Waarom wil het maar niet vlotten met de IT in het overheidsdomein? Verklaringen te over, maar wanorde in regelgeving, werkwijze, verantwoordelijkheden en de daaruit volgende onmogelijke missie waar organisaties voor staan, zijn de schuldigen, schrijven Arnoud van Gemeren, Mels Dees, Hotze Zijlstra en Daan Rijsenbrij.

De zo vaak genoemde IT-verkrotting is hoofdzakelijk een symptoom. Zolang deze bij de overheid uitsluitend als een IT-probleem wordt gezien, zal zij niet worden opgelost. Bestuurlijke en organisatorische structuren zijn bij de overheid vaak onnodig complex. Complexe belangenstelsels uit achterliggende politieke, beleidsmatige en maatschappelijke vraagstukken maken dat een factor erger.

Tegen de tijd dat uit de businessvraagstelling een overheids-IT-project is gedestilleerd, zijn daarin al zoveel bewuste en onbewuste keuzes gemaakt dat het concreet wordende IT-deel nog maar moeizaam kan slagen.

Opdrachtmanagement

Voor elke IT-intensieve businessverandering in een moderne digitale organisatie is een sterk driemanschap nodig:

  1. Een gedreven lead uit de ‘business’, met mandaat, autoriteit en duidelijk inzicht in het onderwerp en een visie waarheen de business zich hoort te ontwikkelen.
  2. Een lead architect, die weet hoe bedrijfsinformatieprocessen, organisatie en IT-landschap verweven zijn en welk van de drie wanneer leidend is; met voldoende autoriteit om sturing te geven.
  3. Een sterke projectleider, die zowel het proces als de financiën bewaakt.

Dit inzicht is nog nauwelijks geland bij de overheid. Het is trouwens raadzaam om bovengenoemd drietal te verbinden aan het project voor de volledige looptijd. Pas dan krijg je echte verantwoording en echte (ver)binding.

Digitale architectuur

De gewenste digitale situatie voor burgers, bedrijfsleven en de ambtenaren (zowel op de korte als lange termijn) hoort bij de overheid het uitgangspunt te zijn voor haar architectuur. De huidige Nederlandse overheid is echter niet ontworpen om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken. Wel om zo goed mogelijk verantwoording af te kunnen leggen. Dit verklaart tevens de veelheid van opdrachten aan de Algemene Rekenkamer.

Over architectuur wordt helaas binnen de overheid veel te weinig gesproken, omdat het publicitair veel eenvoudiger is te spreken over mislukte IT-projecten of te hoge kosten. Wellicht moet er bij architecten meer aandacht komen om hun ideeën onder woorden te brengen die de inhoud en urgentie zichtbaar en aantrekkelijk maakt voor bestuurders en eindverantwoordelijken.

Projectmanagement

Nog onvoldoende wordt bij de overheid begrepen dat IT-projecten en ook IT-programma’s wezenlijk andersoortige bestuursconcepten zijn, naast de bestaande lijnorganisatie. Zij dienen elkaar te versterken en niet tegen te werken. Bij opdrachtverstrekking dienen projecten en programma’s een stuk autonome ‘macht’ te krijgen. De juiste balans tussen verantwoordelijkheden en bevoegdheden is immers randvoorwaardelijk om doelen te kunnen realiseren.

Als de top van een organisatie zich concentreert op de staande organisatie en de verandering delegeert, zullen de projecten en programma’s altijd gedoemd zijn te falen. De top zal zich persoonlijk moeten committeren.

Systeemontwikkeling

IT is uiterst cruciaal voor de gehele overheid. Het gezamenlijk budget is enorm groot. Het is daarom onacceptabel dat de overheid er niet in slaagt om lijn te krijgen in haar IT. Veel van de uitdagingen bij de overheid zijn trouwens al opgelost in het bedrijfsleven. Overheid: leer van hun oplossingen en verval niet te snel in het ‘not invented here’-syndroom!

De meeste architecturen bij de overheid zijn ouderwets, te introvert en worden te technisch geëtaleerd. Niet de ambtenaar hoort centraal te staan bij een bruikbare architectuur, maar de burger en het bedrijfsleven. De overheid is er immers voor burgers en bedrijfsleven, niet andersom.

IT-kennis

De overheid heeft onvoldoende kennis in huis om grote en risicovolle IT-projecten te sturen. De overheid dient minimaal super goede projectmanagers, architecten, technologen en ontwikkeladviseurs op de eigen loonlijst te hebben staan om baas in eigen huis te blijven. Bij zoiets vitaals als je IT mag je niet afhankelijk zijn van derden. Er zijn trouwens bij de overheid op dit moment redelijk wat vakbekwame IT’ers, alleen de aansturing en enthousiasmering is soms nogal zwak.

Er is een fris, nieuw elan nodig in de IT-community van de overheid, waardoor gemotiveerde medewerkers zien dat hierdoor hun carrièrekansen enorm zullen toenemen.

Etalering

Laat de belastingbetalers zien wat er met hun geld gebeurt. Analoog, maar dan in de digitale wereld, aan wat RWS doet met de aanleg en renovatie van belangrijke wegen: zet borden neer waarop staat wie de opdrachtgever is, wie de architect en wie de onderaannemers. Dan kan, als het uit de hand loopt, de belastingbetaler zien wie schuldig zijn aan de geldverspilling. Dit lijkt wellicht op een digitale schandpaal, maar de betrokkenen IT’ers zullen minder geneigd zijn om onvoorzichtig om te gaan met andermans geld.


Over dit stuk

Dit is een korte voorbeschouwing van een opiniestuk door de IT-journalisten Arnoud van Gemeren, Mels Dees en Hotze Zijlstra in samenwerking met Daan Rijsenbrij (architectuur-auditor) dat in het CIO magazine van november zal verschijnen.

Het stuk is gebaseerd op in mei en juni 2018 gehouden digitale brainstormsessies over de IT-situatie bij de overheid op sociale media: Blogit.nl en twee LinkedIn pagina’s: hier en hier.

Voorts wordt op CIODAY (27 november 2018) een fysieke brainstormsessie georganiseerd tussen CIO’s uit de overheid en CIO’s uit de private sector. Heb je interesse? Meld je aan!

2 REACTIES

  1. Goed herkenbaar verhaal. Ik vind het zo zonde van het geld, maar ook sneu voor de overheid dat haar IT projecten steeds falen, en vervelend voor burgers dat die nog zoveel bureaucratie en zo weinig self-service ervaren.

    In mijn eigen organisatie wordt het gehele A/B/C level management tegenwoordig aangesteld voor commitment gedurende de gehele transformatie, niet om na 3 of 4 jaar al weer weg te gaan. Dus ja, langer dan een regeerperiode. Dat geldt ook voor de projectleiders (road managers / IT integrators) en architecten. En hoewel externe managers, projectleiders en architecten niet verboden zijn, komen die in de praktijk nauwelijks voor.

    Wat ik nog zou willen toevoegen aan het verhaal, is dat een transformatie Agile kan verlopen. Zodat je je burgers beetje bij beetje meer kan bieden ipv. alles tegelijk na jaren van inspanning waarin de wereld alweer veranderd is. Waarbij overigens wel weer Agile rituelen horen zoals sprintplanning/demo/retro’s, en het schrijven van user stories, features en epics ipv. requirements.

    Ook is er een stevig fundament voor Agile nodig in de vorm van(1) een platte BusDevOps organisatie met een purpose, mandaat en klantfocus, (2) backlog management tool, (3) langetermijn- en afgeleide kortetermijn IT architectuur + roadmap, (4) on-demand IaaS/PaaS/SaaS/DBaaS, (5) CIaaS en CDaaS toolkit, en (6) Risk & Security standaards.

    ‘Change is the only constant’, ‘Think big, act small’ en ‘Citizen centricity’ zouden de motto’s van de overheid moeten zijn. Dat duidt er ook op, dat er niet meer persé zoiets is als projecten; vele changes kunnen elkaar snel opvolgen. Je hoeft dan ook niet meer te spreken over een lijn- en projectorganisatie; dat kan dezelfde organisatie zijn. Daar zit een afweging in, bv. wil je bimodal IT toepassen of niet. In mijn organisatie worden obv. lessons learnt wel weer high-level deadlines opgelegd voor over bv. 6 maanden, 1 jaar of 2 jaar, maar er zijn geen aparte projectteams of change- vs. run-teams meer. Het woord Project of Programma bestaat evenzeer niet meer.

    Als je er voor het gemak van uitgaat dat de digitale transformatie van een organisatie 10 jaar kost, en we tegen 2025 voornamelijk digital natives hebben die denken dat papier en bellen dingen zijn uit de middeleeuwen, die soms zelf apps bouwen als een hobby, en die allemaal een mobile devices hebben waar hun digitale leven aan ophangt, dan moet je nu gestart zijn met je transformatie. Met een mobile-first strategie, want ook de PC en laptop raken achterhaald.

    Laat politici politiek bedrijven, maar beschouw de overheid als een bedrijf en stel daadkrachtige managers, architecten en projectleiders aan met een moderne IT visie en commitment!

  2. Goed verhaal ! Toch vreemd dat IT bij de overheid een hoofdpijndossier blijft.
    Gezien het feit dat er op de meeste conferenties, seminars of andere ‘kennis bijeenkomsten’ waar de nieuwste trends, methodes en ontwikkelingen op het gebied van IT / Digital altijd wel IT-ers van de overheid aanwezig zijn, zou dit toch wel moeten bijdragen aan een positieve verandering en/of mindset.
    Vreemd dat dit dus toch niet (altijd) gebeurd …

    De overheid kan veel leren van ‘het bedrijfsleven’ op dit vlak, dus ik zou willen zeggen ‘reach out and learn’ !

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Laat alsjeblieft een reactie achter!
Laat hier je naam achter