De gemeente Haarlemmermeer heeft hoge ambities op digitaal vlak en de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Bij het opstellen van de visie voor deze aspiraties bleek een grote afstand tussen willen en kunnen. Er was weinig inzicht in de aanwezigheid, het gebruik en de onderlinge samenhang van applicaties. De gemeente stapte over naar een oplossing die het applicatielandschap in kaart brengt en bespaarde zo kosten omdat ruim honderd applicaties overbodig bleken.

Met zo’n 145.000 inwoners, duizend ambtenaren en een gemeentelijke herindeling tussen Haarlemmermeer en Spaarnwoude in het vooruitzicht, startte de gemeente met het project Beheer op Orde. Een project dat ervoor zorgt dat Haarlemmermeer op IT-technisch niveau transformeert naar een moderne gemeente en inzet op innovatieve dienstverlening. Via een portaal kunnen inwoners digitaal contact zoeken. Het succes van Beheer op Orde vraagt wel om een goede registratie van applicaties.

Geen dynamiek

Ofschoon de gemeente bijhield welke applicaties werden aangeschaft, bevond deze informatie zich in een tool die enkel toegankelijk en begrijpelijk was voor technisch beheerders, informatie- en applicatie-architecten. Daarnaast kon de informatie in die informatie-verschaffende tool niet automatisch actueel worden gehouden waardoor dynamiek ontbrak.

Beheerders die allang uit dienst waren bleven aan applicaties gekoppeld en het ontbrak aan inzicht in de onderlinge relatie tussen de applicaties. Zo bleven de consequenties van een wijziging die moest worden doorgevoerd onduidelijk en kwamen regelmatig verstoringen voor na het doorvoeren van een wijziging.

BlueDolphin

Gemeente Haarlemmermeer kwam in contact met ValueBlue, ontwikkelaar van BlueDolphin, een oplossing die het applicatielandschap en alle afhankelijkheden en relaties van applicaties op een dynamische, organische en begrijpelijke manier in kaart brengt. 

Sinds de implementatie en inrichting maken ruim veertig medewerkers binnen Haarlemmermeer gebruik van de in BlueDolphin opgeslagen kennis en worden kosten bespaard doordat de licenties van ongebruikte applicaties met overlappende functionaliteit kan worden opgezegd. Bovendien is nu vooraf duidelijk welke effecten een wijziging op de rest van het landschap heeft. Zo verloopt het traject richting de geplande herindeling eenvoudiger en voorspelbaar.

“Tot een paar jaar geleden werd de informatie over applicaties door een enkeling geregistreerd in verschillende systemen, zegt Jan ten Kate, informatie- en applicatie-architect bij de gemeente. “De informatie was incompleet, niet up-to-date en stond los van elkaar. Dit terwijl we die gegevens hard nodig hadden voor de herindeling en het burgerportaal. We waren op zoek naar eenvoud en gebruiksvriendelijkheid. BlueDolphin bood perspectief en bleek maandelijks opzegbaar. We konden ons er geen buil aan vallen.

Inmiddels willen we niet meer zonder. We zeiden er ja tegen om ons applicatielandschap administratief goed vast te leggen, maar de tool heeft veel meer in huis. We hebben het applicatielandschap gerationaliseerd van 350 naar 225 applicaties, inmiddels gebruiken zo’n veertig tot vijftig collega’s de tool en we zien wat er op de ene plek gebeurt als we op een andere plek ergens aan draaien. We hebben inzicht in de waarde van iedere applicatie.”

Vervangingskalender

Erik Verhagen, clustermanager Info+ bij de gemeente, voegt toe: “Toen Jan startte met de registratie in BlueDolphin zag ik direct welke waarde de tool toevoegt. Vlak na de implementatie werd ik clustermanager van Info+ en wilde ik orde creëren op organisatorisch en IT-technisch niveau om te transformeren naar de digitale en innovatieve gemeente die we willen zijn. Het creëren van deze orde vraagt om een goede registratie van applicaties.

BlueDolphin zorgt ervoor dat we zicht hebben op de afloop van contracten en beschikken over een overzichtelijke vervangingskalender. We toetsen inhoudelijk of een applicatie nog voldoet aan de gewenste functionaliteit en architectuur-eisen. Door die inhoudelijke ranking is ook te bepalen welke zaken we het eerst aanpakken. We blijven in staat om de verdere digitalisering van onze gemeente optimaal te faciliteren. We besparen kosten door een afname van het aantal applicaties, houden de oplossing eenvoudig actueel en hebben een gecontroleerd veranderingsproces omdat we direct zien welke de onderlinge relaties er zijn en waar de risico’s zich bevinden.”


Applicatielandschap overzichtelijk voor iedereen

“De tool BlueDolphin is ontstaan uit een probleem waar wij als enterprise architecten bij klanten tegenaan liepen” zegt Wilko Visser, directeur van ValueBlue. “Er zijn architectuurtools die het landschap van omvangrijke organisaties in kaart brengen, maar die zijn complex en gericht op architecten.

Jan ten Kate vertelde dat de gemeente Haarlemmermeer een tool had die enkel door de architecten werd gebruikt en geïnterpreteerd. Dit terwijl steeds meer medewerkers betrokken raken bij IT. Deze medewerkers hebben vaak geen idee hoeveel applicaties er zijn en op welke servers die draaien. Hoe acteer je dan op het moment dat je wilt veranderen of zodra er iets wijzigt? Tachtig procent van de verstoringen in het IT-landschap wordt namelijk veroorzaakt door een wijziging, zo blijkt uit onderzoek van Gartner.

Daarom ontwikkelden we BlueDolphin. Ons SaaS-platform maakt het organisatielandschap toegankelijk voor iedereen. Er wordt geautomatiseerd vastgelegd welke applicaties er zijn, wat die applicaties doen en welke functies en processen ze ondersteunen. Met BlueDolphin maak je visualisaties met variabelen als kosten, aantal gebruikers en gebruikte technologie, waardoor je onderbouwt welke applicaties kunnen worden gesaneerd en welke financiële en operationele voordelen dat oplevert.

Daarnaast hebben we een zelflerende component ingebouwd zodat de kennis van de ene klant kan worden hergebruikt bij de andere klant. Tenminste, als ze daar toestemming voor geven. Het werkt vooral goed bij homogene klanten als gemeenten en ziekenhuizen, gezien de applicaties daar vrij universeel zijn. Dat zorgt voor een nog snellere implementatie en invoer van informatie.”

Sven Nauta, consultant bij ValueBlue: “Ik heb BlueDolphin bij de gemeente Haarlemmermeer geïmplementeerd. Binnen een halve dag konden we de oude tool overzetten en de witte vlekken in het landschap opvullen. We maakten koppelingen met bestaande bronnen als TopDesk en SCCM, zodat onze oplossing automatisch gevoed blijft. We ontdekten welke zaken overbodig waren of een zelfde functionaliteit hadden.

Vervolgens maakten meer medewerkers kennis met BlueDolphin en werd vaarwel gezegd tegen individuele Excel-lijsten. De verschillende ‘waarheden’ werden ontsloten en we kwamen uit op één waarheid. Dat zorgt er nu voor dat een willekeurige medewerker naar BlueDolphin kijkt en ziet wat een applicatie doet en wat het hem of haar oplevert. Dat haal je niet uit een statische spreadsheet. Iedereen heeft informatie voor handen die up-to-date blijft dankzij de koppeling met andere systemen.

Nu ben ik een keer per maand bij gemeente Haarlemmermeer om van gedachten te wisselen over wat er speelt op het gebied van applicaties, de herindeling en om zaken mogelijk slimmer in te richten. In 2019 gaan Haarlemmermeer en Spaarnwoude, met elk hun eigen applicatielandschap, verder als één gemeente. BlueDolpin speelt een grote rol in het goed laten verlopen van die IT-fusie.”

ValueBlue
ValueBlue geeft grip op de IT dienstverlening om bedrijfsvoering te verbeteren. In een open cultuur werkt ons bevlogen team samen aan één doel: zorgen dat onze klanten inzicht krijgen in de samenhang en de vereenvoudiging van het IT landschap. We willen organisaties inzicht geven, vooruit laten kijken en een grote bijdrage leveren aan optimale bedrijfsvoering. Daarom werken we samen. Met succes.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Laat alsjeblieft een reactie achter!
Laat hier je naam achter