerd en gemeten. Met passieve monitoring is het bovendien mogelijk realtime acties van eindgebruikers te volgen en te visualiseren.

Domeinbepaling en aansturing

Als de gehele keten inzichtelijk is, wordt ook domeinbepaling mogelijk. Bij een verstoring is direct duidelijk of dit voor alle Office365 gebruikers geldt, of slechts voor een aantal locaties, en welke handeling de verstoring veroorzaakt. Is alleen het inloggen traag? Wil een specifieke applicatie niet openen? Worden documenten niet opgeslagen? Etc. Voor de IT-afdeling betekent dit dat zij direct kunnen zien waar in het proces vertraging optreedt, en dus de verantwoordelijke leveranciers met objectieve cijfers aan kan sturen.

Integreren en combineren

Zoals beschreven is het slim om bestaande tooling met elkaar te combineren om een zo breed mogelijk inzicht te creëren. Oplostijden kunnen immers sterk worden verkort wanneer alle informatie op één plek te vinden is. Bovendien kijken zowel externe en interne leveranciers naar dezelfde objectieve informatie, waardoor discussies en ‘blame games’ voorkomen kunnen worden. In veel gevallen is het mogelijk om via een API alle relevante databronnen te integreren. Denk bijvoorbeeld aan het integreren van de Microsoft Service Health data: in één oogopslag wordt duidelijk of Microsoft zich al bewust is van een probleem.

Kortom, om grip te houden op je Microsoft omgeving is een breder perspectief nodig. Zorg dat je koppelingen tussen het eigen landschap en het Microsoft landschap in kaart hebt en weet hoe de keten presteert, zodat je de verantwoordelijkheid neer kunt leggen daar waar hij hoort.

Door Jeffrey Braam, COO bij Ymor.
Ymor
Ymor is dé onafhankelijke specialist op het gebied van IT Operations Analytics (ITOA). Door het samenbrengen van verschillende databronnen wordt diepgaand inzicht gecreëerd in de IT-omgeving, waarmee de IT voorspelbaar wordt. Met behulp van een framework van voorgeselecteerde producten en diensten ondersteunt Ymor bij het optimaliseren en bewaken van de IT-omgeving. De inzet van monitoring, validatie en regie helpt klanten te groeien van reactief naar preventief beheer, waarmee de business optimaal ondersteund wordt. Alle producten en diensten zijn flexibel toepasbaar om optimaal aan te sluiten bij de organisatiedoelstellingen.