Het rendement van Office 365 met grote stappen verhogen

0

Het is een gemiste kans. Organisaties schaffen voor een specifiek doel een softwareoplossing aan, maar laten belangrijke functionaliteit vervolgens onbenut. Soms ontbreekt het aan de vereiste IT-kennis of heeft de afdeling IT geen ruimte in haar planning. Vaak weten organisaties niet eens wat zij in huis hebben gehaald aan mogelijkheden. Dat zie je bijvoorbeeld terug bij Office 365. Dat heeft veel meer te bieden dan de standaardapplicaties die bij veel mensen op het werkstation staan. Daag jezelf uit en benut de kansen die dit samenwerkingsplatform biedt. Dit kan net dat beetje extra toegevoegde waarde bieden die het onderscheidend vermogen verder vergroot.

Office 365 is een populaire cloud-oplossing van Microsoft die medewerkers en (project)teams 365 dagen per jaar toegang geeft tot projectinformatie, documenten en applicaties. Het platform is schaalbaar, flexibel, beveiligd en heeft een besparende kostenstructuur. Dankzij een uitgebreide suite aan tools wordt samenwerken makkelijker en stijgt de productiviteit. Bij veel ondernemingen blijft het gebruik van de suite echter steken bij de tekstverwerker, het spreadsheet- en presentatieprogramma en de e-mailomgeving voor het dagelijkse werk. Om teamsites te maken weten de meest ervaren medewerkers ook nog een SharePoint-omgeving in te richten. Maar daar blijft het bij.

Intelligente beslissingen

En dat terwijl Office 365 vol zit met features die zowel de medewerker als de organisatie vele inzichten verschaft op basis waarvan intelligente beslissingen kunnen worden genomen. Dankzij het monitoren van bedrijfsgegevens en het maken van een geavanceerdere analyse hiervan zijn nieuwe trends te destilleren. Hiervoor zijn er interactieve rapporten, dashboards en visualisaties beschikbaar. Al deze mogelijkheden blijven vaak onbenut.

Functionaliteit beter benutten

Hoe heeft dit zo ver kunnen komen? Waar veel ondernemingen, zeker in de techniek, bouw en offshore, bang voor zijn, is verzeild te raken in complexe en langdurige implementatietrajecten. Want wat zij wel willen is bestaande en aanwezige functionaliteit beter benutten, maar niet als dat leidt tot kostbare maatwerktrajecten. Terecht beredeneren zij dat zij als ieder bedrijf hun eigen unieke uitdagingen hebben. En ook de genoemde sectoren hebben bepaalde eigenschappen die vereisen dat softwareoplossingen daar nauw op aansluiten. Maar dat impliceert niet dat werkende oplossingen om productiviteit te verhogen en samenwerking te verbeteren louter en alleen uit kostbaar maatwerk moeten bestaan.

Rendement

CTB heeft een reeks oplossingen ontwikkeld die het beste halen uit Office 365 implementaties zonder dat er maatwerk aan te pas komt, zoals Business Process Monitor for Office 365. Deze out-of-the-box brancheoplossing is een verrijking van standaard SharePoint en Teams waarmee organisaties in de techniek, bouw en offshore een uniforme uitvoering van projecten kunnen bewerkstelligen door een integratie tussen hun Document Management Systeem (DMS) en hun eigen beschreven werkprocessen. Organisaties kunnen hiermee direct hun risicobeheersing verbeteren en invloed uitoefenen op het rendement in hun projecten. Organisaties profiteren hiermee optimaal van de investeringen die zij in het verleden gedaan hebben als het gaat om Office 365 applicaties.

Taken standaardiseren

Business Process Monitor for Office 365 bestaat onder andere uit Provisioning for Office 365. Dit is een andere kant-en-klare brancheoplossing van CTB. Het doel van Provisioning for Office 365 is het automatiseren en standaardiseren van repetitieve taken die zich voordoen binnen bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan het veelvuldig creëren en inrichten van projectsites in SharePoint en het autoriseren van gebruikers. Het is niet meer nodig hiervoor bij IT aan te kloppen. Op basis van business rules worden de projectsites van tevoren ontwikkeld en bepaald. Het automatiseren en standaardiseren van veel voorkomende taken vermindert de arbeidskosten, voorkomt fouten en vergroot direct de uniformiteit binnen Office 365.

Compliance

Productivity for Office 365 is eveneens een verrijking van standaard Office 365 en helpt medewerkers om nog efficiënter en productiever te zijn bij dagelijkse repeterende werkzaamheden. Denk hierbij aan:

  • Eenvoudig metadata toekennen aan meerdere documenten tegelijk;
  • Outlook plugin om e-mails en bijlagen op te slaan op een SharePoint site;
  • Metadata toevoegen aan documenten via Outlook.

Documentsjablonen zijn ideaal om standaardisatie en tijdwinst te behalen in de organisatie. Met een druk op de knop kunnen medewerkers een veelvoorkomend document aanmaken op basis van bestaande informatie. Template management wordt uitgebreid met veel gevraagde functionaliteiten, zoals gestructureerde opslag en beheer. Sjablonen komen beschikbaar op basis van de rol van de gebruiker. De functionaliteit binnen Productivity for Office 365 is er ook op gericht audits uit te kunnen voeren. Het is eenvoudig te achterhalen wie welke documenten wanneer heeft geopend, bewerkt, verstuurd en getekend. In het kader van compliance is dat essentieel.

Bedrijven als Vanderlande Industries en Ziut hebben al grote stappen gezet in het vergoten van de resultaten met Office 365. Zij delen hun bevindingen op een Office 365 kennismiddag van Microsoft en CTB: Hallo collega, hoort u mij? Profiteer van de kennis van vakgenoten en meld je aan.

Office 365 kennismiddag: Hallo collega, hoort u mij?

Het is duidelijk. Om het meeste uit Office 365 te halen is het niet noodzakelijk te verzanden in langdurige maatwerk trajecten. Functionaliteit is al op maat gemaakt en is als standaardoplossing beschikbaar. En dat 365 dagen per jaar.

CTB xRM
CTB xRM helpt (internationale) organisaties in de sectoren techniek, bouw en offshore met hun digitale transformatie. Van cultuuromslag tot en met het omarmen van nieuwe technologie. Zij begeleiden bedrijven met het invoeren van moderne sales & marketing, nieuwe productiviteit en slimme serviceverlening. Hiervoor levert CTB xRM Microsoft (cloud)technologieën, diensten en eigen brancheoplossingen gebaseerd op Office 365, Dynamics 365, Business Intelligence en Analytics. Bedrijven als de Koninklijke BAM Groep, Vanderlande Industries, Stork, SPIE, Royal HaskoningDHV, Colliers International, Sweco en Dynniq behoren tot hun klantportfolio. Het hoofdkantoor van CTB xRM is gevestigd in Ede.