In onze sourcing- en aanbestedingspraktijk komen we regelmatig strategische missers tegen. Deze resulteren in een slechtere dienstverlening tegen een te hoge prijs. Hier de top 6 van deze strategische missers met tips waarmee je betere sourcing- of aanbestedingsresultaten kunt behalen.

1. De ‘short’ shortlist

Menige shortlist wordt op basis van willekeur opgesteld. Maar al te vaak betreft het bijvoorbeeld een lijst met alleen bestaande leveranciers. Een willekeurig opgestelde shortlist resulteert in offertes met niet-passende oplossingen, in boven-marktconforme kosten en in langdurige transities. Voorbeelden zijn het afnemen van een internationaal netwerk bij een nationale netwerkaanbieder en het management van een datacenter laten uitvoeren door een telecomaanbieder. Een shortlist behoort aanbieders te bevatten die op hun specialismen zijn geselecteerd. Een onderzoek naar marktpartijen en hun aangetoonde competenties had bovenstaande missers kunnen voorkomen.

2. Onbekend maakt onbemind

In het verlengde van de voorgaande misser, ligt het versturen van een request for proposal naar partijen zonder voor-afgaande introductie of kennismaking. Zo’n actie lijkt erg op het plots verkrijgen van een miljoenenerfenis van een onbekende tante: te mooi om waar te zijn. De aanbieder die een ‘kans’ in het verschiet krijgt van een bedrijf of organisatie die niet bekend is, zal de offerteaanvraag dan ook kwalificeren als te mooi om waar te zijn. Het resultaat is dat alleen bestaande leveranciers offertes zullen uitbrengen. Er is daarmee waarschijnlijk sprake van een self-fulfilling prophecy ten aanzien van de shortlist: alleen de huidige leveranciers bieden aan. Echte marktwerking blijft uit.

3. One-stop-shop-flop

Hoog genoteerd op de lijst met requirements staat vaak de one-stop-shop. Tegelijkertijd staat op diezelfde lijst ook de eis tot lage kosten. Echter, de uitgangspunten van een one-stop-shop en die van de laagste kosten bijten elkaar. Als lage kosten van belang zijn, dan heeft in de praktijk cherry-picking verreweg de voorkeur. Bij cherry-picking kies je per dienst een leverancier wiens kracht je volledig benut en die de gevraagde dienst het meest efficiënt en effectief kan uitvoeren. Bij cherry-picking zijn de kosten tussen de 20 tot 50 procent lager dan bij een one-stop-shop.

4. Exclusief

Een onderhandeling bij een contractverlenging op basis van exclusiviteit met je huidige aanbieder levert al gauw 10 procent aan kostenverlaging op. Sneller meer geld besparen kan door het contract op de markt te brengen. Dat geeft ten minste tweemaal het kostenvoordeel en daarnaast is de tijd die nodig is om te komen tot een nieuw contract vaak veel korter dan bij een exclusieve onderhandeling.

5. Speciaal

Acht op de tien bedrijven of organisaties zijn van mening speciaal te zijn. In de praktijk blijkt het enige speciale de transformatie naar en de adoptie van standaardproducten (commodities). Als de halve wereld Skype for Business gebruikt, waarom zou je dat als bank, ministerie, gemeente, et cetera dan niet kunnen? Het ‘speciale’ blijkt in de praktijk niet anders dan de angst om te veranderen; dé vrijbrief naar maatwerk en behoud van legacy-ellende.

6. Fake news

Wellicht de grootste misser blijkt onderschatting te heten. Op sociale media laat iedereen alleen maar goed nieuws zien. Dat goede nieuws klopt altijd, totdat een sourcingverantwoordelijke verder kijkt dan zijn gebruikelijke manier van werken en ziet dat een andere sourcingaanpak een tienmaal beter resultaat oplevert.