Financials verknocht aan hun spreadsheets

Functionaliteit moet altijd de doorslag geven bij keuze SaaS-leverancier

0

De migratie van enterprise-applicaties naar de cloud zet onverminderd door. Toch verloopt de adoptie niet overal in hetzelfde tempo. Zo lopen financials ver achter op hun collega’s van human resources en inkoop.

De komende jaren zullen ondernemingen met on-premise financiële ERP-systemen echter een forse inhaalslag gaan maken. Binnen vier jaar zal van de totale aan financiële managementapplicaties 47 procent worden geïnvesteerd in cloudapplicaties, zo voorspelt Gartner. Er is sprake van een tipping point.

Maar hoe kiezen ondernemingen de juiste SaaS-leverancier, welke selectiecriteria zijn relevant en wat is de juiste timing? Nigel Rayner, research VP bij Gartner, geeft enkele vuistregels.

Nigel Rayner is een nuchtere IT-veteraan die zich niet snel van de wijs laat brengen door alle hypes in IT. Of de cloud nu echt leidt tot betere managementbeslissingen, zoals veel softwareleveranciers beweren, waagt hij te betwijfelen. “Eigenlijk verandert er niet zo veel, de cloud is slechts een ander leveringsmodel.”

Als het gaat over de user interface en de gebruiksvriendelijkheid in relatie tot de cloud, is hij ronduit sceptisch. “Het zogenaamde usability-voordeel wordt schromelijk overschat, zeker bij financiële applicaties. Financiële rapportages zijn complex en blijven lastig te doorgronden.”

Het verklaart volgens hem deels waarom financials halsstarrig vasthouden aan traditionele spreadsheets en waarom sommige leveranciers hun tegemoetkomen met speciaal voor de cloud ontwikkelde worksheets. “Dat zijn geen echte spreadsheets, maar ze geven financials wel die vertrouwde spreadsheet-ervaring.”

Rayner volgt dergelijke nieuwe technologieën op de voet. Zo geldt hij inmiddels ook als een expert op het gebied van in-memory computing die SaaS-ERP-leveranciers inzetten. Maar ook opkomende trends als datascience, machine learning en zogenaamde ‘self-driving’ ERP-systemen met kunstmatige intelligentie en ‘actionable analytics’ volgt hij kritisch. Ze staan nu nog in de kinderschoenen, maar hebben wel degelijk relevantie voor de toekomst.

Volgens Rayner moeten CFO’s zich niet gek laten maken door allerlei features, uiteindelijk draait alles om de basisfunctionaliteit en dan het liefst in vergelijking met de on-premise ERP-toepassing. “De cloud verandert het door Luca Pacioli uitgevonden systeem van dubbel boekhouden immers niet.”

In de praktijk zijn er overigens maar heel weinig softwareleveranciers die met hun cloudoplossing de functionaliteit van on-premise software kunnen evenaren, zo is zijn ervaring. “Functionaliteit gaat boven alles, ik kan het niet genoeg benadrukken. Daarna komt de robuustheid van de oplossing en de mate van integratie met andere, on-premise toepassingen.”

Outdated

“In een wereld die bol staat van de cloud geldt een on-premise ERP-systeem al snel als een outdated platform”, aldus Rayner. In de cloud beschikt iedereen over dezelfde versie van de software. Voor financials die regelmatig worden geconfronteerd met wijzigingen in wetgeving is dat een groot voordeel. Updates vinden centraal vanuit de cloud plaats, waardoor ze vaak in enkele uren worden uitgerold over het hele klantenbestand.

Hierdoor neemt het gebruik van de beschikbare functionaliteit toe. Er is één community met gebruikers die allemaal over dezelfde software beschikken. Jaarlijks worden twee tot vier, en soms nog meer, nieuwe software-releases uitgebracht.

Toch is het volgens Rayner verstandig om een ‘total cost of ownership’-berekening te maken over een periode van tien jaar. Alleen zo kom je er volgens hem achter of de voorgespiegelde kostenbesparingen van 20 tot 30 procent bij migratie naar de cloud ook bewaarheid worden.

Maatwerk

Er gaat volgens Gartner veel geld om in de wereldwijde markt voor ERP-software, in 2016 28,6 miljard dollar om precies te zijn. De commerciële belangen zijn dus groot, waardoor objectieve informatie schaars is. “Op de traditionele ERP-markt zijn in het verleden applicaties ontwikkeld met soms overdreven veel maatwerk.

Er is sprake van ‘overcustomization’, zonder dat het nut voor de business altijd is aangetoond. In de cloud is geen ruimte meer voor maatwerk. Er is slechts sprake van configuratie en een beperkte ruimte voor zogenoemde ‘citizen developers’, die zonder specifieke programmeervaardigheden applicaties bouwen met behulp van tools. Ondernemingen moeten zich dat wel realiseren.”

Cloud only

Wat is wijsheid? Kiezen voor een van de gevestigde ERP-leveranciers die naast on-premise tegenwoordig ook cloud aanbieden, of toch gaan voor een ‘pure player’ die een ‘cloud only’-strategie voert? Het antwoord is volgens Rayner heel simpel: kies op basis van de functionaliteit die je nodig hebt. Bij gelijkwaardige functionaliteit zit het onderscheidende vermogen vaak in de rapportagemogelijkheden, de analytische tools en de beschikbare dashboards. Daar zouden ondernemingen in hun request for proposals de nadruk op moeten leggen.

De adoptie van op SaaS gebaseerde ERP-systemen bij hr-professionals is momenteel vier keer groter dan bij financiële afdelingen. Dienstverlenende organisaties zijn eerder geneigd al hun systemen, waaronder ERP, in de cloud onder te brengen. Gartner voorspelt echter dat in 2018 25 procent van alle nieuwe uitgerolde financiële managementapplicaties bij ondernemingen met meer dan 1 miljard dollar omzet in de cloud zal draaien.

De super users krijgen meer ruimte om hun stempel te drukken

Vroeger werd door CFO’s nog geschermd met het security-argument om migratie naar de cloud tegen te houden. De cloud zou volgens hen te onveilig zijn, maar dit argument is niet valide gebleken. “Er zijn de afgelopen jaren nauwelijks datalekken geweest bij leveranciers van ERP-systemen die in de cloud draaien.”

Europese datacenters

Wetgeving die verhindert dat data het land verlaat, kan wel een overweging zijn om niet voor een bepaalde cloudleverancier te kiezen. Het voldoen aan Europese (privacy)wetgeving is voor Europese bedrijven een gegeven. Vandaar dat Amerikaanse aanbieders ook over Europese datacenters beschikken om aan die regels te kunnen voldoen.

Het is volgens Rayner een misverstand om te denken dat migratie naar de cloud het beslissingsproces van financiële managers drastisch verbetert. De cloud en toepassing van HTML5 helpen wel om de informatie sneller te verspreiden via mobiele apps.

Desondanks wordt de gebruiksvriendelijkheid van de cloudtoepassingen in het algemeen overschat. Om financiële informatie juist te kunnen interpreteren moet je nog steeds over een degelijke financiële basisopleiding en ervaring beschikken. Financiële systemen blijven ingewikkelde systemen, of ze nu in de cloud draaien of niet. Analytische tools leveren alleen waarde op als ze in de juiste handen zitten. Daar verandert ook de cloud niets aan.

Vervreemd

Wat nadrukkelijk wél verandert bij een migratie naar de cloud is volgens Rayner de werkrelatie tussen IT en de business. Financiële professionals zijn de afgelopen vijftien tot twintig jaar vervreemd geraakt van hun eigen systemen. De ERP-applicaties en databases werden beheerd en gedomineerd door de afdeling IT die het meestal te druk had om snel en adequaat in te kunnen spelen op eisen en wensen van financials.

Bij migratie naar de cloud komt de verantwoordelijkheid voor het beheer, onderhoud en updaten van de ERP-systemen voortaan bij de cloudserviceprovider te liggen. De ondersteuning van hardware verdwijnt en dat heeft gevolgen voor de IT-afdeling. Hardwarespecialisten worden wegbezuinigd of omgeschoold. De zogenoemde super users binnen de financiële afdeling daarentegen krijgen nu weer wat meer ruimte om een stempel te drukken op de configuratie van de ERP-systemen. Er is volgens Rayner sprake van een ’reset’ van de financiële functie.

Legitieme redenen

Zoals zo vaak draait veel om de juiste timing. Samengevat kunnen er legitieme redenen zijn voor ondernemingen om juist nu hun ERP-systemen naar de cloud te migreren. De huidige SaaS ERP-systemen zijn een stuk volwassener geworden. Vooral de nieuwe generatie embedded analytics, KPI’s en dashboards zijn een stap in de goede richting. De softwareleveranciers kiezen steeds vaker voor een cloud-only-strategie in plaats van een cloud-first-strategie en stemmen hun investeringsbeslissingen hierop af.

Ook ondernemingen zelf kiezen in het kader van de digitale transformatie voor een cloud-first-strategie, waardoor CFO’s automatisch meer openstaan voor de cloud. Veel ondernemingen hebben tien tot vijftien jaar geleden fors geïnvesteerd in hun ERP-systeem en staan nu voor een nieuwe kostbare investeringsronde. De cloud kan hun kostenbesparingen opleveren. Het securityargument speelt nauwelijks nog een rol.

Last but not least: economies of scale stelt ook kleine en middelgrote ondernemingen in de gelegenheid om te profiteren van de mogelijkheden van enterprise-applicaties die in de cloud draaien.