Kostenbeheersing zorgt voor constante druk op IT-teams en -afdelingen. De business wil IT op enterprise-niveau, maar ook flinke stappen zetten met een beperkt budget. Tel daarbij de aanpassing aan de wereldwijde ontwrichting door de crisis op, wat voor nóg meer budgettaire onrust kan zorgen.

De maatregelen om medewerkers op afstand te ondersteunen, het snel omarmen van SaaS- en IaaS-frameworks om ‘de lampen te laten branden’ en de inzet van IT-oplossingen om nieuwe manieren van werken, scholing en winkelen te ondersteunen, kunnen nog lang ná de de huidige crisis aanzienlijke kosten met zich meebrengen.

Nog vóór covid-19 kwam Gartner met twee rapporten over kostenbeheersing. Hun adviezen en inzichten zijn nog relevanter nu organisaties hun uitgaven en middelen tegen het licht houden om te kunnen overleven en te gedijen in het nieuwe normaal.

Organisaties kunnen in de positie verkeren waarin ze programma’s of lanceringen van producten of diensten moeten stopzetten om middelen ter beschikking te hebben in reactie op covid-19 of daaraan gerelateerde behoeften, zoals het toevoegen van bandbreedte, het implementeren van nieuwe technologie voor videoconferencing en remote working, naast het handhaven van doorlopende processen om te overleven en concurrerend te blijven.

Hoe reageer je op opgelegde bezuinigingen?

Het Cost Challenge Response Framework van Gartner beveelt een vierstappenplan aan om bezuinigingen te voorkomen die passend lijken gezien de ontwrichting, maar die blijvende schade kunnen toebrengen aan de business. Deze stappen maken niet alleen kostenbeheersing op korte termijn mogelijk, maar evolueren ook naar een permanente optimalisatie die waarde genereert in de toekomst. Het framework omvat de volgende stappen:

1. Definieer bereik: begrijp de vraag

CIO’s moeten eerst de drijvende factoren achter een bezuiniging begrijpen voor ze de juiste bezuinigingen op de juiste plaatsen kunnen doorvoeren. Gartner raadt CIO’s aan om de volgende vragen te stellen:

  • Wat is de basisgedachte achter de kostenreductie?
  • Wat is het doel? Tegen welke baseline?
  • Wat valt binnen/buiten de scope?
  • In welk tijdsbestek worden de reducties verwacht?

2. Organiseer en definieer een basis: creëer transparantie in de kostenbasis en bied meerdere weergaven van een IT-budget

Gartner zegt hierover: “Om de cost opportunities objectief en rationeel te beoordelen, moeten CIO’s samenwerken met hun financiële teams om zo veel mogelijk transparantie te krijgen over hun huidige kostenbasis”. CIO’s hebben een compleet beeld nodig van de bestaande uitgaven om een ​​geloofwaardig plan te formuleren om kosten te besparen.

3. Identificeer kansen: wijs bruikbare kostenbesparende opties aan en evalueer deze

Gartner biedt een lijst die is samengesteld aan de hand van een survey over kostenoptimalisatie onder IT-organisaties. In combinatie met Gartner’s Cost Savings Ideation framework en Opportunity Appraisal-criteria, kunnen CIO’s bepalen welke optimalisaties maximale waarde opleveren. Gartner raadt aan de lijst te beperken tot “een uitvoerbaar plan van 10 tot 15 ideeën”.

4. Plan en communiceer: maak een actieplan en zorg voor een buy-in van stakeholders

Wij denken dat Gartner een handzaam sjabloon levert waarmee CIO’s, op basis van de bovenstaande handelwijze, kunnen communiceren over de terreinen waar bezuinigingen zinvol zijn, waarmee ze handreikingen krijgen voor het uitvoeren van plannen en adviezen voor een succesvolle buy-in van stakeholders. De sjabloon bevat ook de ruimte om details vast te leggen over kostenbesparende activiteiten en tijdsinschattingen van de voltooiing, naast organisatorische en technische risico’s.

Download het Gartner-rapport How to Respond to Mandatory IT Budget Cuts voor meer informatie, inclusief specifieke methoden en bronnen, over hoe om te gaan met de behoefte aan bezuinigingen op IT.

Tien handvatten voor snel snijden in de IT-kosten

Veel organisaties hebben geen andere keuze gehad dan in een zeer kort tijdsbestek, zware strategische bezuinigingen door te voeren. Zonder een doordachte benadering van het snijden in applicaties en programma’s, zouden bezuinigingen de organisatie kunnen schaden met een negatieve ROI en verspilde middelen. Gartner hanteert een drieledige aanpak voor kostenbesparingen op IT:

  1. Resultaat/behoefte: “Definieer zo nauwkeurig en beknopt mogelijk de benodigde uitkomst in termen van jaarlijkse, lopende of budgettaire besparingen in harde valuta”.
  2. Timing: “Planning van kostenbesparingen staat vaak onder tijdsdruk. De planning moet echter prioriteit krijgen, aangezien deze de strategie, aanpak en timing van de uitvoering zal bepalen.”
  3. Benadering: “De combinatie van behoefte en beschikbare tijd voor realisatie bepaalt de aanpak. Aangezien tijd meestal van essentieel belang is in deze situaties, moet je je in eerste instantie richten op de financiën. Stel vast waar, vanuit een cashflow-perspectief, de grootste kans ligt en richt hier de aandacht op.”

Gartner komt met tien handvatten waarmee je de IT-kosten snel kunt verlagen en die richting geven bij het ontwikkelen van de strategie. Download het Gartner-rapport 10 Rules for Rapid IT Spend Reduction om te zien hoe.

Uitgaven verlagen met onafhankelijke ondersteuning van derden

De twee genoemde rapporten scharen services en service levels in de categorie rapid spend reduction en noemen als actiepunt het elimineren van services en/of terugschroeven van serviceniveaus en onderhoud. Onafhankelijke ondersteuning door een derde partij kan helpen om deze uitgaven voor onderhoud en ondersteuning te verlagen. Een ervaren, onafhankelijke serviceprovider ondersteunt de volgende punten uit Gartners 10 Rules for Rapid IT Spend Reduction:

  • Richt je op onmiddellijke impact. Bedrijven kunnen een onmiddellijke besparing realiseren van 50 procent op jaarlijkse ondersteuningskosten en tot 90 procent op de totale onderhoudskosten door onafhankelijke ondersteuning van een derde partij.
  • Snijd in de kosten, maar bevries niets. Onafhankelijke aanbieders van ondersteuning leveren blijvende besparingen op, zodat bedrijven niet hoeven te bezuinigen op waardevolle programma’s om ondersteunings- en onderhoudskosten aan vendors te betalen.
  • Cash is king. Grote systeemmigraties, zoals naar SAP S/4HANA of Oracle Cloud ERP, kunnen de kaspositie van bedrijven aantasten en onvoldoende waarde toevoegen voor de business. Onafhankelijke ondersteuning door derden maakt een einde aan verkwistende uitgaven voor kostbare, onnodige updates.

CIO’s staan ​​onder druk om te bezuinigen op een manier die de gezondheid van hun organisatie op de middellange en lange termijn zo min mogelijk schaadt. Onafhankelijke ondersteuning door derde partijen is een strategisch hulpmiddel om te snijden in de kosten, zonder de waardevolle services en ondersteuning te verliezen die je nodig hebt voor groei in onzekere tijden.

Wil je een snelle inschatting hoe veel je organisatie kan besparen op onderhoud en support? Gebruik onze savings calculator.

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam