Door de toenemende dynamiek en de snelheid van verandering in de maatschappij zijn de meeste organisaties druk bezig om zichzelf flexibel en wendbaar in te richten. De vraag is in welke mate uitbesteding in staat is hierin mee te bewegen. Hieronder ga ik dieper in op de veranderingen rond uitbesteding en bespreek ik zes rigoureuze verschuivingen.

De toepassing en invloed van IT groeien al decennialang. Momenteel zijn er drie grote trends zichtbaar die gezamenlijk een fundamentele invloed hebben op uitbesteding. Deze trends zijn als volgt samen te vatten:

1.

Software en IT groeien uit tot het primaire proces van veel organisaties. In elk facet van en in elke stap binnen een organisatie speelt IT een steeds belangrijkere rol. Het uitbesteden van IT en softwareontwikkeling is niet langer een manier voor organisaties om zich op hun eigen kernprocessen te kunnen focussen. Integendeel, die kernprocessen zijn zo langzamerhand zelf IT-processen geworden.

2.

Software zorgt voor een enorme versnelling. Software is niet fysiek (het heeft geen gewicht of volume) en kan daarom kosteloos getransporteerd en gereproduceerd worden. En dat is de reden van de enorme versnelling in onze maatschappij die we waarnemen door verregaande toepassing van software en IT.

3.

De grote schaarste aan IT-competenties maakt uitbesteding noodzakelijk. Veel organisaties proberen hun IT-activiteiten weer te insourcen. Daarbij lopen ze aan tegen het probleem van enorme krapte op de arbeidsmarkt. Ondanks de wens innovatie met eigen personeel te doen, blijkt uitbesteding toch noodzakelijk.

Door de combinatie van deze drie trends kunnen organisaties niet langer IT uitbesteden als een activiteit waar ze zelf geen verstand van hebben, die los van het primaire proces staat, en waarvoor ze een leverancier puur en alleen op kosten aansturen. Maar alles zelf doen lukt ook weer niet. Voor het innoveren van de eigen diensten en producten is IT noodzakelijk en dus spelen leveranciers nog steeds een blijvende cruciale rol.

Contraproductief

Traditionele manieren van uitbesteden beginnen hierdoor steeds meer te wringen. Puur en alleen op prijs inkopen staat dusdanig haaks op innovatie, dat een organisatie zichzelf daarmee in de staart bijt. Het is daarom belangrijk om de best practices rond uitbesteding eens kritisch te beschouwen, omdat deze regelmatig contraproductief zijn voor de huidige behoefte aan innovatie en wendbaarheid. Sterker nog, het zou best weleens zo kunnen zijn dat organisaties die effectief willen blijven innoveren genoodzaakt zijn om al hun traditionele uitbestedingsconstructs volledig te veranderen.

Zes rigoureuze verschuivingen

Kortom, drie fundamentele veranderingen zorgen er dus voor dat het uitbesteden van IT-activiteiten op een totaal andere manier zal worden ingericht. Als dat namelijk niet gebeurt, is innovatie het kind van de rekening. En laat innovatie nu net cruciaal zijn om te kunnen overleven in een snel veranderende en dynamische wereld. Zodoende staan we voor een aantal verschuivingen in het uitbestedingsvakgebied die zeer interessant zijn, maar waarvan ook nog genoeg te ontdekken en te leren valt. Hieronder worden zes rigoureuze verschuivingen besproken die momenteel plaatsvinden in de uitbestedingswereld.

1.Van tariefsverlaging bij verlenging naar tariefsverhoging

Bij het verlengen van traditionele uitbestedingscontracten wordt meestal de verlenging gegund tegen een lager tarief. Dit zie je momenteel compleet verschuiven. Bij verlenging worden tariefsverhogingen geboden onder de conditie dat dezelfde mensen blijven. Veel organisaties werken namelijk in verregaande mate met teams (al dan niet onder het label Agile of Scrum). Hier geldt dat teamstabiliteit cruciaal is, omdat deze stabiliteit zorgt voor productiviteitsverbetering en kennisborging. Het vervangen van mensen in dergelijke teams tegen lagere tarieven is daarmee veel duurder dan het verhogen van tarieven om teams stabiel te houden. Bij verlenging (met dezelfde mensen) worden daarom tariefsverhogingen aangeboden.

2. Van scope bevriezen naar scope-wijzigingen omarmen

Fixed time/date/scope is een veelvoorkomende manier van uitbesteden. Echter, de dynamiek in de markt is zodanig dat scopewijzigingen niet meer kunnen worden uitgesloten. Sterker nog, scopewijzigingen zijn eerder wenselijk, omdat deze bedrijven in staat stellen om mee te bewegen met belangrijke trends en veranderingen in de markt. Uitbesteden zal dus veel minder opgebouwd worden rond fixed scope en veel meer rond het constant bijsturen van de scope.

3. Van kostenfocus naar waardefocus

IT en software zijn niet langer een kostenpost. Doordat ze een primair onderdeel zijn van innovatie, worden ze gezien als een investering die moet renderen. Daardoor zal bij het uitbesteden veel meer naar waardelevering en outcome-sturing worden gekeken dan naar de onderliggende kosten. Rendementsdenken, return-on-investment, terugverdientijd en
dergelijke gaan daardoor een veel grotere rol spelen.

4. Van overdracht aan het einde naar iteratieve oplevering

Vroege toetsing en snelle levering worden noodzakelijk. De oplossing hiervoor ligt in iteratief opleveren in korte sprints (van enkele weken) in plaats van een grote overdracht aan het einde. Hierdoor wordt eerder getoetst of innovaties effectief zijn en wordt ook eerder gestart met het laten renderen van investeringen. De contractuele kant van uitbesteden zal daarmee veel meer gaan draaien om het leveren van kortcyclische iteraties en veel minder om een resultaatverplichting aan het eind.

5. Van uitsluiten van risico’s naar omarmen van onzekerheid

Traditioneel wordt getracht risico’s zo veel mogelijk uit te bannen door contracten zodanig dicht te timmeren dat beide partijen slechts beperkt risico lopen. Door de sterke veranderlijkheid en dynamiek in de markt is onzekerheid echter een gegeven geworden. Dichttimmeren van contracten lukt dan niet. Zodoende zullen risico en onzekerheid veel meer worden omarmd en zullen partijen gezamenlijk werkwijzen kiezen om risico’s zo snel mogelijk boven tafel te krijgen. Iteratief werken is daarbij een belangrijk hulpmiddel.

6. Van uitbesteed HR- naar gezamenlijk talentmanagement

Door de behoefte aan teamstabiliteit en schaarste aan vakmensen kan de HR-dimensie niet langer buiten de uitbestedingsrelatie liggen. Verloop van personeel doet ook pijn aan de klantkant, doordat dit voor teamfluctuaties zorgt. Retentie van medewerkers is cruciaal voor beide partijen en talentmanagement wordt daardoor een gezamenlijke activiteit.

“Best practices belemmeren innovatie en wendbaarheid”