De digitale spin in het web van de Nederlandse havenlogistiek, Portbase, leunde op een stabiel draaiende kernapplicatie. Toch meende managing director Peter de Graaf dat er geen keuze was: de cloud was de toekomst. CIO Magazine sprak hem over zijn afwegingen en de spannende migratie naar de AWS-cloud die onder zijn verantwoordelijkheid plaatsvond. “De migratie was spannend, maar de week erna helemaal!”

Kun je iets zeggen over de markt waarin Portbase opereert en welke uitdagingen zich de afgelopen jaren hebben voorgedaan?
“Als ik het even kort door de bocht kan zeggen, was vijftien jaar geleden de afhandeling van heel de havenlogistiek – het laden en lossen, het vervoer naar het achterland via trein, truck of binnenvaart – handwerk, allemaal papierwerk. En daar zaten ook veel overheidsmeldingen bij, zoals aan de douane, de havenmeester, over gevaarlijke stoffen bijvoorbeeld. De gedachte was destijds: ‘dat moeten we slimmer doen, dat moeten we digitaliseren.’

Op initiatief van de havenbedrijven is toen het port community system bedacht, en is Portbase ontstaan. Met één doel: om de gehele keten, van voren naar achteren, maar ook van het achterland terug naar het schip, zo vlot mogelijk te laten werken. En daar zitten wij middenin als bedrijf.

Ik denk niet dat we daar als sector uniek in zijn, maar je ziet de laatste jaren de digitalisering enorm toenemen. En dat begint al met het feit dat alles slimmer wordt. Vroeger had je harde assets. Dat waren eigenlijk een soort ‘stomme’ dingen. Die deden hun werk wel maar er zat geen intelligentie in. Tegenwoordig wordt alles slimmer en intelligenter. Dat leidt tot de behoefte en de mogelijkheid om ook meer data-driven te werken.”

Wat doet Portbase met al die data?
“Het is overigens niet onze data, maar data van onze klanten. We hebben heel duidelijke afspraken met ze gemaakt over wat we wel of niet delen en met de data mogen doen. En dat is denk ik ook de reden dat wij zo’n goeie community van 4.200 bedrijven hebben opgebouwd. Ze vertrouwen ons. Ze weten, de data is in goede handen, daar hebben we goede afspraken over gemaakt.”

Maar gebruiken jullie die data dan om jullie eigen functioneren en services te verbeteren of ook om feedback te kunnen geven aan die 4.200 klanten?
“Dit is eigenlijk precies de beweging die we nu aan het maken zijn. Ook dat doen we in nauwe samenwerking met onze klanten. Het zit hem met name in het meer gaan toepassen van machine learning op basis van use cases. Ons port community systeem bevat bijzonder veel data. Daarnaast zetten we nu een informatieplatform neer waar we nieuwe data services op plaatsen. Op basis daarvan kunnen ook andere partijen toepassingen maken. Wij faciliteren dat en zijn niet per definitie altijd de bouwer van die toepassingen.”

Hoe is de IT bij Portbase georganiseerd?
“Mijn collega-directielid is algemeen directeur en heeft de verantwoordelijkheid voor de meer externe kant en een aantal afdelingen, zoals finance, HR, sales, business management, marketing en communicatie. Ik heb dat ook, denk aan functies als architectuur, enterprise portfolio management, of een security manager die aan mij rapporteert. En ik ben verantwoordelijk voor de afdelingen BI & Data, operations, service desk en development.

“Zo’n migratie is spannend, maar voor de toekomst wel nodig”

Er zijn dus afdelingen, maar we hebben de organisatie ingericht met scrum teams. Als je kijkt naar de havenlogistiek kun je een aantal domeinen onderscheiden, zoals een domein Bezoek schip, en de domeinen Import, Export en Achterland. En die domeinen worden bediend door scrum-teams. Daar zitten developers, testers, maar ook businessanalisten en uiteraard product owners. Momenteel maken we met de teams de beweging naar DevOps.”

Als je kijkt naar jullie beweging om meer datagedreven te worden, wat voor impact heeft dat dan op de teams?
“Vind ik nog lastig in te schatten. Nu we het informatieplatform met de data services aan het opbouwen zijn, is het voorstelbaar dat één team dat gaat beheren en ontwikkelen. Het kan ook zijn dat we de data services onderbrengen bij de huidige domeinteams. Dat heeft nog even tijd nodig.”

Nog niet zo lang geleden hebben jullie het Port Community System (PCS) naar de cloud gebracht. Het kloppend hart volgens mij. Was de migratie vergelijkbaar met een harttransplantatie?
“Inderdaad, ik heb dat beeld hier ook af en toe gebruikt, bijvoorbeeld bij de rvc en aandeelhouders. Als bij zulke trajecten iets mis gaat, is de impact vaak groot.”

