Binnen veel overheidsorganisaties dijt het applicatielandschap uit, waarbij kosten en complexiteit toenemen. Dat staat haaks op de vraag naar meer wendbaarheid en flexibiliteit. Deze flexibiliteit hoeft niet altijd grootschalig te zijn, maar kan ook het gemak zijn waarmee je kleine aanpassingen kan doorvoeren. De praktijk laat zien dat zelfs ogenschijnlijk kleine aanpassingen een grote impact kan hebben door sterke verwevenheid van processen en systemen binnen bestaande organisaties.

Repetitieve administratie

De inzet van Robotic Process Automation is typisch een oplossing voor werkzaamheden die (te) kostbaar zijn om structureel te automatiseren in de verschillende systemen en eventuele externe applicaties. Naar schatting zijn zo’n 27% van de processen binnen publieke administraties eerder van repetitieve, routinematige en administratieve aard, waardoor Robotic Process Automation (RPA) dus uitermate geschikt is voor het automatiseren en optimaliseren van bestaande processen bij de overheid. Daarnaast is RPA het antwoord op het legacy-vraagstuk wat bij veel publieke organisaties aanwezig is.

Operationele efficiëntie

In de publieke sector worden voor de administratieve processen vaak verschillende gegevens (uit uiteenlopende systemen) gebruikt en nemen medewerkers doorlopend beslissingen over de omgang met die gegevens. Hierbij kun je denken aan administratieve processen met een repetitief karakter. Hoewel daarbij vaak menselijke beoordeling van gegevens een rol speelt, blijkt na analyse dikwijls dat ook die beoordelingsslag grotendeels te standaardiseren is wat betreft input en output. Alleen de uitzonderingen worden met mensenogen gecontroleerd, de rest doet het RPA systeem.

Het concept en de technologie streeft naar maximale operationele efficiëntie, onder andere door menselijke arbeid zoveel mogelijk te beperken. De software robot kan gewoon gebruik maken van de reguliere inrichting en applicaties die ook van toepassing zijn voor een medewerker.

Transparantie in audits

RPA biedt ook een oplossing voor gegevensbescherming en -veiligheid, auditregulatie en compliance en administratieve vereenvoudiging. Het grote voordeel is dat de uitgevoerde processtappen achteraf (her)bekeken kunnen worden omdat het systeem een audit trail bijhoudt waarin alle doorgevoerde handelingen geregistreerd worden. Dit komt zowel de zichtbaarheid, de transparantie en de betrouwbaarheid van de processen ten goede.

Antwoord op de uitdaging

RPA geldt als één van de belangrijkste innovaties in de publieke sector, aangezien de technologie een antwoord weet te bieden op de voornaamste en grootste uitdagingen van de overheid. Het kan de kwaliteit van data verbeteren en opschonen. Daarmee wordt de informatie die benodigd is voor besluitvorming kwalitatief beter. Tot slot maakt een robot geen fout en terwijl dit bij menselijke handelingen binnen processen vaak wel het geval.

Samengevat kan RPA dus bijdragen aan het behalen van efficiency-voordelen, het voldoen aan compliance en control vereisten maar ook kan het bijdragen aan de verhoging van de productiviteit en kwaliteit. Het geeft een organisatie meer ruimte om zich te richten op andere essentiële taken.

Franklin Willemstein is een vooruitziende creatieve denker en ideeëngenerator, die gedreven wordt door technologische ontwikkelingen en duurzame innovaties. Hij helpt organisaties en mensen op inspirerende wijze op weg met Business Development, innovatieve product/marktontwikkeling en organisatiekunde. Hij werkt op strategisch en tactisch niveau aan slagkracht- en prestatieverbetering in organisaties. Hij heeft als doel om mensen, processen en technologie uiteindelijk op één lijn te brengen in een nieuw digitaal domein. Vanuit zijn rol als Managing Director bij Coforce denkt Franklin graag mee over de invulling van software robots binnen organisaties. Hij onderzoekt samen met de opdrachtgever welke handmatige verwerkingen en handelingen gerobotiseerd kunnen worden door middel van Robotic Process Automation (RPA).

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Laat alsjeblieft een reactie achter!
Laat hier je naam achter