Van netwerkschijf naar SharePoint

0

Stel je voor, Office 365 is binnen jouw organisatie omarmd en je maakt daarbij gebruik van SharePoint als document management systeem. De verwachtingen zijn hoog, maar je merkt dat er toch minder gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden dan verwacht. Je collega’s slaan nog steeds documenten op in projectdossiers op de netwerkschijf. Of, erger nog, ze plaatsen belangrijke gegevens op hun eigen computer. Het uitwisselen van grote bestanden en documenten wordt nog steeds gedaan met Dropbox en WeTransfer.

Komt dit bekend voor? Dan is het aannemelijk dat de eindgebruikers te weinig tijd hebben gehad om goed kennis te maken met de software. De voordelen van SharePoint worden nog niet optimaal begrepen. Begeleiding is hard nodig om projectmatig werkende organisaties de software ten volle te laten benutten.

Van 30 jaar oude gewoontes kom je moeilijk af

Vanaf de opkomst van MS-DOS in 1981 en later Windows 3.11 in 1992 zijn de principes van mappen en bestanden er met de paplepel ingegoten. Verreweg de meeste computergebruikers en kantoormedewerkers vinden mappen dé manier om hun documenten te organiseren. Een nieuw mapje voor een nieuwe categorie documenten of zelfs een nieuwe vaste structuur van mapjes, het is zo geregeld.

Maar soms komt het voor dat documenten uniek zijn en in hun eentje in een net zo uniek mapje staan. En sommige documenten zijn zo moeilijk te categoriseren dat ze met vele soortgenoten in het mapje overig staan. Dit maakt het lastig de juiste documenten én de meest recente versies te vinden wanneer deze nodig zijn. Ook herkenbaar?

Onderschat het veranderproces niet en neem de tijd ervoor

Toen Apple met iTunes kwam moesten vele van ons wennen. Althans, dat was bij mij het geval. iTunes kent namelijk helemaal geen mappen, maar organiseert je hele bibliotheek met muzieknummers aan de hand van kenmerken zoals Artiest, Album en Genre, ook wel metadata genoemd. Zo wordt je muziekcollectie met één klik gerangschikt op het kenmerk van je keuze. Erg handig om te vinden wat je zoekt.

SharePoint, onderdeel van de Office 365 productiviteitssuite, werkt met dezelfde principes. Je voorziet je bestanden van metadata, en zo kan je informatie van verschillende kanten zoeken, vinden, bekijken en delen. Deze manier van documenten ordenen heeft veel voordelen voor grote projectmatig werkende bedrijven die te maken hebben met veel en/of complexe projecten.

De pijlers van de verandering

We denken dus eigenlijk al sinds 1981 in dezelfde kaders. Dit veranderen heeft dus aandacht nodig. Niet erg ingewikkeld om op te lossen, maar je moet het wel doen. Het begint met een goede voorbereiding van het project waarbij de directie en het management van de organisaties bepalen wat de doelstellingen zijn voor de invoer van de nieuwe werkwijze. Gaat het om risicobeheersing, terugdringen van faalkosten, een uniforme werkwijze voor de hele organisatie of iets heel anders?

Zo krijgt verandering een richting en is het een terugkerende boodschap in de communicatie rondom het project. Dat brengt mij bij de tweede belangrijke factor. Tijdige berichtgeving voor de hele organisatie zorgt ervoor dat men voorbereid is op de aanstaande verandering. Betrek je projectgroepen en eindgebruikers al tijdens de voorbereidingen, dit heeft al ook een zeer positief effect. Dat ervaren bedrijven zoals Alewijnse aan den lijve bij de invoering van SharePoint als document management systeem voor hun projecten.

Onderschat het veranderproces niet

‘Last but not least’ moet je na de livegang van het nieuwe document management systeem genoeg tijd vrijmaken voor begeleiding van de SharePoint gebruikers. Behandel aandachtspunten, problemen en suggesties voor verbetering en pak deze slagvaardig op. Zo voorkom je dat men weer uitwijkt naar de oude manier van werken. Neem de tijd voor het proces en onderschat het vooral niet. Dan pluk je snel de vruchten van het efficiënt werken met projectdossiers in SharePoint.

Office 365 kennismiddag: Hallo collega, hoort u mij?

Samen leren en groeien

Om samen te leren en als organisatie te groeien is kennisoverdracht belangrijk. Wil je meer weten over de mogelijkheden rondom SharePoint of andere Office 365 applicaties? Wij organiseren op 9 november een Office 365 kennismiddag waar je al je vragen kan stellen en geïnspireerd kan worden door succesvolle use cases met Office 365. Nieuwsgierig? Meld je gratis aan via: https://goo.gl/mMuwhc

CTB xRM
CTB xRM helpt (internationale) organisaties in de sectoren techniek, bouw en offshore met hun digitale transformatie. Van cultuuromslag tot en met het omarmen van nieuwe technologie. Zij begeleiden bedrijven met het invoeren van moderne sales & marketing, nieuwe productiviteit en slimme serviceverlening. Hiervoor levert CTB xRM Microsoft (cloud)technologieën, diensten en eigen brancheoplossingen gebaseerd op Office 365, Dynamics 365, Business Intelligence en Analytics. Bedrijven als de Koninklijke BAM Groep, Vanderlande Industries, Stork, SPIE, Royal HaskoningDHV, Colliers International, Sweco en Dynniq behoren tot hun klantportfolio. Het hoofdkantoor van CTB xRM is gevestigd in Ede.