Agile werken is hot. Vooral in Nederland. Het leidde niet alleen tot een flinke opschudding van veel IT-afdelingen, maar ook tot introductie van technologie vanuit hippe bureaus die snel iets opleveren voor nieuwe initiatieven van organisatieonderdelen. Hoe worden synergie-effecten geborgd in deze mooie initiatieven? Dit artikel gaat in op de wijze van sturing die is toe te passen om ict-investeringen doeltreffend te doen en synergievoordelen te realiseren.

Veel organisaties schaffen momenteel nieuwe technologie aan. Om te innoveren, moderniseren of efficiënter en effectiever bedrijfsmiddelen in te zetten. Ook komt veel technologie ongemerkt mee met ingehuurde, technische specialisten. Daarnaast wordt informatietechnologie steeds meer als een infrastructuur gezien onder invloed van trends als clouddiensten, die zonder al te veel moeite opgeschaald kunnen worden.

Dat de praktijk weerbarstiger is zal niet verbazen. Veelal onder geld- en tijdsdruk werden oplossingen geïmplementeerd die vooral op korte termijn tot zichtbare resultaten leidden en niet de gewenste flexibiliteit, schaalbaarheid en hergebruik opleverden.

Dit is in het agile-tijdperk niet anders! Ook (of juist) agile organisaties worden vooral aangestuurd op snelle resultaten die direct toegevoegde waarde leveren voor bepaalde organisatieonderdelen. Vaak zonder te kijken naar kwalitatieve aspecten zoals schaalbaarheid voor realisatie van synergievoordelen voor de hele organisatie.

Door wie laat de CIO zich adviseren bij beslissingen over inzet van informatietechnologie? Door een technisch specialist of iemand die de eisen van de organisatie weet te vertalen naar toekomstvaste oplossingen? En hoe zorgt de CIO dan voor de kwalitatieve aspecten, zoals schaalbaarheid, robuustheid, flexibiliteit en dergelijke?

Inrichting architecturen

De eerste stappen in de goede richting worden niet alleen gezet door aanschaf van goede technologie. Het gaat vooral ook om een goede inrichting van applicatie-architecturen. Die moeten passen in een concrete visie op de inzet van de specifieke informatietechnologie. Bijvoorbeeld in de vorm van een roadmap over hoe deze technologie in de nabije toekomst en op de lange termijn kan bijdragen aan de organisatiedoelen.

Zo’n roadmap kan vanuit een helder beeld op de huidige situatie en het einddoel de stappen naar dat doel beschrijven. Zo kunnen investeringen beoordeeld worden, applicatieportfolio’s ingericht en de inzet van nieuwe technologie bepaald worden; alles met het oog op schaalbaarheid, herbruikbaarheid, flexibiliteit en onderhoudbaarheid, tegen acceptabele kosten.

Roadmap

Starten met een roadmap begint bij het concreet in kaart brengen van de actuele situatie in combinatie met bijbehorende rationalisatie. Dat zorgt immers voor een goed inzicht, vereenvoudiging van het IT-landschap met minder afhankelijkheden, dataduplicatie, relaties en afhankelijkheden tussen applicaties en data en bijbehorend onderhoud, waardoor lagere onderhoudskosten en een kortere time-to-market van wijzigingen en impactanalyses kan worden gerealiseerd.

Het is aan te raden de eigen (enterprise-)architecten in een vroeg stadium de samenwerking met de technische specialisten te laten zoeken, voor die technologie die concurrentievoordeel moet opleveren of die binnenkort vervangen wordt.

Aandachtspunten

Ervaringen met het implementeren van ict-infrastructuren hebben ons geleerd dat nieuwe informatietechnologie succesvol is als ze verschillende vormen van gebruik kan ondersteunen en stabiel genoeg is om een bestendige voorziening te kunnen zijn. Om dit te realiseren zijn (liefst geautomatiseerde) procedures nodig en helpt het als documentatie actueel is – iets wat niet vanzelfsprekend is in de agile-wereld.

Nieuwe IT is succesvol als ze verschillende vormen van gebruik kan ondersteunen

Ook is een breed draagvlak nodig voor acceptatie in de organisatie, zodat veel afdelingen gebruik willen maken van de voorziening en die als onmisbaar voor de bedrijfsvoering zien. Door het toepassen van standaardisatie en het vermijden van technologie of leverancierspecifieke formaten van data of interfaces komen meervoudig gebruik en wendbaarheid binnen bereik en worden toepassingen beter schaalbaar en beheersbaar.

Organisatiekosten

Om hoge organisatiekosten tegen te gaan is het nodig dat regels bij het doorvoeren van wijzigingen worden geminimaliseerd en servicemanagement goed is ingericht, zodat gebruikers goed bediend worden, procedures kort, snel en geautomatiseerd zijn en afstemming rond applicaties efficiënt georganiseerd is.

Rol van de architect

Daarnaast is invulling van de rol van project- c.q. solutionarchitect onontbeerlijk om te sturen op realisatie van genoemde voordelen en kwaliteitskenmerken in projecten, met focus op hergebruik van faciliteiten en sturing op kwaliteit. Verder hoort deze architect te zorgen dat risico’s, impact en kosten van ontwerpbeslissingen inzichtelijk zijn, zodat beslissingen ook geïnformeerde beslissingen zijn.

Conclusie

Borging van synergie-effecten in investeringen is te bereiken door het opstellen van concrete roadmaps voor ict-ontwikkelgebieden van de organisatie. Daarbij werken enterprise-architecten en technisch specialisten nauw samen. Organisaties die inzicht hebben in de hierboven beschreven succesfactoren en de architectuurfuncties goed invullen, maken de juiste keuzes bij de introductie van technologie.


Synergie

Synergie-effecten kunnen direct (zoals bij netwerkeffecten) dan wel indirect zijn. Indirecte synergie ontstaat door het goedkoper beschikken over bijvoorbeeld schaarse specialistische kennis. Netwerkeffecten ontstaan door het grote aantal gebruikers dat van een infrastructurele voorziening gebruikmaakt, wat ertoe leidt dat kosten op organisatieniveau dalen. Het realiseren van gedeelde voorzieningen gaat wel ten koste van individuele beschikkingsmacht over lokale voorzieningen, met de strategische voordelen die lokale of afdelingsmanagers daarvan hebben.

René van Wolferen is sinds 2013 voorzitter van het Genootschap voor Informatie Architecten (GIA), de onafhankelijke vereniging voor architecten en informatiemanagement-professionals in Nederland. Tevens is René werkzaam als enterprise-architect bij CGI.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Laat alsjeblieft een reactie achter!
Laat hier je naam achter