Gaan outsourcing en innovatie samen?

Het draait niet alleen om de bottom-line

0

Het is een veelgehoorde klacht bij outsourcingscontracten: innovatie wordt er niet gemakkelijker op, eerder moeilijker. “Eerst hadden we onze handen vrij voor innovatie op IT-gebied en het vernieuwen van businessmodellen. Maar sinds we aan een contract gebonden zijn met de supplier waaraan we onze IT hebben uitbesteed, is dat een stuk lastiger.” Deze opmerking geeft het overheersende gevoel weer. Het is een herkenbaar probleem in veel bedrijven.

Het contract met de outsourcingspartner is daarbij niet ingegeven door doelstellingen op innovatiegebied, maar vooral door de wens om kosten te reduceren bij grotere volumes. Daarbij wordt nadrukkelijk naar prijs gekeken als criterium voor de keuze van de partner. Begrijpelijk, maar bij innovatie werkt dat niet.

Het doel is niet kosten besparen – al moet ook innovatie uiteindelijk kostenefficiënt blijven. Innovatie vergt juist investeringen en gaat bovendien in eerste instantie niet om grote volumes. Hoe voorkom je dat outsourcing negatief uitpakt voor innovatie? Door het slim aan te pakken kan outsourcing juist een flinke stimulans geven aan innovatie. Een paar tips.

Top-line

De eerste stap op weg naar outsourcing die innovatie wél de wind in de zeilen geeft, begint al voordat partijen worden uitgenodigd om mee te doen aan de tender. De projectorganisatie aan de kant van het uitbestedende bedrijf wordt vaak traditioneel ingericht met mensen die vooral een inkoopachtergrond hebben.

Daarnaast worden juristen en andere professionals betrokken, van binnen of van buiten. In het document dat wordt opgesteld als briefing aan potentiële outsourcingspartners wordt de nadruk gelegd op de kostenreductie die het bedrijf met de uitbesteding wil bereiken. KPI’s waaraan men denkt, hebben daar vooral betrekking op. Bijvoorbeeld: reductie van de total cost of ownership met x procent.

Valse start

Als de uitbestedende partij op deze manier het outsourcingstraject start, is er vanuit het oogpunt van innovatie in feite al een valse start gemaakt die in de loop van het traject moeilijk ongedaan kan worden gemaakt. Men heeft het traject namelijk alleen opgezet met bottom-linedoelstellingen voor ogen.

Wie niet alleen aan de bottom-line denkt, maar ook aan de top-line, komt vrijwel automatisch bij innovatie uit als een cruciaal onderwerp dat in het contract afgedekt moet worden. Kenmerkende vragen zijn dan bijvoorbeeld: wat willen we bereiken in termen van groei? Hoe gaan we dit in het contract stimuleren? Hoe kunnen we zowel de meer fundamentele doorbraakinnovatie verbeteren als incrementele innovatie bij application-development?

Dit vergt aan de kant van de opdrachtgever wel een andere projectorganisatie, een andere mindset en een bredere set aan doelstellingen dan een traditioneel, door inkopers en juristen gedomineerd proces. Deze laatstgenoemde functionarissen blijven belangrijk, maar ze moeten wel gezelschap krijgen van mensen die veel meer op de top-line gericht zijn.

Co-innovatie

Een andere belangrijke manier om innovatie in outsourcing succesvoller te maken, is het stimuleren van gezamenlijk innoveren. Veel outsourcingsrelaties zijn nog altijd traditionele klant-leverancierrelaties, waarbij de contractpartij gedurende een afgesproken periode diensten aan de klant levert. Zo’n traditionele positionering is eveneens een belemmering bij innovatie.

Over co-innovatie kun je van tevoren duidelijke afspraken maken. Het contract moet daar dan de mogelijkheid en flexibiliteit voor bieden. Dit tendeert veel meer naar een peer-to-peerrelatie dan naar een hiërarchische klant-leverancierrelatie. Ook hierover kunnen duidelijke afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld over het vervolggebruik van innovatieve toepassingen en hoe je de intellectuele eigendommen regelt. Ook gezamenlijke faciliteiten, platforms of marktinitiatieven behoren tot de mogelijkheden. Maar je moet deze opties wel van tevoren bespreken en contractueel vastleggen.

“Derde partijen kunnen de outsourcingsrelatie innovatief en sprankelend houden”

Innoveren met derden

De zogenoemde ‘gig economy’ wordt steeds belangrijker. Daarin maken bedrijven slimme keuzes over met wie ze bij welke initiatieven samenwerken, ook als dat specialisten of startups zijn die heel anders (of veel minder) georganiseerd zijn. Hierdoor worden de grenzen tussen organisaties steeds vager. Partijen werken vaker in ecosystemen. Dit geldt zeker voor innovatie.

Zowel op IT-gebied als in breder verband is het verstandig om bij innovatie slimme keuzes te maken over met welke partners samen te werken. Dit zijn nooit standaardkeuzes. Bij het ene onderwerp biedt partij A de meeste toegevoegde waarde, bij een ander thema partij B.

Ook op dit gebied vormen nogal wat outsourcingscontracten een obstakel. De samenwerking wordt exclusief aan de outsourcingspartij voorbehouden. Toch is het vaak in het belang van zowel de opdrachtgever als de outsourcingspartner om samen slimme keuzes te maken over de inbreng van expertise van derden. Bij innovatie zijn creativiteit en originele ideeën essentieel. Het gebruikmaken van de inzichten en ervaring van derden kan de outsourcingsrelatie innovatief en sprankelend houden.

Mensenwerk

Voor succesvolle innovatie is het dus essentieel om ook vanuit de top-line en niet alleen de bottom-line te denken. Ook het openen van mogelijkheden voor co-innovatie en inschakelen van derden die specifieke expertise en invalshoeken inbrengen is belangrijk.

Maar toch blijft het allemaal mensenwerk. Juist bij innovatie is de menselijke factor van groot belang. De vraag hoe het uitbestedende bedrijf en de outsourcingspartner met elkaar willen werken en wat goed partnership voor hen inhoudt, zien we al steeds vaker als belangrijke onderwerpen op de agenda verschijnen. Soms is er nog een discrepantie tussen hoe de bedrijfstop over partnership denkt in termen van gezamenlijk toegevoegde waarde creëren (‘win-win’), en de praktijk waarin onderhandelingen sterk transactioneel gericht zijn (‘win-lose’).

Vertrouwen

Hoe dan ook, bedrijven hechten gemiddeld meer belang aan de werkrelatie en de onderlinge vertrouwensband die ten grondslag ligt aan partnering in outsourcing. Voor innovatie is het essentieel deze werkrelatie en de onderliggende principes expliciet te maken en overeen te komen. Juist bij innovatie speelt vertrouwen een cruciale rol. Bijvoorbeeld het vertrouwen dat gezamenlijk tot stand gebrachte innovatie daadwerkelijk in het belang van beide partijen zal zijn. Win-win in plaats van win-lose. Daarin moeten beide partijen van tevoren al tijd en energie steken.

Bij het opstellen van KPI’s is het daarom raadzaam niet alleen een KPI op te nemen voor de mate waarin innovatie succesvol is, maar ook voor de wijze waarop die samenwerking zich ontwikkelt. Vanzelfsprekend bezien vanuit de belangrijke stakeholders bij beide partijen.