“Op de dag dat in maart de lockdown werd afgekondigd, zaten de medewerkers van de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) al meteen thuis”, aldus de CIO en lid van de RvB Wim Sijstermans. “We volgden het nieuws al een tijdje en zagen net als iedereen dat de situatie almaar ernstiger werd. We vonden het belangrijk te voorkomen dat medewerkers zouden uitvallen, voor henzelf, hun gezinnen in de eerste plaats, maar ook met het oog op de belangrijke taak die de NZa in de zorg speelt.”

Sessie

Op 11 november zal Wim Sijstermans in een online rondetafelsessie georganiseerd door ICT Media en ServiceNow het nieuwe informatieplan van de NZa presenteren en er de discussie over aangaan. We nodigen senior overheidsmanagers van harte uit aan deze sessie deel te nemen.

Meld je aan

Uit technisch oogpunt was het een eenvoudige exercitie, zelfs voor de data-analisten, die voorheen hun eigen werkstations hadden maar sinds enige jaren op een virtuele analyse-omgeving werken. “We hebben direct besloten een team te formeren dat alle aspecten van deze verandering zou gaan uitwerken”, vervolgt Sijstermans, “Denk qua IT aan beveiliging – maar ook aan de keerzijde ervan: het is niet makkelijk om te videoconferencen met laptops die standaard geen camera hebben.”

Sociale cohesie

Het ging echter verder dan dat en raakte ook de manier van leidinggeven en kwesties als thuiswerkende ouders met kinderen over de vloer, al of niet kleinbehuisd en met een eveneens thuiswerkende partner. “En een heel belangrijke factor is de sociale cohesie”, vervolgt de CIO, “Hoe zorg je dat je als team bij elkaar blijft?”

“Uiteraard gebeuren er onvoorziene dingen. Als RvB en directeuren vroegen we daarom vaker om feedback. Besprekingen begonnen altijd met de vraag ‘Hoe gaat het met je?’ Zo konden we veel problemen oplossen en onze reguliere taken goed blijven uitvoeren.”

Actuele data

Nadat de eerste golf van de epidemie was weggeëbd, vroeg de minister of de NZa wilde helpen bij het opschalen van de reguliere zorg: “Zonder ons te willen vergelijken met de medewerkers die in de zorg in de frontlinie stonden, hebben we toen keihard moeten werken.”

Normaliter werkt de NZa met data over de zorg van eerdere jaren. “Op het moment dat je gaat helpen de reguliere zorg weer op gang te brengen, verandert je informatiebehoefte en heb je andere en ook actuele data nodig”, legt Sijstermans uit, “Dankzij kunst- en vliegwerk en de medewerking van veel partijen in de zorg is het gelukt deze opgave tot een goed einde te brengen, met inachtneming van wet- en regelgeving, want die blijft gelden.”

Niet meer terug

Redelijk snel na de start van de lockdown is bij de NZa besloten om het thuiswerken blijvend te maken. Wim Sijstermans: “We gaan het kantoor veel meer inzetten als ontmoetingsruimte en voor de sociale cohesie, dat je je collega’s af en toe in de ogen kunt kijken bijvoorbeeld. Ook bouwen we faciliteiten die thuiswerkers een prima beeld geven van fysieke vergaderingen, bijna alsof ze er zelf bij zijn. Hybride vergaderingen dus.”

Korte en lange termijn

Wim Sijstermans rol in de afgelopen maanden was zeer divers: “In de eerste plaats ervoor zorgen, samen met de directeur ICT, dat collega’s hun werk konden doen. Dat betekende soms ook aandacht geven aan zaken die op de korte termijn een rol spelen – iets wat je normaliter als CIO niet al te vaak doet. Vanuit de Raad van Bestuur hebben we veel aandacht besteed aan het welzijn van mensen, door contact te hebben, een hart onder de riem te steken. Ik vind dat net zo goed een taak als het mij richten op de technologie.”

Hij vervolgt: “Anderzijds moest ik vooruitdenken. Wat betekenen het besluit om niet meer volledig terug naar kantoor te gaan en anderzijds het gegeven dat actuele data in deze tijd essentieel blijken voor onze informatievoorziening?”

Het schakelen tussen de korte en de lange termijn viel hem niet zwaar: “Je gaat dan in een andere modus operandi. Het is mijn taak om mijn collega’s in staat te stellen hun werk te doen en als er een crisis is, zorg je dat je er staat. Je kunt niet verstek laten gaan omdat je een paar dagen strategisch moet nadenken. Daarbij moet je bedenken dat ik niet de specialisten voor de voeten ga lopen, maar het hun mogelijk maak met oplossingen te komen. En dit alles geeft ook voeding aan je denkproces over de langere termijn.”

Als voorbeeld noemt hij het denken over het gebruik van actuele data: “Zoals nu voor het helpen met het opnieuw afschalen van de reguliere zorg. En mogelijk de uitwisseling met andere organisaties. Dat alles waar het kan en mag uiteraard.”

Verschil maken

Deze ontwikkelingen hebben ook geleid tot een andere manier van denken over de rol van de IT-organisatie: “Die gaat zich meer richten op die gebieden waar de NZa het verschil gaat maken en daar meer dienstverlener dan IT-beheerder worden. Andere partijen in de zorg van de juiste informatie voorzien, zodat ze de juiste besluiten kunnen nemen – daar gaat het om. Wat ons hier drijft, is de betaalbaarheid en toegankelijkheid van de zorg.”

Platform

Wie het heeft over structurele gegevensuitwisseling tussen organisaties, denkt al snel aan ecosystemen en digitale platformen. Hoe denkt Wim Sijstermans hierover, als het om de zorg gaat? “In de eerste plaats moeten we goed nadenken over welke data we willen vragen, want wat wij vragen moet een ander leveren. De zorg zit niet te wachten op meer administratieve lasten. In een eerdere sessie bij ICT Media heb ik al eens hardop nagedacht over hoe mooi het zou zijn als we bepaalde data nog maar eenmaal opslaan en vervolgens delen tussen geautoriseerde partijen. Dat kan de NZa niet alleen, daarvoor is samenwerking nodig, en tijd.”

Sessie

Op 11 november zal Wim Sijstermans in een online rondetafelsessie georganiseerd door ICT Media en ServiceNow het nieuwe informatieplan van de NZa presenteren en er de discussie over aangaan. We nodigen senior overheidsmanagers van harte uit aan deze sessie deel te nemen.

Meld je aan

Arnoud van Gemeren is hoofdredacteur van CIO Magazine, Boardroom IT en voormalig hoofdredacteur van TITM (Tijdschrift IT Management) en Outsource Magazine. Hij heeft een lange staat van dienst in de Nederlandse IT-mediawereld. Na een start bij een redactiebureau, was hij als hoofdredacteur van 1996 tot 2001 bij uitgeverij Array Publications verantwoordelijk voor diverse IT-vakbladen. In 2001 sloot hij zich aan bij een adviesbureau op het gebied van marketingcommunicatie, Beatrijs Media Group. Vanuit dit bureau bleef hij als hoofdredacteur actief, onder meer voor Sdu Uitgevers.

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam