Volgens een rapport van Gartner heeft 42 procent van de bedrijven op een of andere manier digitale-transformatie-inspanningen geleverd. 56 procent van de ondervraagde CEO’s ziet nu al meer winst uit digitale verbeteringen. Maar hoe zweverig het ook lijkt, digitale transformatie is niet zonder hindernissen. Een mogelijke oplossing is een operational system of record.

Een onderzoek uit 2017, vrijgegeven door Harvard Business Review en gesponsord door Scout RFP, vond een groot aantal uitdagingen
die digitale transformatie-inspanningen belemmeren. Als de respondenten bijvoorbeeld wordt gevraagd naar hun grootste uitdagingen op het vlak van digitale transformatie, zeggen ze:

  • Onvermogen om snel te experimenteren (53 procent)
  • Legacy systems (52 procent)
  • Onvermogen om in silo’s te werken (51 procent)
  • Onvoldoende samenwerking tussen IT en bedrijfstakken (49 procent)
  • Barrières overwinnen

    Hoe deze barrières te overwinnen? Scout RFO-CEO Alex Yakubovich zegt: “Waar het echt op neerkomt, is dat de juiste technologie een transformerend effect kan hebben dat veel verder reikt dan een specifieke afdeling. Als het zorgt voor zichtbaarheid, voor het mogelijk maken van samenwerking tussen teams en belanghebbenden, en voor het opsplitsen van silo’s, kunnen de resultaten die volgen direct impact hebben op het succes van de organisatie.”

    CIO-tijdschriftschrijver Nicholas Evans beveelt iets soortgelijks aan. “Een goede manier om te beginnen met een meer volwassen benadering is door te kijken naar volwassenheidsmodellen in digitale transformatie, zoals die van de British Computer Society en vele andere”, zegt hij. “Deze modellen zijn van nature holistisch over mensen, processen en technologie en bieden alle noodzakelijke elementen voor succes bij digitale transformatie.”

    Holistisch over mensen, processen en technologie? Biedt zichtbaarheid? Maakt samenwerking mogelijk tussen teams en belanghebbenden? Sloopt silo’s? Welke technologie biedt dit soort mogelijkheden? Het antwoord is misschien: een operational system of record.

    Wat is een operational system of record?

    De term ‘operational system of record’ (OSR) werd voor het eerst gemunt door Forrester in maart 2017. Toen wees het op de aanwezigheid van systemen voor de klant en financiële gebieden binnen ondernemingen, én de opmerkelijke afwezigheid van een system of record voor de uitvoering van werk. Sindsdien hebben experts benadrukt dat bedrijven hun digitale transformatie-initiatieven niet kunnen uitvoeren zonder een systeem dat de uitvoering tussen teams en afdelingen verbindt en optimaliseert.

    “Een OSR is door Forrester beschreven als het ‘centrale zenuwstelsel van het werk'”

    Alison DeNisco Rayome zegt op ZDNet: “Het creëren van een digitale onderneming betekent een nieuwe vorm geven aan de manier waarop het werk achteraan en in het midden wordt gedaan, wat uiteindelijk de voorkant zal beïnvloeden.”

    Forrester beschreef het concept van een OSR als het centrale zenuwstelsel van het werk. En sindsdien is het uitgekristalliseerd tot een platform voor alle doeleinden voor het beheer van werkstromen en alle relevante processen in de hele onderneming. Op grond van deze definitie moet een OSR naast gestructureerde elementen, niet-gepland werk naast gepland werk en ongestructureerde elementen kunnen accommoderen. Wanneer dat het geval is, kan een OSR de motor zijn die de digitale transformatie van een onderneming stuurt.

    Tien voordelen

    Vroege feedback van bedrijven die OSR’s gebruiken toont aan dat er vooruitgang is geboekt bij het overwinnen van de eerder genoemde belemmeringen voor digitale transformatie en het bevorderen van die sterke punten die digitale transformatie in stand houden. Hier zijn tien van de grootste voordelen van OSR’s voor bedrijven.

    1. Beter gecontroleerde intake

    In plaats van het typische intakeproces voor werkaanvragen – dat vaak gefragmenteerd is, met meerdere toegangspunten – biedt een OSR enterpriseteams de mogelijkheid om één invoerpunt te hebben en vervolgens een gesloten systeem om elk verzoek te herhalen. Als gevolg wordt het risico van het verliezen van verzoeken geëlimineerd en wordt de snelheid waarmee verzoeken worden vooruitgeschoven door het proces versneld.

    2. Kortere projectlanceringstijden

    Terug naar het onvermogen om snel te experimenteren. Door de onvoorspelbaarheid te minimaliseren, maakt een OSR het voor zakelijke teams eenvoudiger om sjablonen en automatisering toe te passen op herhaalbare of terugkerende taken. Vooral aan het begin van een project kan dit vermogen de tijd die nodig is om relevante projectgegevens te verzamelen aanzienlijk verkorten en alle details afvinken voordat het project wordt gestart. Hierdoor kunnen teams sneller en vaker experimenteren, zonder afbreuk te doen aan kwaliteit of structuur. Door het integreren van hun werksystemen in een enkel OSR, kon het marketingteam van Nordstrom in Seattle bijvoorbeeld de helft van het aantal formulieren voor een ​​project besparen.

    3. Meer realistische tijdschattingen en prognoses

    Wanneer gegevens zoals gewerkte uren en duur van het werk uniform worden verzameld in één system of record, transformeren de tijdschattingen voor elk project van een raadspel in een wetenschap. Dit vertaalt zich in minder late projecten en budgetoverschrijdingen, minder verstoring van grote initiatieven en grotere organisatiesnelheid.

    4. Beter inzicht in capaciteit

    In plaats van het verspreid zijn van gegevens over toewijzingen en workloads over meerdere, niet-verbonden tools, brengt een OSR al die gegevens op één plek samen om een ​​uitgebreid beeld te geven van waar elk teamlid aan werkt in verhouding tot zijn of haar capaciteiten.

    5. Efficiënter gebruik van middelen en personeel

    Die zichtbaarheid vertaalt zich uiteraard in meer op feiten gebaseerde beslissingen met betrekking tot de toewijzing van werk aan teamleden en het inhuren van nieuwe teamleden. Het effect is een hogere omzet, hogere medewerkerstevredenheid en wervingsbeslissingen die worden berekend om meer waarde voor de onderneming te genereren.

    6. Beter gestroomlijnde samenwerking en communicatie

    In plaats van via e-mail of IM een belanghebbende te laten communiceren met een groep, laat een OSR de leden van het enterpriseteam communiceren met alle relevante partijen tegelijk en op één plaats. Dit bespaart niet alleen kostbare tijd, maar het maakt het ook eenvoudiger om elk project achteraf meer holistisch te begrijpen.

    7. Punctuelere bekendheid en oplossing van roadblocks

    Enterpriseteams die OSR’s gebruiken, kunnen bedreigingen vaak eerder onderkennen en oplossen doordat deze bedreigingen sneller aan het licht komen. Vaak kunnen ze deze bedreigingen elimineren voordat ze projecttijdlijnen in gevaar kunnen brengen.

    8. Snellere time-to-market

    Snellere lanceringen, meer datagestuurde tijdsinschattingen en toewijzingen, versnelde communicatie en een snellere reactie op bedreigingen leiden allemaal tot projecten die niet alleen op tijd afkomen, maar ook sneller op de markt kunnen worden gebruikt. Tegen concurrenten die niet zijn uitgerust met een dergelijk OSR, kan dit vermogen een zeer krachtig concurrentievoordeel zijn.

    9. Uitgebreidere digitale audittrails

    Zoals hierboven vermeld maakt het hebben van alle projectgegevens in een gesloten systeem het veel gemakkelijker om de volledige levensduur van een project te kennen (dat wil zeggen: wie zei wat, waarom welke beslissing werd genomen, wat/wie het project vertraagde). Deze ingebouwde controlemogelijkheid is een uitkomst in branches waar compliance een grote rol speelt. Maar het is ook een krachtig hulpmiddel voor het voortdurend verbeteren van werkprocessen.

    10. Meer tijd voor werk met toegevoegde waarde

    Misschien wel het grootste voordeel voor ondernemingen die een OSR gebruiken is dat het de mogelijkheid heeft om teamleden te bevrijden van handmatige taken met een lage waarde en ze op een hoger niveau te brengen. De OSR van Nordstrom bespaarde de teamleden drie uur per week, die ze eerder aan administratieve taken hadden besteed. In een vergelijkbaar voorbeeld bespaarde AIG Insurance haar IT-medewerkers meer dan 140.000 keer reageren op meer dan 140.000 tickets, waardoor personeel opnieuw inzetbaar was voor meer impactvolle projecten.

    Een OSR gebouwd voor digitale transformatie

    Bij het aanpakken van succesfactoren achter digitale transformatie, ontmoedigt Evans ondernemingen om één oplossing te vinden die voor alle andere heeft gewerkt. “Het is belangrijk om verder te kijken dan de standaardaanpak en op zoek te gaan naar zeer flexibele marktspecifieke platforms met uitbreidingen en versnellers waarmee je precies die componenten kunt selecteren die je nodig hebt. En waarin je je geleidelijk kunt ontwikkelen en kansen kunt toevoegen”, zegt hij. “Integratie met de huidige applicaties en infrastructuur is essentieel, zodat het meer een evolutie dan een revolutie is.”

    Met andere woorden, het bouwen van een OSR voor het ondersteunen van digitale transformatie draait niet om het vinden van één tool om alle problemen op te lossen. Integendeel, het gaat om het vinden van een platform dat naadloos de constellatie van tools kan integreren die het beste werken voor de onderneming.

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam