Prachtig toch, service level agreements die een uptime van 99,9 procent garanderen? Een clouddienst met een dergelijke SLA mag echter per maand 43 minuten ‘down’ zijn. Dat klinkt al minder fraai, zeker als het gaat om belangrijke communicatiemiddelen zoals e-mail. En dan maar hopen dat de SLA wordt gehaald. Hoe voorkom je dat een storing de business ontregelt?

Geen enkele clouddienst behaalt een uptime van 100 procent. Storingen zijn er altijd. Daar kunnen bijvoorbeeld de gebruikers van Microsoft Office 365 over meepraten. Zij kregen dit jaar al te maken met meerdere grootschalige storingen. Begin april had een deel van de gebruikers ongeveer drie uur lang geen toegang tot e-mail of documenten.

In juni was het opnieuw raak. Gebruikers uit met name het Verenigd Koninkrijk en Nederland ondervonden problemen met Outlook. De e-maildienst in Office 365 reageerde traag of was helemaal niet bereikbaar. Volgens sommige bedrijven duurde het een half uur om een e-mail te verzenden of ontvangen. Ook andere clouddiensten van Microsoft vertoonden kuren.

Vervelende gevolgen

Zo’n storing kan vervelende gevolgen hebben. Een organisatie die niet bereikbaar is via e-mail loopt mogelijk omzet mis of riskeert blijvende reputatieschade. Bovendien kunnen veel medewerkers zonder e-mail hun werk niet goed doen. Binnen bedrijven vervult e-mail vaak een archieffunctie. Als de online e-maildienst niet beschikbaar is, wordt het moeilijker om belangrijke informatie op te zoeken.

Genoeg redenen om ervoor te zorgen dat een cruciale communicatietool als e-mail zelfs tijdens een downtime ‘up’ is. Het moet mogelijk zijn om tijdens een storing naadloos over te schakelen naar een backupomgeving waar alle e-mailberichten beschikbaar en het verzenden en ontvangen van e-mail gewoon door kan gaan.

Er zijn meerdere manieren om te zorgen voor een back-up van e-mail:

1. Lokaal

Met API’s of speciale software is het mogelijk om bijvoorbeeld Office 365- of G Suite-files te kopiëren naar een NAS-omgeving, datacenter of lokale servers. Aan een lokale backup kleven echter nadelen. Als organisatie blijf je afhankelijk van een lokale infrastructuur die kosten met zich meebrengt en minder flexibel is dan de cloudomgeving.

Een lokale back-up is bovendien geen alternatief voor een clouddienst die je in het geval van een storing kunt inschakelen. Met alleen een kopie van de data heb je bijvoorbeeld nog geen werkende e-maildienst.

2. In de cloud

Marktonderzoeksbureau Gartner voorspelt dat deze variant een vlucht neemt. De komende twee jaar verdubbelt het aantal organisaties dat clouddata kopieert naar een backup-dienst in de cloud.

Deze optie maakt snelle en flexibele backup en recovery mogelijk tegen lage infrastructuurkosten. De cloudgebaseerde backups zijn bovendien vanaf ieder willekeurig device met een internetverbinding beschikbaar. Ook kunnen de gekopieerde data worden gebruikt voor zaken als datamining en data-analyses zonder de live data in gevaar te brengen.

Valkuilen zijn er ook. Sommige cloudapplicaties zijn lastig te back-uppen. Zo ondersteunt slechts een handjevol back-upproviders het SharePoint-component in Office 365. Ook komt het voor dat clouddata providerspecifiek zijn. Een derde partij kan er dan niets mee. De volledigheid van de backup is een ander aandachtspunt. Worden bijvoorbeeld ook de metadata – zoals de afzender van een e-mail en datum en tijdstip van aflevering – meegenomen? Dat is een aandachtspunt om op te letten bij de selectie van een provider.

Zorg voor cyber resilience

Iedereen die een kritieke communicatiedienst zoals e-mail uitbesteedt, moet nadenken over ‘cyber resilience’. Een organisatie moet de veerkracht hebben om ook tijdens een storing bij de cloudprovider door te blijven werken en weer snel te herstellen van de downtime. Een cloudgebaseerde ‘archiveringsdienst’ met mogelijkheden om e-mails te verzenden en ontvangen, zorgt voor die veerkracht.

Zo’n dienst beschermt je overigens niet alleen tegen storingen. Het is ook de juiste remedie tegen gegevensverlies, bijvoorbeeld als gevolg van menselijke fouten en cybercriminaliteit. Door de populariteit onder gebruikers is Office 365 namelijk een aantrekkelijk doelwit voor cybercriminelen. Met cloudgebaseerde archivering sla je dus meerdere vliegen in één klap.

Door Nick Deen, senior marketingmanager Noord-Europa bij Mimecast

Mimecast helpt ondernemingen om op een veilige manier gebruik te maken van e-mail en bedrijfsgegevens. Het bedrijf biedt geavanceerde en op de cloud gebaseerde oplossingen om e-mail te beveiligen en te archiveren, zodat e-mail als bedrijfskritische applicatie altijd en overal voor organisaties en haar medewerkers beschikbaar en toegankelijk zijn. mimecast.com