Papieren informatie versus digitalisering

0
24
“Een economie draait niet alleen op consumptie. We moeten continu blijven innoveren”, zegt Xavier Biermez, Managing Director van IT-servicesprovider Konica Minolta Business Solutions Nederland en België. De branchekenner spreekt over de gevolgen van de digitalisering voor de scan- en printbranche, zogeheten Optimised Print Services, en het papierloze kantoor.

Wat is je standpunt over het onderwerp digitalisering, als directeur van een onderneming die bovendien printsystemen aanbiedt? Mensen zouden kunnen concluderen dat de vervanging van het analoge, bedrukte papier door nullen en enen je zorgen baart.
“Allereerst wil ik benadrukken dat we het analoge tijdperk al volledig achter ons hebben gelaten. Onze wereld is al twintig jaar digitaal, omdat we digitale gegevens beheren. Wij produceren weliswaar een analoog product, maar in werkelijkheid verwerken we digitale gegevens. We staan met beide benen in het digitaliseringsproces dat onze klanten doormaken, en doen dat al vele jaren.

Op papier afgedrukte informatie is niet weg te denken, althans op korte termijn. Wegens de tastzin, omdat papier nog steeds minder vergankelijk is en omdat men informatie op papier niet met een druk op de knop kan wissen. Begrijp me niet verkeerd: ik wil geen pleidooi voor papier houden, maar ook niet ertegen. In ons klantenbestand, dat gestaag groter wordt, wordt meer informatie geprint dan ooit.

We beheren het volledige printerpark van de klant – op afstand. We verzorgen voor de klant oplossingen voor SecurePrinting, Follow-me-Printing en innovatieve scanoplossingen, en we digitaliseren met onze klanten de offsetdruk. Wat we zien, is een sterke vervlechting met het digitale bedrijfsleven.

We hebben in Nederland en België een zeer goed klantenbestand, waarop we kunnen voortbouwen. Konica Minolta staat bekend als een zeer ervaren en gewaardeerde zakenpartner omdat we erin zijn geslaagd om een goede reputatie op te bouwen met de kwaliteit van onze service. Iedereen die ooit IT-projecten heeft geïmplementeerd, weet dat het daarbij vooral gaat om kwaliteit, samenwerking en natuurlijk innovatie. Daarbij zijn de personen die hierbij actief zijn, veel belangrijker dan het eigenlijke product.”

Er wordt al een eeuwigheid over het papierloze kantoor gepraat. Vanuit die optiek: hoever zijn we in Nederland opgeschoten en hoe zinvol is dat doel eigenlijk?
“Ik geloof dat het papierloze kantoor, een uitdrukking die al meer dan tien jaar of nog langer als een spook door de ITwereld rondwaart, tot in het absurde is gebruikt. Er zijn nog nooit zoveel documenten geweest als tegenwoordig. Elke keer dat we een homepage openen, is dat te vergelijken met de pagina van een tijdschrift, elke e-mail was vroeger een gesprek of memorandum. Ik ben ervan overtuigd dat er landen zijn waar de digitalisering van processen verder gevorderd is dan in Nederland.

Er zijn initiatieven, bijvoorbeeld in de Scandinavische landen, om bij de overheid helemaal geen afgedrukte informatie meer te gebruiken om zo meer druk uit te oefenen om processen te digitaliseren. Deze trend zet zich ook door naar Nederland waar de overheid er bijvoorbeeld naar streeft om in 2017 alle communicatie met de burgers en bedrijven digitaal te laten plaatsvinden. In heel deze digitale transformatie zullen begrippen als efficiency, consistentie en privacy, en technologische ontwikkelingen zoals big data, blockchain en cloud een belangrijke rol gaan spelen.

Er zijn nog nooit zoveel documenten geweest als tegenwoordig

Erg vaak is het printen van een document alleen noodzakelijk als het proces niet volledig is gedigitaliseerd. Mensen drukken wat af, geven het aan een collega, die er op zijn beurt informatie aan ontleent en deze verder verwerkt. Een mooi voorbeeld daarvan is het factuurgoedkeuringsproces dat vandaag in veel organisaties nog deels digitaal en deels op papier wordt doorlopen. Het is daarom hoog tijd om dergelijke werkwijzen uit te bannen. Maar het komt nog steeds voor – en dat zal altijd wel zo blijven. Geïntegreerde workflows daarentegen bevorderen in grote mate de productiviteit en de tevredenheid van werknemers.”

Welke onderwerpen houden je klanten momenteel het meeste bezig?
“We hebben een breed klantenbestand, van zeer groot tot zeer klein. Dit resulteert in een evenredig aantal thema’s. Bij heel grote klanten praten we over complete printerparkoplossingen, en zelfs over de integratie van producten van derden in onze diensten en activa. Binnen dit spectrum spreken we met veel klanten over de vervanging van offsetdruk, over oplossingen op het gebied van documentverwerking, IT-beveiliging en outsourcing.”

“We hebben eigen producten waarmee de klant niet alleen de printserver, maar zelfs zijn volledige serverplatform op afstand kan beheren. Een breed aanbod van mogelijkheden dus, en een groeiende belangstelling om ons ook op het gebied van digitalisering als partner te beschouwen. Wat ons daarvoor kwalificeert: we beschikken over een klantenkring die al jaren voor ons kiest en de daaruit voortvloeiende expertise. In de markt groeit de vraag naar een dergelijke expertise en betrouwbare samenwerkingsverbanden.”

Is er sprake van een trend als het gaat om het leveren van diensten?
“Er is inderdaad sprake van een zeer sterke trend in de richting van diensten. Er is binnen de hardwaredivisie sprake van een prijserosie die in de dienstendivisie achterwege blijft. We verkopen weliswaar meer printers dan ooit. Maar doordat het aandeel van de diensten buitenproportioneel toeneemt en de hardware onderhevig is aan een zekere prijserosie, neemt het aandeel van de hardware in de omzet af. Maar we zijn een producent en we zijn bezig met de ontwikkeling van hoogtechnologische hardware, die duidelijk tot meer productiviteit zal leiden, waarbij het printen misschien wel naar de achtergrond verdwijnt. Dan treedt mogelijk weer een verschuiving naar de hardware op. Ik ken de productpipeline en ben daarom zeer optimistisch. In onze hardwaretak gebeurt van alles. Maar altijd in combinatie met IT-diensten en managed services.”

Welke criteria maken het onderwerp OPS voor een klant interessant?
“Aangezien printen voor de meeste van onze klanten niet meer dan een secundair proces is – met uitzondering van de aanbieders van commercieel drukwerk, voor wie printen hun belangrijkste inkomstenbron en kernactiviteit is – gaat het erom dit secundaire proces zo goedkoop, maar ook zo eenvoudig mogelijk te maken. Het gaat evenzeer om de consolidatie van het printerpark als om het beheer ervan. IT-afdelingen hebben al genoeg aan hun hoofd en willen zich niet met het printerpark bezighouden.

Veel van onze klanten hebben geconstateerd dat zij erin slaagden om dankzij de Optimised Print Services-aanpak 20 tot 25% op hun totale printkosten te besparen, inclusief proceskosten, financieringskosten en consultancy. In de afgelopen jaren was er sprake van een groot rationalisatiepotentieel, dat op dit moment afvlakt. Elk rationalisatiepotentieel is op termijn uitgewerkt. Maar ik kan alle bedrijven die nog geen OPS-project hebben geïmplementeerd dezelfde besparingen beloven.”

Xavier Biermez is managing director bij IT Services Provider Konica Minolta Business Solutions Nederland en België.

Redactie
Dit is het vaste redactieaccount van IT Executive. Hierachter gaan meerdere redacteuren schuil. Je bereikt ons op redactie[at]it-executive.nl.