Hoewel veel bedrijven van een papierloos kantoor dromen, wordt de digitaliseringsslag vaak gestaakt op het moment dat het aankomt op contracten. De technische en juridische frameworks van elektronische handtekeningen zijn al lange tijd bekend. Wat is dan de reden dat we het potentieel van digitaal contractmanagement niet volledig benutten?

Elektronische ondertekening en uitwisseling van contractdocumenten versnellen procedures, verhogen de productiviteit en zorgen voor betrouwbare en veiligere processen. Niettemin aarzelen veel bedrijven om digitalisering van contractaangelegenheden door te voeren. Onderzoek van IDC1 wees uit dat 80 procent van de bedrijven wereldwijd nog steeds afhankelijk is van papieren werkstromen.

Het papierloze kantoor is al tot leven gekomen in de gedachten van Nederlandse entrepreneurs, maar velen voeren de implementatie nog niet goed uit. De voordelen van softwaregebaseerd management van zakelijke documenten liggen voor de hand. Het digitaal verwerken van contracten vereenvoudigt communicatie met en tussen alle partijen die betrokken zijn in een proces. Dat gehele proces wordt transparanter en efficiënter omdat alles sneller heen en weer verzonden kan worden en beter te overzien is.

Printje

Het potentieel is er dus, maar de implementatie gaat langzaam. Ongeveer de helft van alle documenten bestaat nog steeds op papier. Wanneer je een contract mailt, weet je eigenlijk al wat er gebeurt nadat je op ‘verzenden’ hebt geklikt. De e-mail wordt ontvangen, de bijlage wordt gedownload en opgeslagen, uitgeprint, nagekeken, getekend, ingescand, opgeslagen en weer teruggemaild. Je moet je voorstellen dat dit bij elke ontvanger opnieuw gebeurt. Het digitale proces wordt onderbroken en de droom van een papierloos kantoor is verstoord.

Het verstoren van het digitale proces is tegenwoordig niet nodig. Moderne technische applicaties, zoals e-signingtechnologie, ondersteunen het gehele proces. Van het opstellen van het contract tot het archiveren ervan. Iedereen die in de inkoop werkt en verantwoordelijk is voor leveranciersvoorwaarden, is bekend met de complexiteit van contractprocessen en zou het betreuren dat het potentieel van deze technologie niet wordt benut. Dat geldt ook voor verkopers die verantwoordelijk zijn voor klantcontracten.

Vertegenwoordigers

De technische haalbaarheid is geen probleem meer. Veel van de stappen in het contractproces kunnen worden geautomatiseerd door te digitaliseren. Hierdoor wordt het hele proces versneld en transparant en begrijpelijk gemaakt. Zelfs de uitwisseling van een eenvoudige, vertrouwelijke overeenkomst laat zien hoe digitalisering kosten en tijd kan besparen. Vaak kunnen alleen geautoriseerde vertegenwoordigers, die onderweg zijn, dergelijke afspraken tekenen. In een traditionele handmatige workflow moet deze persoon het document afdrukken, controleren, ondertekenen en scannen. Maar tijdens zijn reis heeft de vertegenwoordiger geen toegang tot een printer en scanner, noch de tijd om af te drukken en te scannen. Hierdoor gaan er weer een aantal dagen overheen voordat de overeenkomst is getekend.

Een digitale oplossing neemt de geautoriseerde persoon die moet ondertekenen daarentegen direct naar de vereiste velden van het document op zijn smartphone of tablet. Deze kunnen vervolgens direct met een elektronische handtekening ondertekend worden. Wachtwoorden beschermen tegen onbevoegde toegang en er worden automatische herinneringen gegenereerd als het document te lang bij een persoon blijft liggen. Niets hoeft te worden afgedrukt of gescand, want alles wordt elektronisch afgehandeld. Een dashboard voorziet de afzender van het document van voortgangsrapporten en de actuele locatie van het document.

Digitale handtekeningen

De juridische twijfel die aan de digitale handtekening lijkt te kleven is logisch maar onterecht. De wettelijke eisen voor digitaal contractmanagement zullen nooit verdwijnen.

In het eerdergenoemde IDC-onderzoek verklaarde ongeveer de helft van de onderzochte bedrijven dat wettelijke eisen de implementatie van digitalisering vertragen. Wet- en regelgeving op dit vlak is echter inmiddels sterk vereenvoudigd. Bij de overgrote meerderheid van de contracten zijn er geen formele wettelijke vereisten en is zelfs een handdruk voldoende om tot een overeenkomst te komen.

De elektronische handtekening is uiteraard vele malen beter dan het afsluiten van een overeenkomst op zo’n manier. De eenvoudigste vorm van ondertekenen voldoet al bij de meeste zakelijke doeleinden. Dit kan bijvoorbeeld een gescande handtekening of een handtekening zijn die met een vinger of pen is gemaakt in een handtekeningprogramma. Hoewel er enkele grijze gebieden binnen de wet waren, zorgde de eIDAS-verordening, die vorig jaar in werking is getreden, voor belangrijke en noodzakelijke bepalingen op het vlak van digitale handtekeningen.

Uniforme afspraken

Met de eIDAS-verordening heeft de Europese Unie een betrouwbare basis gecreëerd voor het werken met elektronische handtekeningen en zegels, die juridisch bindend zijn en kunnen worden ingezet door bedrijven, overheden en burgers. Na het invoeren van de eIDAS-regelgeving creëerde Adobe het Cloud Signature Consortium, in samenwerking met bekende bedrijven uit heel Europa. Het doel hiervan is om openstaande normen voor digitale handtekeningen wereldwijd in werking te stellen.

Conclusie

Veel bedrijven hebben simpelweg geen idee hoe ze elektronische contracten moeten beheren en verwerken. Maar de voordelen zijn duidelijk: documenten kunnen op het scherm worden ingevuld en ondertekend. Communicatie- en verzendroutes kunnen niet alleen geautomatiseerd worden dankzij technologische ondersteuning, maar worden ook volledig inzichtelijk en duidelijk. Zelfs archiveren verloopt soepel. Van het opstellen tot het invullen van een contract: alles is digitaal, zonder onderbrekingen in het proces en binnen de tijd die de verzender zelf bepaalt.

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Laat alsjeblieft een reactie achter!
Laat hier je naam achter