Acto ontwikkelt next generation ERP-platform met Thinkwise

0
282

Ruim 35 jaar helpt Acto bedrijven in de installatie- en bouwbranche om succesvol te worden met een zelf ontwikkeld ERP-platform. Met het oog op de toekomst besloot het bedrijf in 2014 dat er een nieuwe ontwikkelstrategie nodig was. Acto heeft hierbij in 2016 gekozen voor Thinkwise, om met hun oplossing een low-code en modelgedreven fundament te leggen voor de ERP-software van de toekomst.

Acto werd in 1980 opgericht en ontwikkelt en levert sindsdien een compleet ERP-platform voor project- en servicemanagement aan bedrijven in de bouwsector. Volgens Willem Verhoef, mede-eigenaar en directeur van het bedrijf, is de automatiseringsgraad de laatste jaren steeds breder geworden. “De markt verandert zo snel”, zegt Verhoef.

“De digitale revolutie raast als een storm, ook binnen de installatie- en bouwbranche. Ik verwacht dat ERP-systemen de komende vijf jaar evenveel gaan veranderen als in de afgelopen twintig jaar.” Met die gedachte in het achterhoofd besloot de directie in 2014 dat Acto de volgende stap moest zetten om op basis van ruim 35 jaar ervaring een nieuwe generatie van het platform te ontwikkelen op basis van best practices.

“Alles draait tegenwoordig om geïntegreerde en eenvoudige processen met steeds grotere beschikbaarheid van data,” zegt Verhoef. “Zo moet een ERP-systeem eenvoudig kunnen aansluiten op andere systemen, onder andere voor ketenintegratie. Ook moet het eenvoudig kunnen omgaan met gegevens vanuit sensortechnologie, zoals het internet of things en ondersteuning bieden voor predictive maintenance.

En de software moet, ondanks de integraliteit en brede functionaliteit, zeer eenvoudig in gebruik zijn. Bij alle ontwikkelingen toetsen wij dit op onze no-hands filosofie. We vragen ons telkens af waarom moet een gebruiker iets doen en of dat niet slimmer kan.”

Hij vervolgt: “Dit vraagt om een nieuwe ontwikkelomgeving. Wij sloten een partnership met Thinkwise om een next-generation ERP-platform te ontwikkelen, met zeer veel functionele flexibiliteit, gebruiksgemak en mogelijkheden voor personalisatie. Dit is vanzelfsprekend een serieuze operatie, maar de eerste resultaten van onze inspanningen worden zeer enthousiast door onze klanten ontvangen.”

Door de samenwerking met Thinkwise beschikt Acto nu over een ontwikkelomgeving waarmee minimaal drie tot vijf keer sneller ontwikkeld kan worden door de aanwezigheid van standaard componenten. Verhoef: “Je kunt het zien als een doos met legoblokken. Mochten er door de snel veranderende behoeftes innovatieve legoblokjes ontbreken, dan zal Thinkwise die in overleg met Acto op korte termijn beschikbaar stellen.”

Competitief voordeel

Volgens Verhoef moet een nieuw ERP een flexibel en open platform worden dat zeer goede ondersteuning biedt voor zowel de huidige als toekomstige technologische ontwikkelingen.

“Wij bedienen in de regel de middelgrote en grote bedrijven. Die willen we een competitief voordeel geven door het inzetten van best practice branchemodellen voor bijvoorbeeld utiliteit, infra, marine en offshore, industrie en woningbouw, aangevuld met specifieke functionaliteit voor processen waarmee onze klant zich onderscheidt van de concurrent. Speerpunt daarbij is snelheid tegen zeer acceptabele kosten.”

Sneller ontwikkelen

Ondanks dat de huidige applicaties van Acto functioneel uitstekend voldoen, mist het bedrijf een hoge mate van flexibiliteit in functionaliteit. Daarnaast wordt er apart ontwikkeld voor client, web en mobile. Acto zocht daarom een platform om veel sneller en tegen lagere (beheer)kosten te ontwikkelen. “Er zijn veel low-code development tools beschikbaar,” zegt Verhoef.

“Het nadeel is dat die meestal alleen geschikt zijn voor front-end applicaties, zoals apps. Thinkwise onderscheidt zich door ook de backend te ondersteunen. Dat betekent dat je een volledig beheerde ontwikkelomgeving hebt voor zowel de client, web als mobile. Dankzij het modelgedreven fundament kunnen aanpassingen vele malen sneller verwerkt worden, ook in de interface. Thinkwise was bovendien bereid om samen met ons te investeren in nieuwe producten en het toetsen van nieuwe technologie.

We kijken ook samen met Thinkwise naar andere ontwikkelingen zoals virtual reality, artificial intelligence, virtueel bouwen en andere ontwikkelingen in onze markt.”

Proof of Concept

Thinkwise maakte aanvankelijk al een goede indruk bij Acto met een zogeheten Testdrive. Daarbij werd een klein stukje van de applicatie met het low-code platform nagebouwd. Verhoef: “Die aanpak is ontzettend krachtig. Als je wilt upcyclen, dan is het mooi om te zien dat Thinkwise in vijf dagen één van je belangrijkste applicaties kan nabouwen. En dat het ook werkt. Dat was ik nog nooit eerder tegen gekomen. Thinkwise durft het wat dat betreft anders te doen dan andere softwareleveranciers, onder andere door de Testdrive gewoon gratis aan te bieden.”

