Ruim 7 procent bedrijfsdocumenten verdwijnt in zwart gat

0

Ruim een derde van bedrijven in de techniek en bouw kiest nog altijd voor e-mail als instrument om projectinformatie en documenten te delen. Hiermee omarmen ze de nadelige gevolgen van het ontbreken van een Document Management System (DMS).

Het ontbreken van een strategie en een softwareoplossing voor smart document management leidt in vele gevallen tot hoge zoekkosten omdat medewerkers meer tijd besteden aan het zoeken van informatie. Indirect leidt dit tot hogere faalkosten als in een vergevorderd stadium van projecten informatie blijkt te ontbreken of onjuist te zijn.

Terugvinden van informatie

De belangrijkste redenen om met een document management systeem te werken, zijn het verbeteren van vindbaarheid van informatie (19%), het centraliseren van informatie (18%), het structureren van versiebeheer (14%) en het verbeteren van samenwerking (10%). Het is geen verrassing dat het terugvinden van informatie belangrijk is. De kosten van het terugvinden van informatie kan oplopen tot wel 180 euro per document. Ruim 7 procent van alle documenten verdwijnt uiteindelijk zelfs definitief van de radar.

We constateren dat projectmatigwerkende bedrijven de noodzaak van smart document management niet altijd inzien, of er simpelweg te weinig prioriteit aan geven. Dat heeft niets te maken met capaciteit of een gebrek aan vermogen om te veranderen. Ze zijn zich simpelweg niet bewust van de gevolgen van gebrekkig document- en informatiebeheer. De kosten zijn lastig te meten en liggen dus meestal verborgen, maar dat betekent niet dat ze er niet zijn.

Oorzaken van faalkosten

Het terugdringen van faalkosten staat al decennia hoog op de prioriteitenlijst van bedrijven in de sectoren techniek, bouw en offshore. Veel oorzaken van faalkosten zijn inmiddels wel bekend, maar waar veel ondernemingen toch wel van schrikken is de lange tijd die medewerkers kwijt zijn aan het zoeken en vinden van de juiste informatie. Deze verloren tijd wordt doorgaans niet meegerekend; het wordt immers niet tot uiting gebracht in euro’s, wat wel gebeurt bij een verkeerde bestelling of het uitlopen van een klus in dagen. De uitdaging ligt dan ook in het feit het zoeken en vinden van informatie en documenten te elimineren uit de werkprocessen. Wat je wil:

  • Is medewerkers gestroomlijnde en uniforme processen aanbieden, zodat documenttemplates en formulieren, waar mogelijk al voorzien van informatie die al bekend is, op het juiste moment in het proces in de takenlijst gepresenteerd worden;
  • Is medewerkers voorzien van naadloze koppelingen met alle relevante bedrijfsapplicaties (finance, CRM, ERP, projectsites in SharePoint, andere Microsoft Office en cloud applicaties), waardoor zij niet van scherm naar scherm hoeven te wisselen en waardoor inderdaad informatiestromen geïntegreerd kunnen worden;
  • Is het stroomlijnen en standaardiseren van interactie en communicatie met ketenpartners zodat informatie-uitwisseling optimaal verloopt via favoriete devices (ook mobile).

Kennismiddag

Gelukkig klinkt dit alles ingewikkelder dan het is. Heel veel projectorganisaties hebben de basis voor succesvolle kennisdeling en samenwerking al in huis. Namelijk Office 365. Op 9 november organiseren wij op een unieke locatie een kennismiddag over productiviteit verhogen en teams verbinden in een moderne werkomgeving. Office 365 staat centraal, maar ICT is niet de insteek van dit evenement. Microsoft, Vanderlande Industries en Ziut delen hun ervaring en kennis. Digitale transformatie expert Paul Ossewold zal toelichten waarom het roer bij organisaties radicaal om moet. Nieuwsgierig? Kom dan naar deze gratis kennismiddag bij Radio Kootwijk en laat je inspireren. Schrijf je in.

Office 365 kennismiddag: Hallo collega, hoort u mij?

CTB xRM
CTB xRM helpt (internationale) organisaties in de sectoren techniek, bouw en offshore met hun digitale transformatie. Van cultuuromslag tot en met het omarmen van nieuwe technologie. Zij begeleiden bedrijven met het invoeren van moderne sales & marketing, nieuwe productiviteit en slimme serviceverlening. Hiervoor levert CTB xRM Microsoft (cloud)technologieën, diensten en eigen brancheoplossingen gebaseerd op Office 365, Dynamics 365, Business Intelligence en Analytics. Bedrijven als de Koninklijke BAM Groep, Vanderlande Industries, Stork, SPIE, Royal HaskoningDHV, Colliers International, Sweco en Dynniq behoren tot hun klantportfolio. Het hoofdkantoor van CTB xRM is gevestigd in Ede.