Voltooi de digitale transformatie met oudhollandse wijsheden

0

Digitale transformatie staat bij veel bedrijven bovenaan de agenda. Technologische oplossingen moeten de business vooruit brengen, maar er wordt vaak vergeten dat veel bedrijven al software voorhanden hebben om stappen te zetten in hun transformatie.

Hiermee doel ik op het Office 365 softwarepakket, dat veel bedrijven reeds geïnstalleerd hebben. Veel functionaliteiten van deze software blijven nog onbenut en dat is zonde. De software biedt namelijk veel mogelijkheden om slimmer en efficiënter met elkaar samen te werken aan projecten. Hieronder deel ik vijf oudhollandse wijsheden, die u helpen het onderste uit de Office 365 kan te halen en u op weg helpen bij uw digitale transformatie.

Op de zaken vooruit lopen

Het is verleidelijk om mee te gaan met de laatste trends en een nieuwe technologische oplossing aan te schaffen. Kijk eerst eens goed naar de software die je al ter beschikking heeft, wellicht is deze wel geavanceerd genoeg. Bent je je bewust van de mogelijkheden die Office 365 biedt of gebruik je de software op dezelfde manier waarop je eerder Office-pakketten gebruikte? Dit laatste is zeker niet gek. We blijven allemaal een tikkeltje eigenwijs en houden wel van gewoonten. Inventariseer dus eerst welke middelen voorhanden zijn binnen de eigen organisatie en beoordeel of de mogelijkheden ten volle benut worden. Dit bespaart niet alleen kosten, maar voorkomt ook dat er een wildgroei aan verschillende ICT-oplossingen ontstaat.

Scheid het kaf van het koren

Wanneer je externe hulp zoekt bij het beter benutten van Office 365 zal je ontdekken dat er veel spelers in de markt zijn die het allerbeste beloven. Kies niet zomaar voor de eerste de beste, maar kies een partij die je branche kent. Zeker als het gaat om een omvangrijke oplossing als Office 365, waarbij de mogelijkheden eindeloos zijn. Dan is het prettig wanneer de software zo wordt ingericht dat het extra geschikt is voor je branche. Denk hierbij aan het naar voren halen van functionaliteiten die bijvoorbeeld de status van een project visueel inzichtelijk maakt, of waarmee product- en statusbeschrijvingen locatie-onafhankelijk toegankelijk worden gemaakt. Het komt de productiviteit ten goede wanneer informatie te allen tijde voor iedereen direct toegankelijk is.

Alle neuzen dezelfde kant op

Digitaal transformeren met behulp van Office 365 lukt alleen wanneer iedereen aan boord is en hetzelfde doel voor ogen heeft. Van de financiële administratie tot aan de ingenieurs aan de ontwerptafel. Veel projectorganisaties hebben een conservatief karakter. Waarom zouden we moeten veranderen als het werkt? Ruim daarom voldoende tijd in om informatie te vergaren en te delen over het nut en de noodzaak van de oplossing. Vergeet daarbij niet om de ervaringen te delen van branchegenoten. Wat moeten we vooral wél doen en wat moeten we laten? Welke successen heeft een soortgelijke organisatie weten te behalen? Wat heeft de medewerker er zelf aan? Hoe maakt dit zijn werk makkelijker? Wanneer een software-oplossing door iedereen gedragen wordt en men snapt wat er verwacht wordt, is de kans van slagen een stuk groter.

Verandering van spijs doet eten

Hoewel veel bedrijven zich graag op de gebaande paden begeven, kan nieuwe software als een impuls werken voor werknemers. Innovatie en vooruitgang zorgt vaak voor enthousiasme, zeker in branches die gewend zijn op een bepaalde manier te werken. Verwacht echter niet dat alle medewerkers de software van de een op de andere dag doorgrond hebben. Verzorg daarom een gedegen training, maar geef ook ruimte om fouten te maken en tijd om te pionieren. Leer van elkaar door fouten of struikelblokken inzichtelijk en bespreekbaar te maken.

Houd altijd een vinger aan de pols

Technologische oplossingen zijn continu aan verandering onderhevig. Functionaliteiten komen en verdwijnen of worden geoptimaliseerd. Tevens worden nieuwe toevoegingen op de markt gebracht die met Office 365 gekoppeld kunnen worden. Zo kunnen werknemers zelf diensten inplannen en ruilen met StaffHub. Dergelijke innovaties blijven toenemen. Actualiseer daarom regelmatig de kennis over de oplossing en deel belangrijke wijzigingen en toevoegingen met het hele team. Het niet benutten van nuttige functionaliteiten is zonde. Als je zelf door de bomen het bos niet meer ziet, vraag dan je externe partner om je hierover te blijven informeren. Vraag ten slotte ook regelmatig feedback aan het team. Over welke functionaliteiten zijn ze tevreden en waar is behoefte aan? Houd op deze manier een vinger aan de pols, zodat je het meeste haalt uit wat je al hebt.

Deze uitspraken staan niet voor niets als een paal boven water. Het blijkt echter vaak dat veel functionaliteiten die wel degelijk een bijdrage leveren aan de optimalisatie van communicatie, organisatie en planning onvoldoende benut worden, terwijl er gewoon voor wordt betaald.

Loop je vast bij een aantal van bovengenoemde uitspraken en wil je ook meer uit Office 365 halen? Kom dan op 9 november naar de kennismiddag van CTB xRM bij Radio Kootwijk. Bedrijven uit de techniek, bouw en offshore komen samen om geïnspireerd te worden en te leren om productiever samen te werken. Je kunt je nu al inschrijven.

Door Yuri Ramdhani, managing director bij CTB xRM

CTB xRM
CTB xRM helpt (internationale) organisaties in de sectoren techniek, bouw en offshore met hun digitale transformatie. Van cultuuromslag tot en met het omarmen van nieuwe technologie. Zij begeleiden bedrijven met het invoeren van moderne sales & marketing, nieuwe productiviteit en slimme serviceverlening. Hiervoor levert CTB xRM Microsoft (cloud)technologieën, diensten en eigen brancheoplossingen gebaseerd op Office 365, Dynamics 365, Business Intelligence en Analytics. Bedrijven als de Koninklijke BAM Groep, Vanderlande Industries, Stork, SPIE, Royal HaskoningDHV, Colliers International, Sweco en Dynniq behoren tot hun klantportfolio. Het hoofdkantoor van CTB xRM is gevestigd in Ede.