Na de Testdrive werd een Proof of Concept gedaan, waarbij samen met een klant van Acto een applicatie is ontwikkeld. Dit was voor Acto met name bedoeld om kennis te maken met het platform en de ontwikkelsnelheid en werkwijze te toetsen. Ook dit project werd naar tevredenheid afgerond. Vervolgens werd een overeenkomst met Thinkwise gesloten, die het begin inluidde voor een hechte samenwerking.

Modelleren en documenteren

Binnen Acto werd een projectteam samengesteld dat als taak kreeg een eerste testapplicatie met Thinkwise te ontwikkelen. Dit ‘pre-project’ was bedoeld om het ontwikkelteam op te leiden en zaken rond de userinterface en user experience te toetsen.

“Op dat punt hebben we Thinkwise ook zeker uitgedaagd,” zegt Verhoef. “We zijn verder zeer tevreden over de snelle manier van ontwikkelen en de functionaliteit. Het platform neemt ons veel werk uit handen, bijvoorbeeld door de standaard componenten voor meertaligheid, Office365-ondersteuning en gebruikersbeheer. En het modelleren en genereren van software, dat ziet er echt top uit.”

Een ander voordeel dat hij benoemt is dat het softwareontwerp standaard in de bron gedocumenteerd kan worden bij het modelleren van de processen. Dit levert mooie processchema’s op volgens de standaard in procesmodelering BPMN 2.0, die volledig geïntegreerd is in de ontwikkelomgeving. Dit is erg handig voor de ontwikkelaars.

Nieuwe competenties

Toch introduceert de nieuwe ontwikkelmethodiek ook nieuwe uitdagingen. Doordat de nadruk minder ligt op technologie en programmeren, zijn er andere mensen met andere competenties nodig. “Je ontwikkelaars hoeven veel minder te weten van de techniek en kunnen zich focussen op de gebruikers,” zegt Verhoef. “Hoe zorg je dat de eindgebruikers zo efficiënt mogelijk kunnen werken? Dat is onze grootste uitdaging. De software functioneert wel, maar werkt het ook handig, eenvoudig en slim?”

De keerzijde is dat de hoge ontwikkelsnelheid soms ook voor vertraging zorgt. Verhoef: “Ons team kan soms niet verder ontwikkelen omdat de specificaties nog niet klaar zijn. De verhouding tussen businessanalist en ontwikkelaars moet daarom fundamenteel anders. Dat is een van de grote leerpunten. Je moet mensen beschikbaar hebben om de requirements op te leveren en dit moet in balans zijn met de productiviteit van de ontwikkelaars. We kijken nu welke mensen we daarvoor aan boord moeten halen.”

Focus op user experience

Een van de belangrijkste speerpunten van het nieuwe ERP-systeem van Acto is user experience. Verhoef is heel stellig dat de toekomstige ERP-applicaties net zo gebruiksvriendelijk worden als de apps van Airbnb en Uber of de websites van Booking.com en Coolblue. Verhoef: “Alle software moet tegenwoordig handig werken en er goed uitzien. Toch is dat niet de gedachte achter de meeste ERP-pakketten. Wij willen juist geen product maken dat er als een ERP-pakket uitziet.”

Verder moet gebruiksgemak voorop staan om de gebruiker een stuk efficiënter te laten werken, de no-hands filosofie van Acto. “Je wilt eindgebruikers niet lastigvallen met allerlei overbodige invulvelden of irrelevante informatie,” zegt Verhoef. “Toch accepteren we wel van veel traditionele ERP-software dat we soms met een handleiding op schoot vijftien schermen door moeten om overal iets te doen. Maak de software zo intuïtief dat instructie of handleidingen overbodig zijn. Dat is het uitgangspunt. Wij denken dat software een genot zou moeten zijn om mee te werken en dat het bedrijf er daadwerkelijk beter van wordt.”

Toekomst begint vandaag

Voor Acto is de reis naar het ERP van de toekomst nu al begonnen, en Verhoef ziet nu al de eerste resultaten van de inspanningen. “We zijn na een zeer gedegen selectie en leerperiode pas een half jaar bezig, maar leveren nu al de eerste functionele applicaties op. Het plan is om in 2018 de eerste concrete producten klaar te hebben om naar klanten te kunnen uitrollen.” Verder ziet hij ook kansen voor klanten die hun ideeën voor specifieke ERP-functionaliteit graag ontwikkeld zouden zien.

Verhoef: “Thinkwise geeft ons de middelen om de meest perfecte ERP-software te maken. Zo kunnen wij onze visie voor het best mogelijk product gaan realiseren, maar daarbij willen we ook graag de wensen van onze klanten meenemen. We kunnen nu vele malen sneller ontwikkelen, tegen aanzienlijk lagere kosten dan voorheen. Dat geeft zowel Acto als onze klanten een concurrentievoordeel.”

Lubbers De Jong
Lubbers De Jong is een Amsterdams adviesbureau dat communicatie en pr inzet als strategische instrumenten voor het bouwen van sterke relaties tussen merken en publieksgroepen. Het bureau is in 1987 opgericht en heeft expertise opgebouwd op het gebied van pr en content marketing voor nationale en internationale technologie- en innovatiebedrijven. Lubbers De Jong werkt onder andere voor Bynder, Red Hat, Infor en Interxion en is sponsor van de Plastic Soup Foundation, Pifworld en TEDxYouth Amsterdam. In 2014 won het bureau de VPRA Dutch PR Award.