Het Nationaal Restauratiefonds maakt zich als organisatie zonder winstoogmerk sterk voor het behoud van onze monumenten. De vervanging van een kernapplicatie en een andere opzet van de organisatie stelde het Restauratiefonds voor de uitdaging: zo effectief en efficiënt mogelijk automatiseren en structureren, om zowel medewerkers als klanten optimaal te kunnen ondersteunen en bedienen. Een kort interview met verantwoordelijk manager Dirk Oostenbrug.

“Dat vereist zeer bewuste keuzes, zowel ten aanzien van technologie als qua inrichting van de organisatie”, vertelt Dirk Oostenbrug in het monumentale Amersfoortse kantoor. Monumenten moeten bij voorkeur bewoond, gebruikt en beleefd worden. “Als Restauratiefonds brengen we specifieke kennis en ervaring in, onder meer op basis van eerder afgeronde trajecten rond herstel, verduurzaming en herbestemming. We bieden eigenaren van monumenten de mogelijkheid van financiering tegen gunstige voorwaarden, dat is onze core-business.”

Geen maatwerk

Het Restauratiefonds heeft hart voor monumenten, maar is tegelijk op een bedrijfsmatige manier georganiseerd. Technologie geldt als een belangrijke factor voor een hoge kwaliteit van dienstverlening en de mate waarin de organisatie snel en flexibel kan inspelen op eventuele veranderingen in de markt of bijvoorbeeld wet- en regelgeving. “We zien IT niet als kostenpost, maar als middel om het verschil naar de klant te maken.”

Punt van aandacht was de applicatie voor de financieringen-administratie. De verouderde maatwerkoplossing bood de gebruiker weliswaar diverse voordelen, maar werd door directie en bestuur bij voorkeur vervangen door een standaardpakket. Daarbij zou gebruik worden gemaakt van externe expertise en moesten de laatste ontwikkelingen qua werkstromen en ‘business rules’ automatisch zijn verwerkt. “Maatwerk is voor een relatief kleine partij sowieso nauwelijks betaalbaar en beheersbaar. Daarnaast is integratie met andere systemen een uitdaging.”

Stroomversnelling

Oostenbrug is als lid van het management-team onder meer verantwoordelijk voor de vernieuwing van het IT-landschap en de IT-organisatie. “De zoektocht naar een nieuwe oplossing kwam door de heroverweging van de diensten vanuit het Shared Service Center in een stroomversnelling. Het SSC werkte als externe dienstverlener voor twee andere fondsen. Nadat één besloot om de IT zelfstandig te gaan organiseren, werd de schaalgrootte te klein en moesten we op zoek naar een alternatief.”

“Soms is het overtypen van informatie goedkoper en efficiënter dan een geautomatiseerd proces”

Daarbij trad Anderson MacGyver op als adviserende partij. “Met de hulp van Jeroen Spit en Harry Boersen hebben we samen met de twee overgebleven fondsen voortzetting van SSC afgewogen tegen geheel verzelfstandigen of het uitbesteden van een deel van de processen. Als fondsen hadden we immers deels dezelfde doelen en uitdagingen. Het delen van IT-kosten lag daarbij redelijk voor de hand. Uiteindelijk zijn er diverse alternatieven en scenario’s onderzocht, maar was voor het voorzetten van het SSC onvoldoende basis.”

Optimaliseren

Het Restauratiefonds is een relatief kleine organisatie met een specifieke focus. De wensen en eisen ten aanzien van het financieringssysteem en andere IT-oplossingen lijken enerzijds op die van traditionele banken, maar tegelijk ook weer niet. Zo bevat het systeem weliswaar de nodige business rules op basis waarvan automatisch beslissingen worden genomen, maar hebben de professionele beoordelaars een grotere invloed en is er grote behoefte aan flexibiliteit.

Oostenbrug legt uit: “Grote banken kunnen winst maken door onder meer hun schaalvoordeel te benutten: voor grote aantallen transacties en klanten de processen zoveel mogelijk optimaliseren. Wij verwerken daarentegen veel kleinere aantallen, hebben een specifieke focus en zoals gezegd geen winstoogmerk. Soms is het overtypen van informatie hier goedkoper en efficiënter dan een geautomatiseerd proces. Ten aanzien van de vernieuwing van de applicatie en IT-ondersteuning is de keuze tussen automatiseren of handmatig verwerken in de overweging meegenomen.”

Standaarden

Het advies van Anderson MacGyver luidde: de IT zelf doen op basis van zoveel mogelijk geïntegreerde standaardapplicaties, bij voorkeur geleverd als een gemanagede dienst in de cloud. “Daarnaast moesten we een interne regieorganisatie inrichten die de leveranciers aanstuurt. Na de strategische en organisatorische aspecten heeft Anderson MacGyver zich gebogen over de wensen en eisen aan de te selecteren kernapplicatie.”

“Besloten is voor het Restauratiefonds een eigen IT-organisatie te ontwerpen en in te richten”, vult Jeroen Spit van Anderson MacGyver aan. “Omdat dit behapbaar en betaalbaar moest zijn, mochten we niet weer in de maatwerkval trappen. Voor het financieringsplatform was belangrijk dat het niet alleen in functionele zin bood wat er gevraagd werd, het moest ook als gemanagede dienst vanuit de cloud geleverd worden. Davinci kwam daarbij als beste uit de bus. Het mooie was dat deze leverancier open stond voor co-creatie, waarbij specifieke wensen vanuit NRF worden opgenomen in het standaard product.”

Duizendpoten

Met de afbouw van het shared-servicecenter wordt ook de IT-organisatie ontmanteld. “Voor een deel van de werknemers betekent dit helaas dat men op zoek moet naar een andere werkkring. Drie mensen stappen over naar de IT-organisatie van NRF, en voor de vierde zijn we aan het werven. Samen vormen ze een klein kernteam van duizendpoten. Momenteel zitten we volop in de implementatiefase: het inrichten en doorontwikkelen van de kernapplicatie en de migratie van gegevens. Daarnaast worden ook de andere applicaties gecontracteerd en geïntegreerd.”

“Zonder aanpassingen zouden we qua technologie achterop raken en een te kostbare organisatie worden”

In totaal werken bij het Restauratiefonds ruim vijftig mensen. Dat worden er door het overnemen van de werkzaamheden van het shared-servicecenter op termijn zestig. Voor het grootste deel professionals met inhoudelijke kennis van hun kernactiviteiten. Oostenbrug: “Zonder aanpassingen zouden we op termijn waarschijnlijk geen bestaansrecht meer hebben. Dan zouden we qua technologie achterop raken en een te kostbare organisatie worden. Het Restauratiefonds kan en wil met de verbeterde IT een relevante rol blijven spelen in het realiseren van ‘springlevende monumenten’.”

Datingbureau

Bij de ondertekening van het contract tussen Restauratiefonds en Davinci trok de manager binnendienst de vergelijking met een huwelijk. Daarbij komen soms zaken aan de orde als ‘uit elkaar groeien’ en ‘de nodige tijd voor jezelf’. Vervolgens komt er een professioneel datingbureau aan te pas, dat diverse nieuwe huwelijkskandidaten polst, checkt, selecteert en voorstelt. “Na de eerste date en betere kennismaking startte een nieuwe romance en een verbintenis op basis van de juiste huwelijkse voorwaarden.”

Dat laatste was wel belangrijk. “De fit en de match met het bedrijf of partner kan van pure hartstocht en euforie veranderen in een fase waarin je het allemaal even niet meer ziet zitten. In de praktijk betekent dat: exitplannen, het recht om te auditen, eventuele grond van opzegging enzovoorts. Zaken waar je misschien liever niet over praat, maar waar je in het achterhoofd wel rekening mee moet houden. Anderson MacGyver vervulde bovengenoemde rol als professioneel datingbureau, en is zo ook in de contractfase echt van hoge toegevoegde waarde geweest.”

Punt erachter

Dirk Oostenbrug heeft Anderson MacGyver gedurende het gehele traject ervaren als betrouwbaar en zeer hands-on, met veel kennis binnen zowel het bestuurlijke IT-domein als van de financiële wereld. “Die punt achter hun naam staat er niet voor niks: ze ronden de projecten af en blijven niet tot in het oneindige rondhangen.”

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam