Nu organisaties voorzichtige stappen zetten om medewerkers op locatie te laten terugkeren, zien we ook dat er tegengestelde wensen leven aan beide zijden. Uit meerdere surveys blijkt keer op keer dat een aanzienlijk deel van de mensen graag een substantieel deel van hun werk thuis of op afstand willen blijven doen, terwijl niet alle organisaties daarin willen meegaan. Hybride situaties vragen om een strakke regie. Los daarvan spelen er nog steeds zorgen over covid, en daarvoor zijn aanvullende maatregelen nodig.

Managers zijn soms bang de controle te verliezen en verwachten ook minder creativiteit van medewerkers op afstand. En de mensen die graag thuiswerken, zeggen dat ze zich zonder alle afleidingen op kantoor beter kunnen concentreren. De oplossing is al even weinig verrassend: een hybride vorm waarin, afhankelijk van de functie-eisen en persoonlijke voorkeuren, praktisch iedereen die kantoorwerk doet dat op zijn minst voor een deel op afstand kan blijven doen.

Ebook

Download het e-book over de veilige terugkeer naar de werkplek.

Direct downloaden

Een recente enquête onder duizenden thuiswerkers in het VK en de VS laat zelfs zien dat een aanzienlijk deel van de respondenten (vier op de tien) liefst vanuit huis blijft werken, terwijl een ongeveer evengroot deel graag een combinatie wil van beide werkvormen. Meer dan de helft van de ondervraagden stelt dat hun moraal is gestegen door het werken buiten kantoor. Ofschoon we deze resultaten voorzichtig moeten interpreteren – de respondenten reageerden uit zichzelf op de uitgezette survey – kunnen organisaties niet om deze veranderingen op de arbeidsmarkt heen – en al helemaal niet in sectoren waar schaarste heerst.

Drie dagen op kantoor

Maar tegenover alle positieve verhalen over remote working kunnen we stellen dat velen zich na een maand of tien werken vanuit huis behoorlijk alleen zijn gaan voelen. Ze willen graag een paar dagen per week terug naar kantoor om zich verbonden te voelen met collega’s en vrienden, zo blijkt uit ander onderzoek. Nicholas Bloom, onderzoeker aan Stanford, meent dat het ideaal uitkomt op een werkweek van drie dagen op kantoor en twee dagen thuis. Idealiter is iedereen maandag, dinsdag en donderdag in het bedrijf aanwezig en worden alle meetings op die dagen gepland. Dan zijn de woensdagen en vrijdagen voor het werk waarbij je echt moet focussen.

Dit sluit aan op de opinie van de kantoorpopulatie in de VS, waar, volgens het onderzoek van Bloom, een meerderheid zou kiezen voor twee dagen thuiswerken. Maar het hoeft niet zo rigide. Je kunt je ook een roulerend schema voorstellen waarbij de ene week drie dagen op kantoor gewerkt wordt en de andere week twee. Als het maar een en hetzelfde schema is per team, en idealiter, voor die teams die veel met elkaar te maken hebben. Anders wordt het een chaos, zegt Bloom.

Wat er ook gebeurt als de pandemie verleden tijd is, werk zal niet meer hetzelfde zijn, zegt Chris Bedi, CEO van ServiceNow. En de mate van digitalisering van organisaties zal een grotere rol spelen in hun succes dan voorheen. Bedrijven met flexibele digitale workflows zullen bloeien terwijl achterblijvers alleen maar verder achterop zullen raken. Niets nieuws, maar de pandemie heeft dit contrast wel vergroot.

Dat zal ook zichtbaar worden in de manier waarop organisaties de terugkeer naar kantoor vormgeven. Covid zal in al zijn varianten nog wel even onder ons zijn. De complexe workflows die komen kijken bij de terugkeer naar de werkplek zijn te vereenvoudigen – en organisaties hoeven het wiel niet opnieuw uit te vinden.

Back to work apps

ServiceNow heeft al sinds het begin van de pandemie applicaties voor contact tracing, een readiness survey, een gezondheidscheck, een veiligheidscheck van de werkplek en inventarisatie van beschermende middelen. De apps maken gebruik van het single-data model en de single workflow-architectuur van ServiceNow en zijn in korte tijd te implementeren.

1. Traceren van contacten

Met de contact tracing-app kan een organisatie werknemers in beeld brengen die mogelijk zijn blootgesteld aan een medewerker met Covid-19, door informatie te correleren uit werkuren, locaties, badge scans en dagelijkse contactlogboeken van werknemers. Ook kun je het reactieproces met betrekking tot deze ‘events’ beheren. Aan de hand van de informatie die de app genereert, kan een organisatie geautomatiseerd taken laten aanmaken voor bijvoorbeeld interviews met mogelijk besmette werknemers en ontsmetting van ruimten. Organisaties kunnen de app zodanig configureren dat het gebruik in overeenstemming is met de wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

2. Readiness survey

Door medewerkers een survey te laten invullen, kun je bepalen of zij klaar zijn om terug te keren naar de werkplek. Zo krijg je een beeld van hoe zij erover denken weer aan het te werk gaan, hun huidige gezondheid, verplichtingen thuis en zorgen over de veiligheid op de werkplek. Aan de hand van die informatie kun je bepalen welke (extra) stappen nodig zijn om medewerkers zich veilig en prettig te laten voelen bij hun terugkeer.

3. Gezondheid van de medewerkers

Screen werknemers voordat ze de werkplek betreden, zoals op lichaamstemperatuur en de juiste persoonlijke bescherming en leg deze resultaten vast. Via een rapportage-dashboard kunnen organisaties trends per locatie bekijken en een beeld krijgen van het rendement van werknemers.

4. Veiligheid op de werkplek

Met een applicatie voor veilige werkplekken kunnen facilitair managers beschikbare plekken reserveren voor werknemers in ploegendiensten. Ze kunnen desinfectie van werkruimten voor en na gebruik plannen. Met rapporten en dashboards kunnen managers zien hoeveel beschikbare werkplekken zijn gereserveerd. Ze zien ook de actuele status van schoonmaaktaken, inclusief een volledige audit trail-geschiedenis.

5. PPE-inventarisbeheer

Met inventarisbeheer kunnen organisaties de voorraad beschermende middelen voor het personeel beheren. Een dashboard biedt een uitgebreid overzicht van de actuele inventaris en historische gegevens per locatie en op de werkplekken.

The Now Platform Reference Guide

Met het Now Platform kan praktisch iedereen workflows digitaliseren, mobile-first applications maken, werkprocessen stroomlijnen met behulp van AI, en een vinger aan de pols houden van businessprocessen. En dat alles terwijl de risico’s onder controle blijven. Als je hieronder je gegevens achterlaat, sturen we de publicatie direct naar je inbox.

    REAGEREN

    Plaats je reactie
    Je naam