Hoewel er genoeg successen te melden zijn, lopen veel softwareprojecten niet goed af. Met name ERP implementaties hebben een slechte reputatie. Maar ook bij andere bedrijfssoftware ontsporen projecten. De oorzaken hiervan zijn vaak al aan te wijzen voordat het softwareproject begonnen is. Een crash is te voorkomen.

Maar in plaats van tijdig ingrijpen, worden stap voor stap telkens weer points of no return gepasseerd. Wat resteert is een niet goed functionerend ERP systeem, dat verdacht veel op het oude lijkt. Nog niet gesproken over de uit de hand gelopen kosten, planningen die ruimschoots overschreden zijn en gefrustreerde medewerkers. Vanwaar deze voorspelbare missers en hoe kunnen bedrijven die aan de vooravond staan van een belangrijke software-implementatie zo’n crash voorkomen?

Het probleem, de analyse en de oplossingen voor deze situatie zijn beschreven in het succesvolle boek Komt een CEO bij de IT dokter dat wordt uitgegeven door het ICT informatiecentrum en binnenkort weer in een nieuwe druk verschijnt. Als belangrijkste oorzaak van de problemen noemt auteur Wolter Toet het fenomeen ‘oud denken’, dat geen exclusieve eigenschap blijkt van logge overheden en conventionele bedrijven, maar ook veelvuldig voorkomt bij bedrijven die altijd dachten heel ver te zijn met hun ICT.

Legacy software vervangen

Een belangrijke reden om nieuwe bedrijfssoftware te willen implementeren is dat de bestaande software verouderd is. Omdat deze verouderde software al vele jaren door het bedrijf gebruikt wordt, is iedereen ermee vertrouwd. Alle mogelijkheden en onmogelijkheden zijn bekend. Voor diverse beperkingen zijn creatieve oplossingen bedacht.

Bedrijven zijn op deze manier vaak om de oude software heen gegroeid of er zelfs mee vergroeid. Niet alleen de software is verouderd, de hele organisatie is dat ook in min of meerdere mate en ‘denkt oud’. Komt het moment dat zowel management als eindgebruikers nieuwe software noodzakelijk achten, dan moeten de nadelen geëlimineerd worden, maar tegelijk niet te veel veranderen.

Omgekeerde weg

De gedachte om met nieuwe bedrijfssoftware niet te veel te willen wijzigen aan bestaande functionaliteit en bedrijfsprocessen staat lijnrecht tegenover het uitgangspunt dat bij ieder IT project zou moeten gelden. Namelijk, dat de organisatie zich aanpast op de mogelijkheden van de nieuwe software en niet andersom. Als nieuwe software zich volledig moet aanpassen op de bestaande organisatie, gaat het fout, met alle gevolgen van dien.

Doorontwikkelingen

Nieuwe bedrijfssoftware is geen glimmende versie van de oude. In nieuwe software zitten verbeteringen dankzij nieuwe inzichten, ontwikkelingen, kennis en ervaringen uit uitgevoerde projecten. Om goed zicht te hebben op die nieuwe eigenschappen, functionaliteit of techniek, is hulp van specialisten nodig. Eindgebruikers hebben daar zelf niet zomaar zicht op. Richt een organisatie zich niet op de mogelijkheden van nieuwe software, dan wordt een gewenste oplossing beschreven die niet ver afstaat van de bestaande oplossing. Veel tijd en geld verder, resteert een ‘nieuwe’ oplossing die er eigenlijk al was.

Wat gaat er mis?

Als niet de mogelijkheden van de nieuwe software, maar de huidige processen en gewoonten als uitgangspunt worden genomen, dan blijken de gevolgen daarvan pas verderop in het project. Ook tijdens de selectiefase wordt de dreigende crash niet duidelijk, omdat niet de nieuwe doelen maar de oude gedachten en gewoonten leidend zijn. Er kan altijd een oplossing geselecteerd worden, die daarbij past.

Alarmbellen

De invloed van het ‘oude denken’ wordt pas voor het eerst zichtbaar in de testfase, wanneer het project al in een vergevorderd stadium is. Voor het eerst ontstaat bij eindgebruikers het gevoel dat het nieuwe systeem, met de bijbehorende nieuwe, specifieke en verbeterde eigenschappen, niet is wat gehoopt was. Terwijl de leverancier bijna altijd kan stellen dat hij geleverd heeft wat gevraagd is en verwacht kon worden. Omdat de meeste kosten nu al gemaakt zijn, is stoppen geen optie meer. Morrende eindgebruikers de nieuwe software opdringen is ook geen keuze.

Wat als oplossing resteert, is dat de leverancier de software met maatwerk aanpast, zodat de gewenste werkwijze alsnog mogelijk is (en de opdrachtgever voor onderhoud daarvan voorlopig niet meer van de leverancier afkomt). Een hele kostbare weg om na veel inspanningen een systeem over te houden wat er eigenlijk al was.

Conclusie

Als verouderde software vervangen moet worden, draait het om de vraag wat je met de nieuwe software wilt bereiken. Op basis hiervan wordt een oplossing geselecteerd. Daarna bepalen de mogelijkheden van die software het resultaat. Als de wensen en eisen van eindgebruikers leidend zijn, gaat het mis.


Boek gratis verkrijgbaar

Een complete handleiding voor je IT project, inclusief alle valkuilen en oplossingen om missers te voorkomen, vind je in het boek Komt een CEO bij de IT dokter. Voor grote bedrijven en MKB organisaties die bezig gaan of zijn met nieuwe bedrijfssoftware is het gratis beschikbaar bij het ICT informatiecentrum.

 

 

 

close

IT Executive Nieuwsbrief


Elke week een korte e-mail met daarin onze beste content, aankondigingen van evenementen en méér.

Wij delen je persoonsgegevens uitsluitend met derden die deze service mogelijk maken. Lees onze privacyverklaring.

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam