Unified communications is dood: leve collaboration!

0

Wie met een willekeurige organisatie in gesprek gaat over hoe IT samenwerking op afstand faciliteert, hoort waarschijnlijk iets over silo’s en op zichzelf staande technologieën die ook nog eens niet erg gebruiksvriendelijk zijn. Want zo is de situatie in de meeste bedrijven: er is een spanningsveld tussen de business en IT. Collaboration kan helpen om dit op te lossen, zo betoogt Wouter Bakker van Dimension Data.

Het spanningsveld tussen business en IT blijkt ook uit het Connected Enterprise Report van Dimension Data. Er is een kloof tussen wat IT denkt dat medewerkers nodig hebben en welke collaboration-tools er daadwerkelijk gebruikt worden. IT heeft vaak moeite op dit gebied echt relevante diensten te bieden, terwijl de business zijn toevlucht neemt tot consumententechnologie.

Samenwerkingsscenario’s

In de afgelopen jaren lag vaak de focus op unified communications (UC) als een vervolg op IP-telefonie. Om de beperkingen van deze benadering goed te begrijpen, is het van belang te kijken naar de verschillende samenwerkingsscenario’s. Er zijn er drie te onderscheiden.

Het eerste is find & connect, het scenario waar UC zich vooral op richt. Hierbij gaat het over een medewerker die iemand zoekt en verbinding maakt met die betreffende persoon via een willekeurig communicatiemiddel. Kenmerkend voor dit scenario is bijvoorbeeld de presence-informatie die aangeeft of de persoon beschikbaar is – zoals met het rode, oranje of groene bolletje. Dit bolletje geeft echter alleen maar inzicht in de bereikbaarheid van de betreffende persoon, wat de impact van dit soort oplossingen beperkt.

Het tweede scenario gaat over gestructureerde vergaderingen. Traditioneel wordt hier samenwerking op afstand ondersteund door oplossingen voor videoconferencing en audio- en webconferencing, die vaak nog in silo’s worden aangeboden. Het gevolg is dat medewerkers die niet vanuit fysieke vergaderzalen deelnemen, niet optimaal meevergaderen.

Het derde scenario is team collaboration. Hier draait het om agile teams die bijvoorbeeld samenwerken aan een project en daarvoor informatie delen. Het sociale aspect speelt hier ook een rol, zeker wanneer de medewerkers zich verspreid over meerdere locaties en tijdzones bevinden.

Tot nu toe ligt vaak de focus op het find & connect-scenario, terwijl de andere twee onderbelicht blijven. Sommige leveranciers spelen hier al op in. Cisco bijvoorbeeld gooide het roer al om met de introductie van Spark, een platform dat de drie samenwerkingsscenario’s vanuit één applicatie ondersteunt.

Aandachtspunten

Maar hoe kan een CIO binnen zijn organisatie het tij keren? Om te beginnen moet de CIO niet langer zelf ownership nemen voor de implementatie van collaborationtools, maar dit bij de business neerleggen – iets wat goed past in de trend van digitale transformatie. Waar consumenten een aantal jaren geleden soms nog huiverig tegenover technologie stonden, zijn ze zich er nu niet eens meer bewust van.

Een tweede aandachtspunt is de user experience. Vanzelfsprekend moet een collaborationoplossing gebruiksvriendelijk zijn. Maar daarnaast is het ook essentieel dat de tool daadwerkelijk een behoefte vervult. CIO’s zouden bij medewerkers moeten onderzoeken waar zij tegenaan lopen, wat ze missen en hoe ze collaborationtools willen gebruiken.

Het is zaak te onthouden dat het bij collaboration gaat om grote, complexe projecten. Als ze op de juiste manier worden aangepakt, kunnen die projecten van het in kaart brengen van de behoefte tot daadwerkelijke implementatie veel tijd in beslag nemen. Er zijn bovendien veel stakeholders bij betrokken en er zijn net zoveel valkuilen om rekening mee te houden.

Roadmap

Jarenlange ervaring leert dat het bij dergelijke projecten handig is om met een roadmap te werken. De stakeholders geven hierbij per projectonderdeel aan wat de positieve businessimpact is en de complexiteit waarmee ze te realiseren zijn. Het eerste te implementeren onderdeel wordt datgene wat het makkelijkst te realiseren is en veel positieve businessimpact oplevert.

Nu nog is vaak vervanging van de telefooncentrale de eerste stap. Maar alleen een nieuw toestel op het bureau maakt de medewerker niet productiever. Naast gebruik van een roadmap is het essentieel medewerkers ook hierbij weer te betrekken. Dat kan met een effectief usage & adoption-programma.

Dat er bij de business grote behoefte bestaat aan collaborationoplossingen is wel te zien aan de hoeveelheid tools die er al worden gebruikt. Vaak zijn dit losse consumententools, zoals Dropbox en WhatsApp.

Een CIO zal shadow-IT echter zo veel mogelijk willen voorkomen en de controle over IT in eigen handen willen houden. Organisaties die collaboration op een goede manier weten te integreren en de drie samenwerkingsscenario’s waaraan behoefte is geïntegreerd adresseren, zijn de organisaties die business en IT met elkaar verbinden en zo kunnen overleven in de nieuwe wereld.

Wouter Bakker is Business Unit Manager Digital Workspaces bij Dimension Data. Hij houdt zich onder andere bezig met het adviseren van klanten over betere teamsamenwerking. Dat doet hij door de business en IT te verbinden en zo te komen tot een effectieve inzet van collaborationoplossingen.

Dimension Data
Dimension Data maakt gebruik van de kracht van technologie om organisaties te helpen grootse dingen te bereiken in dit digitale tijdperk. Als lid van de NTT Group accelereert het bedrijf de ambities van zijn klanten met digital infrastructures, de hybrid cloud, workspaces for tomorrow en cybersecurity. Met een omzet van 7,5 miljard dollar en kantoren in 58 landen en 31.000 medewerkers levert Dimension Data diensten daar waar zijn klanten gevestigd zijn, in elk stadium van hun technology journey. Dimension Data is trots op zijn rol als Official Technology Partner of Amaury Sport Organisation, organisator van de Tour de France en naamgevend partner van het wielrenteam Team Dimension Data voor Qhubeka. www.dimensiondata.com/nl.