In Spanje is het sinds begin juli 2017 verplicht om elektronisch aangifte te doen van de btw. Het is uiteraard belangrijk voor bedrijven om te weten hoe zij zowel op tijd als op de juiste manier hun btw-aangifte kunnen doen. Deze wetswijziging zorgt voor nieuwe uitdagingen en veranderingen voor organisaties. SAP biedt hiervoor wel een oplossing, maar deze brengt meteen een flink nadeel met zich mee: er komen hoge kosten bij kijken. Hoe kan een bedrijf ervoor zorgen dat de wetgeving wel op de juiste manier wordt nageleefd, maar deze hoge kosten toch worden vermeden?

De belangrijkste veranderingen

Er zijn twee grote veranderingen die de wetswijziging met zich meebrengt:

  • Eerder moesten de btw-gegevens maandelijks na de factuurdatum (voor uitgaande facturen of kassabonnen) of boekdatum (voor inkoopfacturen) worden gecommuniceerd aan de Spaanse fiscus. Dit is nu anders: het moet nu al binnen acht dagen na de factuurdatum, vanaf 1 januari 2018 is dit zelfs veranderd naar vier dagen.
  • Om de btw-aangifte volledig te kunnen doen zijn er nu additionele gegevens nodig. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het type factuur, referenties en de datum waarop de factuur is gemaakt.

De SAP-oplossing

De oplossing die SAP biedt brengt voor klanten dus flink wat kosten met zich mee. Voor de functionaliteiten die nodig zijn moeten er namelijk extra licenties worden aangeschaft, die hoge  kosten met zich meebrengen. Deze tarieven zijn gekoppeld aan de functionaliteit die nodig is om de facturen op te sturen en te converteren: het eDocument Framework en SAP Cloud Platform Integration. Geen ideale oplossing dus, maar wat is dat dan wel?

Een betaalbare oplossing

myBrand ging op zoek naar een alternatieve manier voor bedrijven om zich wel aan de wetswijziging te kunnen houden, maar zonder die extra kosten. Wij kwamen erachter dat het niets extra kost om de benodigde informatie uit SAP te halen per factuur. Het was dus de uitdaging om een manier te vinden waardoor wel de juiste informatie uit SAP wordt gehaald, maar waarbij dure functionaliteiten met licentiekosten worden vermeden.

De betaalbare oplossing bleek te vinden bij een samenwerking met derde partijen. Er bestaan namelijk tussenbureaus die de facturen in het juiste format zetten en dan meteen opsturen naar de Spaanse fiscus. Zij doen dit voor een veel lagere prijs dan die SAP doorberekent. Zo komt een factuur dus alsnog met de juiste gegevens en binnen de bepaalde tijd op de goede plek terecht.

Zo zie je maar weer: wanneer het bedrijfsleven en IT op de juiste manier met elkaar samenwerken kunnen er innovatieve oplossingen worden gerealiseerd waar bedrijven flink van kunnen profiteren. Vaar dus niet blind op het aanbod van SAP maar durf kritisch en creatief om te gaan met uitdagingen zoals deze.

Door: Arne Röling, SAP-consultant bij myBrand

myBrand biedt de nieuwe servicestandaard voor SAP-dienstverlening. De leidende kernwaarden zijn lange termijn relaties, een geïntegreerde dienstverlening en een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding. Met deze kernwaarden onderscheidt myBrand zich niet alleen door de nauwe manier van samenwerken met haar klanten, ook staat myBrand inmiddels bekend als de SAP-dienstverlener die echt verantwoordelijkheid neemt voor succesvolle ICT bij haar klanten. myBrand biedt SAP-diensten op het gebied van advies, implementatie, projecten, support en exploitatie. Het bedrijf bestaat 10 jaar en heeft vestigingen in Geertruidenberg, Apeldoorn en Amstelveen. Er werken meer dan 200 mensen.