Bedrijven die digitale transformaties nastreven, zien vaak een belangrijke bondgenoot over het hoofd: metadata. En dat is niet vreemd. Metadata – in feite ‘data over data’ – klinkt niet sexy, wordt vaak slecht begrepen en meestal behandeld als een puur technisch onderwerp, een soort geheimtaal van IT’ers.

Maar bij metadata helpt het om niet alleen in dat hokje te denken. Geïntegreerd met het bedrijfs- en operationele perspectief, wordt metadata veel krachtiger en helpt het de volledige waarde uit gegevens te halen.

Een geïntegreerde benadering van metadata helpt bedrijven informatie te classificeren en consistentie en betrouwbaarheid te waarborgen. Hierdoor is de herkomst van gegevens beter te begrijpen en krijgen bedrijven een vollediger – en directer – overzicht van de gegevens die in de organisatie bestaan, wat deze betekenen en waar ze te vinden zijn.

Dit verhoogt de efficiëntie en snelheid enorm. In plaats van 70 tot 80 procent van hun tijd besteden aan het zoeken naar en aanpassen van data, kunnen data-
scientists zich toeleggen op het maken van modellen om data op nieuwe manieren te gebruiken en nieuwe inzichten te genereren. Bedrijven die metadata beheren vanuit een technisch én zakelijk perspectief, hoeven niet bij elk nieuw data-initiatief het wiel opnieuw uit te vinden. Transformaties worden duurzamer en krachtiger.

Valkuilen en onbenut potentieel

Praktisch ieder bedrijf bekijkt welke data de business verder kan helpen. Idealiter kan een enkel gegeven in het bedrijf op verschillende manieren worden gebruikt. In de praktijk belemmeren twee grote uitdagingen multifunctioneel gebruik:

  • Snelle toename van niet-geharmoniseerde data: iedere bedrijfseenheid of -functie creëert haar eigen data en gebruikt eigen terminologie om de informatie te beschrijven.
  • Een gebrek aan kennis en begrip van aanwezige data: de data die een bedrijfseenheid of -functie nodig heeft, bestaat wellicht al, maar is onzichtbaar of onbruikbaar. Gebruikers weten soms niet dat de informatie die ze zoeken al is vastgelegd. Of ze kennen de herkomst niet en hebben weinig vertrouwen in de kwaliteit.

Vaak wordt er weinig aandacht besteed aan databeheer, wat resulteert in inefficiëntie en complexiteit. Dit is een groot, sectoroverstijgend probleem. Er zijn talrijke voorbeelden van organisaties die hier uiteindelijk de prijs voor betalen – een gemiste kans, extra kosten of teleurstellende resultaten van een nieuw initiatief.

Metadata is ‘wie, wat, wanneer en waar’ van data

Veel bedrijven benaderen metadata uitsluitend vanuit een technisch perspectief. Technische metadata zijn essentieel. Hiermee kunnen bedrijven databases maken met de juiste data in de juiste velden in de juiste tabellen. Maar zo wordt de waarde van de data maar beperkt benut.

Geïntegreerde metadata omvat ook zakelijke en operationele perspectieven. Deze vertelt niet alleen waar een bepaald stukje data is te vinden, maar laat ook het pad zien dat de data heeft gevolgd sinds deze is aangemaakt – en ook is zichtbaar hoe de verwerking door systemen de data heeft veranderd. Kennis over data-herkomst laat zien welke berekeningen en manipulaties er zijn toegepast en of de data zinvol en betrouwbaar is.

Zakelijke metadata geeft een zinvolle bedrijfscontext: wat de data is, wie de ‘eigenaar’ is, wie er toegang toe heeft, enzovoort. Zo kunnen de verschillende afdelingen en bedrijfseenheden ieder stukje informatie dat ergens in de organisatie is opgeslagen vinden, begrijpen en gebruiken.

Consistentie is de sleutel tot het gebruik van zakelijke metadata. Dat is moeilijker dan het lijkt. Binnen een bank kan één bedrijfseenheid bijvoorbeeld verwijzen naar een ‘klant’, terwijl een andere eenheid dezelfde persoon een ‘consument’ noemt en weer anderen termen gebruiken als ‘cliënt’, ‘begunstigde’, ‘tegenpartij’ of ‘debiteur’. Uitgangspunt is dus om overeenstemming te bereiken over de betekenis van data en vervolgens een begrippenlijst te maken waarin verschillende termen aan een gemeenschappelijke definitie worden toegewezen.

Dit is geen geringe taak, maar het resultaat is het meer dan waard. Data wordt veel bruikbaarder – en gemakkelijker beschikbaar – voor alle belanghebbenden.
Operationele metadata beschrijft kenmerken als datakwaliteit, herkomst en valuta (met bijvoorbeeld tijdstempels). Dit soort metadata is vooral waardevol voor de datastewards en -custodians die binnen bedrijven een steeds belangrijkere rol spelen. Operationele metadata maakt het mogelijk om automatisch te berichten als er data-elementen worden gedefinieerd, goedgekeurd en mogelijk aangepast. Er kunnen ook fouten mee geïdentificeerd – en gecorrigeerd – worden.

Strategieën en geavanceerde werkwijzen

Metadatabeheer is een complexe en veeleisende onderneming. Dat is ook een van de redenen waarom bedrijven dit vermijden. Maar metadatabeheer kan soepeler verlopen. We hebben de volgende werkwijzen bijzonder nuttig gevonden.

Benader het stap voor stap

Proberen metadata in één keer vast te leggen, waarbij in de hele organisatie naar ieder stukje data wordt gekeken is een recept voor frustratie en mislukking. Pak het ​​gerichter aan. Begin klein met een nieuw initiatief waarin data worden aangemaakt of benut. Leg de metadata vast voor alle informatie binnen het bereik van dit initiatief. Zo wordt per project op gedisciplineerde wijze snel vaart gemaakt.

Veranker verantwoordelijkheden in bestaande rollen

De meeste organisaties hebben al in datagerelateerd werk gespecialiseerde werknemers. Neem het toezicht houden op metadatabeheer en het naleven van beleid op in bestaande rollen in plaats van nieuwe medewerkers in te huren. Dit legt het metadatabeheer in handen van diegenen die al veel inzicht en kennis hebben in bedrijfsdata.

Veranker helder gedefinieerde processen

Metadata moet gedurende de hele levenscyclus van data worden beheerd. Processen met betrekking tot het vastleggen, goedkeuren, registreren, publiceren en gebruiken van metadata moeten duidelijk zijn, en ervoor zorgen dat data die over meerdere bronnen wordt bewaard, volledig, consistent en ondubbelzinnig wordt beschreven. Zo wordt het gemakkelijker om relevante data snel te identificeren en te lokaliseren.

Benut tools en structuren om de toegang tot metadata te vergemakkelijken

Tools zijn er niet alleen voor het vastleggen van metadata, maar ook om zakelijke gebruikers te ondersteunen de gegevens te vinden. Dergelijke tools geven gebruikers de mogelijkheid van zelfbediening – een waardevolle stap voor bedrijven.

Veel organisaties streven naar een gecentraliseerde opslag van metadata, echter voor organisaties met verouderde systemen is het waarschijnlijk de realiteit – althans op de korte termijn – dat hun metadata verspreid is over meerdere lokale opslagplaatsen. In zo’n situatie is het beter een geïntegreerde laag metadata te creëren, een virtuele gecentraliseerde opslagplaats.

Lessen van koplopers

Een metadata-repository kan worden geïmplementeerd met behulp van intern ontwikkelde databases of door een commerciële oplossing te kopen. Wanneer de vereisten niet te complex zijn, kan een eigen oplossing sneller worden geïmplementeerd – en op zijn beurt sneller voordelen opleveren – dan het aanbod van een leverancier. Vaak zijn implementatie en onderhoud ook goedkoper.

Een oplossing van een leverancier kan echter aanzienlijke kant-en-klare functionaliteit bieden. De meeste producten bevatten vooraf gebouwde metamodellen; scanfunctionaliteit voor het vastleggen van metadata van traditionele bronnen, standaardkoppelingen en generieke voorzieningen voor het laden van spreadsheets; en gebruikersinterfaces (hoewel deze bijna altijd worden aangepast). Bedrijven moeten echter oppassen dat ze bij het overnemen van de oplossing van een leverancier niet ook de zakelijke visie van de leverancier overnemen.

Hoe een oplossing succesvol te integreren? De eerste stap is het begrijpen van de metadata die men wil vastleggen. Richt je alleen op de metadata die nodig is, zoals data-elementen die een belangrijk bedrijfsproces ondersteunen (bijvoorbeeld het geslacht van een klant voor gebruik in campagnebeheer).
Metadata is een bondgenoot als je waarde uit je data wil halen. Het zorgt ervoor dat de juiste mensen snel toegang krijgen tot de juiste gegevens en helpt bedrijven om – continu – hun informatie op nieuwe en winstgevende manieren te gebruiken.

Het beheer van metadata kan een complexe en uitdagende taak zijn en te veel bedrijven geven het een lage prioriteit. Geef metadata de aandacht die het verdient, dan gaat het implementeren van nieuwe technologieën en bedrijfsmodellen veel gemakkelijker – en ligt succes om de hoek.

Door Rash Gandhi, Antoine Gourévitch, Nic Gordon en Marc Schuuring, werkzaam bij Boston Consulting Group.