Nu veel bedrijven en instellingen overwegen hun medewerkers de mogelijkheid te bieden deels weer ‘op de zaak’ te werken, komt er veel op die organisaties af. Het is een ingewikkelde opgave om te voldoen aan beleid en regelgeving en vooral medewerkers veilig te laten werken. Digitale hulpmiddelen bieden uitkomst. ServiceNow is een belangrijke speler in de markt van oplossingen voor ‘back to work’, zoals de term luidt. CIO Magazine sprak hierover met Michael Maas, area vice president Northern Europe bij ServiceNow.

Michael Maas heeft een achtergrond in sales bij technologie-vendors, met een focus op security, datamanagement en mobiliteit. Sinds vier jaar is hij werkzaam bij ServiceNow, waar hij lid is van het managementteam voor EMEA. Terugkijkend op de crisis van dit voorjaar zegt hij: “In de tweede week van maart hebben we bij ServiceNow, met 12.000 medewerkers, besloten vanuit huis te gaan werken. Gelukkig dat we dat konden doen. Niet elk bedrijf heeft die optie, als bijvoorbeeld processen niet gedigitaliseerd zijn of er tastbare producten gemaakt worden.”

Terugkeer naar de werkplek

Het bedrijf nam diverse maatregelen om de crisis het hoofd te kunnen bieden: “In de eerste plaats gingen we checken of het goed ging met onze medewerkers. Voor onze klanten en partners hebben we de uptime van ons datacenter verhoogd en een community voor kennisuitwisseling gecreëerd. Ook stelden we emergency response management applicaties beschikbaar, zodat bedrijven konden bijhouden hoe het met hun medewerkers gaat en overheden dat met hun burgers konden doen.”

“We willen structuur brengen in de complexiteit van back to work”

In mei begonnen meerdere organisaties te denken over terugkeer naar de werkplek. “Dan hebben ze niet alleen te maken met hun eigen beleid, maar ook met overheidsmaatregelen, vaak in meerdere landen”, legt Maas uit, “Terwijl je ook rekening wilt houden met de medewerker – wil hij wel, voelt hij zich comfortabel? De vraag is hoe je dit alles gaat organiseren. Dat is een complexe opgave. Ga je bij medewerkers bij binnenkomst de temperatuur opmeten? Mag je de data daarvan opslaan? Hoe ga je het proces inrichten? Maar de zorg gaat vooral uit naar de veiligheid van de medewerker.”

Achtergronden en omstandigheden

Het maakt veel uit welke discipline binnen een organisatie de leiding over het back to work-proces heeft. In veel gevallen is dit facility management, in andere gevallen HR. Michael Maas hierover: “In het eerste geval gaat het over looproutes, hygiëne en dergelijke, en de liften als mogelijke hotspots, in het tweede geval gaat het gesprek vaak over al of niet opslaan van data van medewerkers en het protocol bij vergaderingen. Hoe gaan we mensen aan de maatregelen houden? Ieder praat vanuit zijn eigen achtergrond, maar heeft dezelfde uitdaging.”

Daarbij veranderen de omstandigheden continu, legt Maas uit, wat de uitdaging nog groter maakt: “Geen enkel bedrijf wil het nieuws halen met het bericht dat medewerkers ziek zijn geworden, vanuit het oogpunt van reputatie niet en evenmin uit zorg voor de medewerkers.”

Apps voor veilige werkplek

In mei is ServiceNow begonnen een aantal apps voor een veilige werkplek te ontwikkelen. “We willen daarmee structuur brengen in de complexiteit van back to work”, vertelt Michael Maas, “Van het invullen van een vragenlijst tot het aanwijzen van een werkplek, waarbij de medewerker weet of hij al of een mondkapje moet dragen. Weten we hoeveel mensen we kunnen ontvangen? Vanuit facility management: heb ik voldoende materialen, heb ik overzicht van de beschikbare werkplekken?”

“Als iemand ziek is geweest, kun je traceren met wie hij in het gebouw contact heeft gehad. Zo’n optie kun je bovendien aan- of uitzetten, afhankelijk van het privacybeleid of de regelgeving. Flexibiliteit is essentieel in de huidige snel veranderende omstandigheden. Al deze gegevens zijn voor de klant in één dashboard te presenteren. Medewerkers krijgen de beschikking over een duidelijke workflow op hun telefoon.” ServiceNow biedt de apps aan zowel klanten als niet-klanten aan.

Credits voor de CIO

De CIO speelt een belangrijke rol in het mogelijk maken van thuiswerken, ziet ook Michael Maas: “De CIO krijgt veel meer credits dan voorheen. Iedereen werkt thuis en alles werkt! Elke CIO praat regelmatig met de business, over allerlei vraagstukken. De huidige uitdaging is daarbij net zo goed een gespreksonderwerp. Welke tooling kunnen we inzetten? Elke discipline binnen een organisatie heeft haar eigen applicaties. In deze tijd worden veel teams geformeerd, bijvoorbeeld crisismanagementteams, met collega’s die elkaar niet altijd kennen, die allemaal hun eigen taal spreken en dus ook hun eigen applicaties hebben. Het is dan aan de CIO om een brugfunctie te vervullen, een verbindende rol te pakken, in elk geval op digitaal gebied.”

Platform

Maas merkt op dat ServiceNow met zijn integrerende workflow-platform hier ook graag een rol in speelt. “Je ziet dat organisaties die verder zijn in hun digitale transformatie het nu makkelijker hebben. Traditioneel is veel geïnvesteerd in systems of record. Nu willen organisaties meer data-driven worden en samenwerken in ecosystemen, met behulp van platforms. Hoe ga je dat realiseren? Je wilt geen lock-in door voor een specifieke oplossing te kiezen. Wij onderscheiden ons door workflows voor allerlei situaties aan te bieden, ongeacht het system of record dat in gebruik is.”

“Je wilt geen lock-in door voor een specifieke oplossing te kiezen”

De huidige crisis geeft bij veel organisaties een impuls aan de digitale transformatie, signaleert hij: “We zien dat klanten zich afvragen welke ervaring ze aan hun medewerkers en hun klanten willen bieden en met welke marktpartijen ze dat willen realiseren. Onze ambitie is zulke transformaties te versnellen. We hebben daar mooie voorbeelden van. Zoom draait op ServiceNow en Disney heeft besloten een streaming dienst te gaan aanbieden…”

Blijvende veranderingen

Nu er mogelijk sprake is van een tweede golf van besmettingen, zou je kunnen verwachten dat back to work bij sommige organisaties weer in de ijskast gaat. Ervaart Michael Maas dat ook? “Ons land herbergt veel internationale bedrijven, die met verschillende situaties te maken hebben. We zien daarnaast dat we meer kennis van het virus hebben en daardoor wat kalmer zijn. Bedrijven besluiten bepaalde kantoren dicht te houden en andere open, afhankelijk van de lokale situatie.

Daarnaast hebben we de voordelen van thuiswerken ontdekt. Veel medewerkers zijn dat gaan waarderen. Neem je daarbij het tekort aan talent in de arbeidsmarkt in aanmerking, denk ik dat de flexibiliteit in het werken belangrijk blijft. Al met al denk ik dat de veranderingen blijvend zijn.”

Terug naar de werkplek

Op 29 september organiseert CIO Magazine in samenwerking met ServiceNow een sessie over de terugkeer naar de werkplek. Paul Hillman, CIO van het Maastricht Universitair Medisch Centrum, zal zijn ervaringen delen. Bekijk de agenda voor meer informatie of schrijf je direct in.

eBook

Je kunt daarnaast meer over veilig terugkeren naar de werkplek lezen in het ebook dat ServiceNow hierover heeft gepubliceerd. Als je hieronder je gegevens achterlaat, ontvang je de direct de link naar de publicatie in je mailbox.

 

 

 

.

Arnoud van Gemeren is hoofdredacteur van CIO Magazine, Boardroom IT en voormalig hoofdredacteur van TITM (Tijdschrift IT Management) en Outsource Magazine. Hij heeft een lange staat van dienst in de Nederlandse IT-mediawereld. Na een start bij een redactiebureau, was hij als hoofdredacteur van 1996 tot 2001 bij uitgeverij Array Publications verantwoordelijk voor diverse IT-vakbladen. In 2001 sloot hij zich aan bij een adviesbureau op het gebied van marketingcommunicatie, Beatrijs Media Group. Vanuit dit bureau bleef hij als hoofdredacteur actief, onder meer voor Sdu Uitgevers.

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam