De IT-silo’s van de organisaties betrokken bij het vaccinatieprogramma staan garant voor fouten en vertragingen. De oplossing is simpel: centraal aansturen van organisatie-overstijgende processen via één vaccinatiemanagement-platform.

Nederland staat aan het begin van een massale onderneming om de overgrote meerderheid van inwoners van een vaccin te voorzien. Hierbij is een keten van organisaties betrokken (VWS, OMT, GGD, logistieke partners) die alle werken met hun eigen IT-systemen: een recept voor vertragingen en fouten. We hebben onlangs gezien tot wat voor praktijken dit kan leiden bij de GGD’en. De overheid handelt onder hoge druk en vertragingen in de uitvoering zullen desastreus uitpakken voor de campagne. Organisatie-overstijgende processen centraal aansturen is het alternatief.

Op dit moment implementeren de betrokken organisaties IT-systemen voor het vaccinatieprogramma in silo’s, met nadelige gevolgen voor databeveiliging, kosten, gebruikerstevredenheid en inzicht in processen. Dat kan echt anders. De Nederlandse overheid zou één centraal vaccinatiemanagement-platform moeten implementeren waarmee alle ketenpartners kunnen (samen)werken. Dan kan de minister van VWS de keten beheersen en alle betrokkenen aan hun verantwoordelijkheden houden.

Voordat je denkt: wéér een megalomaan project waarover straks geheid kamervragen komen: zo’n platform bestaat al. Schotland geeft het goede voorbeeld, daar heeft de National Health Service (NHS) een platform in gebruik dat onlangs samen met een Amerikaanse softwaremaker is ontwikkeld. Wegens succes wordt het verder uitgerold in het Verenigd Koninkrijk. De vaccinatie in Schotland, en in feite in heel het Verenigd Koninkrijk, gaat toch echt wat voorspoediger dan in ons land.

Het voordeel van zo’n platform is dat we sneller kunnen vaccineren tegen lagere kosten, met een auditable en compliant proces voor de AVG, met een betere schaalbaarheid qua volumes van vaccins en flexibiliteit ten aanzien van locaties, verschillende soorten vaccins en verschillende risicogroepen.

Nederland kan het zich niet permitteren het grootschaligste vaccinatie-programma ooit trager af te ronden dan bijna alle andere Europese landen. Dit zou ons niet alleen economisch extra hard raken – grenzen zouden straks gesloten kunnen worden voor Nederlandse reizigers of zelfs producten – maar ook mentaal. Het werkt nu eenmaal niet motiverend om onderaan een ranglijst te bungelen. En de regering mag demissionair zijn,  denk ook aan de imagoschade die ons land internationaal oploopt.

Maar traagheid is bovenal onnodig. De technologie om het vaccinatieproces snel, veilig en efficiënt te begeleiden bestaat al en kan met succes worden ingezet, zoals de Schotse casus bewijst. We hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden.

Overigens is het inenten van bijna zeventien miljoen burgers waarschijnlijk geen eenmalige exercitie. Het virus muteert en vaccins zullen waarschijnlijk worden aangepast. Dan begint er een geheel nieuwe vaccinatiecampagne. Een toekomstbestendig fundament is daarom geen luxe, maar noodzaak. Deze problematiek vraagt nu eens niet om polderen, maar om actie.

De NHS in Schotland

NHS Scotland is verantwoordelijk voor de vaccinatie van vijf miljoen burgers. De Schotse overheid zocht een IT-platform voor het stroomlijnen van het vaccinatieproces met databeveiliging die voldoet aan de eisen van de GDPR (AVG). Vanwege de tijdsdruk heeft de Schotse NHS zonder tender een directe opdracht gegund aan softwaremaker ServiceNow. Via het nieuwe platform regelen de gezondheidsautoriteiten nu de toewijzing van vaccins, de administratie ervan, managen ze de leveranciers en volgen ze de ingeënte burgers. Servicenow, dat wereldwijd veel overheden bedient, doet in Nederland opdrachten voor Defensie. Meer over de Schotse gunning.

De oplossing

Het vaccinatiemanagement-platform zorgt voor ondersteuning van de operationele processen over de gehele keten. Hierdoor ontstaat centraal inzicht in de werking van die keten. De oplossing ondersteunt de volgende processen:

Distributieplanning: zorgt ervoor dat op het juiste moment de juiste hoeveelheid vaccinaties beschikbaar is en dat vaccinaties niet ‘verdwijnen’. Ook ondersteunt het de inschatting van behoeftes per vaccinatielocatie per tijdseenheid, de transportplanning en de vastlegging van hoeveelheden per locatie.

Transport en opslag: zorgt ervoor dat vaccinaties in perfecte staat worden afgeleverd op de locaties. Monitoring van temperatuur tijdens opslag en transport én doorgifte van de locaties van vaccinaties tijdens het transport.

Vaccinatie-administratie: Zorgt ervoor dat de juiste personen in de juiste volgorde met de juiste doses worden gevaccineerd. Ondersteuning voor vastlegging van en inzicht in de vaccinatieplanning, en mogelijkheid om de benodigde bemensing en middelen hierop af te stemmen. Alles volgens de wettelijke privacy-voorschriften.

Communicatie met de patiënt/burger: zorgt ervoor dat burgers gedurende het proces de juiste informatie geven en ontvangen. Via geautomatiseerde communicatie (per e-mail) en een portaal waar patiënten informatie kunnen inwinnen en geven (o.a. maken van afspraken).

Ecosysteem-management: zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen op het juiste moment de juiste taken kunnen uitvoeren. Biedt de mogelijkheid om betrokken partijen te screenen (is iemand bijvoorbeeld gecertificeerd om te vaccineren?) en aan te sturen (door toewijzen van taken).

Monitoring van de werking: zorgt ervoor dat het vaccin veilig is. Ondersteunt het vastleggen van klachten en bijwerkingen via self-service, ondersteunt analyse en opvolging en het structureren van het contact met farmaceuten.

Rapportage en dashboarding: zorgt er onder andere voor dat de betrokken partijen precies weten hoeveel vaccins er zijn uitgegeven.

Data op het platform is op vele manieren beveiligd en de toegang van gebruikers tot data kan secuur worden ingeregeld. Het cloudgebaseerde platform kan duizenden gebruikers tegelijk ondersteunen. De interface is eenvoudig, er is ondersteuning voor PC’s, tablets en mobiel. Ook de portal voor burgers is simpel gehouden.