De databehoefte bij organisaties wordt steeds groter. Op basis van consumentengedrag, maatschappelijke en economische trends, inzicht in assets en andere beschikbare interne en externe gegevens willen bedrijven en hun leiders betere beslissingen nemen en adequater inspelen op de behoefte van klanten. Data governance kan helpen om deze gewenste meerwaarde uit data te halen.

“Leiderschap is een vereiste om de juiste zaken in gang te zetten”, concludeerde dataspecialist Meindert Boorsma van Squadra tijdens een recente dinerdiscussie, waarbij een twaalftal data-verantwoordelijken van nationaal en internationaal opererende organisaties aanschoof. “Later kun je de verantwoordelijkheden bij de mensen elders binnen de organisatie beleggen.”

Data governance moet in de eerste plaats een duidelijk doel dienen, zo bleek tijdens de door Squadra geïnitieerde bijeenkomst. Wat wil en kun je ermee bereiken? De manier waarop je de besturing op data vervolgens inricht is afhankelijk van de context en de eigen data-volwassenheid. Het is sowieso een gedeelde verantwoordelijkheid met andere functies en afdelingen.

Twee werelden

“Er is aparte data governance-organisatie nodig om waarde uit data te halen”, bracht Meindert Boorsma de eerste stelling ter tafel. Lenno Maris, Global Director Enterprise Data & Authorizations van FrieslandCampina, had hier als inleidende spreker van tevoren al even over mogen nadenken. Volgens hem hoeft het niet per se een aparte afdeling te zijn, maar kan de aansturing ook in de lijnorganisatie worden belegd en ten dele zelfs in de breedte worden opgepakt.

“Op datagebied zijn er twee werelden”, deelde Maris zijn eigen ervaringen op dit gebied. “Aan de ene kant alles wat je standaardiseert en centraliseert, en aan de andere kant de dingen die lokaal gebeuren.” Het zijn volgens hem twee verschillende dynamieken die uiteindelijk ergens moeten samenkomen.

“De verantwoordelijkheid en het eigenaarschap kun je deels decentraal in de business beleggen”

“Dat kan niet anders dan met een centraal opererend team dat het totale overzicht heeft”, vervolgde de spreker, die daarmee onder meer de juiste datakwaliteit wil garanderen. Daar hoort wat hem betreft ook de juiste tooling bij. “Maar de verantwoordelijkheid en het eigenaarschap van data kun je deels decentraal in de business beleggen, want daar is het belang bij de juistheid en beschikbaarheid van data het grootst.”

Wisselwerking

Die hybride aanpak wordt onderschreven door de meeste aanwezigen. Centraal en decentraal zijn feitelijk twee zijden van dezelfde munt, en net zomin tegenpolen als organisatie en individu. Hetzelfde geldt voor de betrokken mensen en afdelingen. Ook al worden blauwe (consciëntieuze) en groene (stabiele) menstypen vaak gezien als de aangewezen data-hoeders, zonder de inbreng van rode (dominante) en gele (interactieve) mensen van inkoop, category management, verkoop en marketing wordt er geen waarde gecreëerd.

Zo ligt het ownership voor productdata vaak bij category management, terwijl de operationele verantwoordelijkheid (responsibility) veelal gedelegeerd is naar een specialistische data management-afdeling.

Het succes van de organisatie en het voorkomen van pijn zijn de verantwoordelijkheid van alle betrokkenen. Hoe je data governance inricht is volgens Squadra-medeoprichter Jos Schreurs deels afhankelijk van de volwassenheid in de omgang met data: “Je moet zaken eerst onder controle krijgen. Dat begint vaak top-down, maar daarna kun je het delegeren en krijgt data governance vaak een meer ondersteunende rol.”

Er hoeft, kortom, strikt genomen geen aparte data governance-organisatie te zijn, maar je moet vanuit een centraal geweten wel de benodigde processen en besluitvorming faciliteren. Beleg de juiste dingen bij de juiste mensen en stimuleer het gewenste gedrag.

Externe data

Mogelijk geeft de manier waarop de meeste mensen met hun persoonlijke locatiegegevens op Google omgaan een indicatie van de algehele houding ten opzichte van data. Op basis van een ieders eigen invoer krijgt men uiteindelijk immers betere informatie en tips. We delen onze persoonlijke data, zodat we er iets voor terug krijgen wat onze behoefte vervult of een ander voordeel oplevert. In een corporate omgeving speelt grofweg eenzelfde dynamiek.

“Hoe je data-leiderschap vormgeeft, hangt vooral af van de volwassenheid van de organisatie”

Vervolgens ging de discussie in Montfoort over de manier waarop je omgaat met product- en leveranciersdata die afkomstig is van bijvoorbeeld ketenpartners. Aan zulke partijen kun je gerust eisen stellen, zo redeneerde men. Indien nodig help je ze een beetje op weg door de juiste hulpmiddelen voor correcte invoer aan te reiken.

De meeste deelnemers zijn overigens al ruim actief met dergelijke externe data. Ook worden de nodige gegevens betrokken bij gespecialiseerde leveranciers van gestandaardiseerde data zoals Dun & Bradstreet (bedrijfsgegevens), GS1 (o.a. voedingsproducten), 2ba (o.a. installatiebranche), PostNL (postcodecheck) en andere bronnen. Uiteindelijk kan blockchain-technologie een rol spelen bij de toegankelijkheid, transparantie en kwaliteit van data.

Leiderschap

De tweede stelling ‘zonder data-leiderschap faalt data-optimalisatie’, is volgens Mark Mescher, Head of Master Data Management bij Ericsson, prikkelender wanneer je hem omdraait: zonder data-optimalisatie faalt leiderschap. Zelfs na de kanteling werd de stelling in Montfoort als basaal beschouwd. Het een gaat nu eenmaal niet zonder het ander, want juist een leider moet resultaten kunnen laten zien.

“Ericsson is al twintig jaar geleden begonnen met standaardisatie van data”, vertelde Mescher over zijn eigen praktijkervaringen. “Master data management vormde het fundament.” Inmiddels is het eigenaarschap zowel centraal als decentraal belegd. “Leiderschap is een absolute vereiste om zaken in gang te zetten, aanvankelijk vooral top-down. Vervolgens draait het om zaken als gedrag, cultuur en mindset.”

Als dit wordt opgepakt, ligt het eigenaarschap niet meer bij enkele individuen en is zelfs het data-leiderschap van iedereen. Elke medewerker draagt dan (al dan niet bewust) zorg voor het op de juiste manier voeden van de systemen. Omdat dit is ingebed in de werkwijze en omdat het uiteindelijk iedereen iets waardevols oplevert. “Hoe je data- leiderschap vormgeeft, hangt vooral af van de volwassenheid van de organisatie.”

Waarom, waarvoor?

Uiteindelijk draait alles om de vraag wat je met data-optimalisatie wilt bereiken. Waarom wil ik het? Waar doe ik het voor? Elk bedrijf, elke afdeling en misschien zelfs elk betrokken individu maakt hierin zijn of haar eigen keuzes. Wie de businessmotivatie helder heeft kan starten met het organiseren, de aansturing en de uitvoering. “Je hoort mensen en bedrijven vaak praten over een datagedreven strategie”, merkte Meindert Boorsma tegen het einde van de avond op.

“Vaak bleef onduidelijk waarom het zo belangrijk is, en wat ze er precies mee doen.” Squadra-collega Jos Schreurs vulde aan: “Organisaties begrijpen echter steeds meer het belang van data voor de aansturing en digitalisering van hun bedrijf. Dat geldt al helemaal voor master data management, die het datafundament vormt en daarmee randvoorwaardelijk is voor heel veel activiteiten.”

Je moet als leider of organisatie dus wel een visie hebben, die je expliciet kunt maken om er vervolgens naar te kunnen handelen. Data governance start met een duidelijk doel. Hoe je het precies inricht, hangt af van context en de eigen volwassenheid. Van top-down naar een breed gedragen eigenaarschap en verantwoordelijkheid.