Wat was de aanleiding voor de migratie naar AWS?
“We zijn nu heel relevant, maar willen dat in de toekomst natuurlijk blijven. De opbouw van het PCS, zoals het was, was prima en het draaide stabiel bij de toenmalige hosting partner Atos. Maar flexibiliteit, snelheid en hogere betrouwbaarheid voor de langere termijn waren voor mij drivers om te onderzoeken of cloud wat voor ons zou zijn. Na mijn eerste 100 dagen hier heb ik wel gekscherend geroepen “naar de cloud of naar de klote”.

Om blinde vlekken te voorkomen hebben we trouwens wel andere partijen, zoals Xebia en Weolcan, om advies gevraagd. Weolcan is een partij die goed bekend is in die cloud-markt en geholpen heeft met onze analyse. Waar moet je naar kijken? Wat zijn de drivers? Waarom zou je voor een hybride of een public cloud gaan, en waarom dan AWS? Xebia heeft vervolgens geholpen met de concretisering van de keuze toen we die eenmaal gemaakt hadden. Je kunt denken aan de technische set up, de architectuur en de security.”

Het is wel zeer gevoelig: wie bij het systeem en de data kan en wie niet.
“Dat was bij Atos natuurlijk ook al. Bij AWS is security een van de top 3 aandachtsgebieden, vanaf de oprichting van het bedrijf. Het beschikt over alle vereiste certificeringen – en meer dan de traditionele hosting-partijen. Als het gaat om hoge betrouwbaarheid en security, hebben we gewoon een heel goeie stap gezet. Ook qua connectivity zit het goed.

“Dat is in de haven echt wel een ding, 10 uur eruit”

Bij al dit soort aspecten heb je bij een partij als Amazon natuurlijk ook keuzes. Hoever wil je gaan? – dat is meer de vraag. Wat wil je afnemen? En wij wilden gewoon high availability.”

Hoe zorgen jullie ervoor dat de data in Europa blijven?
“Daar hebben we heel bewust naar gekeken. Er zijn duidelijke afspraken over gemaakt dat dat binnen de EU blijft.”

In hoeverre kun je met zo’n cloudgigant samenwerken. Is het niet “one size fits all”?
“Tegenwoordig is er een kantoor in Nederland, dat helpt. We hebben AWS gevraagd om een nulmeting te doen op de technical setup die we met Xebia hadden gemaakt. We hebben nadrukkelijk gevraagd: ‘Snijdt het hout, is het goed?’ En we hebben net voordat we live gingen nog een éénmeting laten doen, met de vraag: ‘Hebben we alle bevindingen goed opgelost en staat alles goed ingesteld?’ AWS heeft daar zijn aandeel in gepakt. En gewoon goed, deskundig meegekeken.”

Moest de applicatie nog gemoderniseerd worden? Anders krijg je hosting in de cloud, met een niet erg schaalbare applicatie.
“Het klopt dat nog niet alle services cloud native zijn, maar een aantal al wel. De komende periode zullen we nog het een en ander cloud native moeten gaan inrichten. Dat is ons ‘Cloud 2020 programma’. We hebben een mooie start gemaakt, een grote stap gezet, maar we willen door.”

Hoe lang heeft de transitie naar de cloud nou in beslag genomen?
“Vanaf het begin? Een dik jaar aan voorbereidingen. En dan bedoel ik ook de rvc en de aandeelhouders in de afwegingen meenemen. Want daar moest ik natuurlijk uitleggen waarom ik wilde ingrijpen in een stabiele situatie. Ik heb dat gedaan, ze begrepen het en waren blij met de aanpak en de zorgvuldigheid. De steun van de rvc in dit soort trajecten is cruciaal. Maar ook de klanten zijn in het proces betrokken. We bedienen tenslotte 4.200 bedrijven met 16.000 gebruikers. Daar hebben we, samen met onze afdeling Communicatie, veel tijd in gestoken. En het begrip ontstond. Ja, zo’n migratie is spannend, maar voor de toekomst wel nodig.”

Wat hebben de klanten er uiteindelijk van meegekregen?
“Bij sommige klanten moest ook het een en ander aangepast worden. Denk maar eens aan de terminals in de haven, die hun eigen operating systemen hebben. Voor het live gaan hebben we uitgelegd wat onze verwachte downtime zou zijn. Die viel in een weekend, met een maximale uitval van 10 uur. Dat is voor in de haven echt wel een ding, 10 uur eruit. We hadden workarounds, dus bepaalde kernprocessen bij onze klanten konden dóórlopen. Maar dan nog, er wás downtime.

Vlak voor het bewuste weekend dacht ik nog: we hebben aan de techniek gedacht, aan de processen, de mensen zijn opgeleid. We hebben de rvc meegenomen, we hebben onze klanten meegenomen, we hebben dus een goed communicatieplan. Dat waren bij elkaar de ingrediënten om dat weekend in te gaan.”

En het is zonder horten of stoten verlopen? Er gebeuren altijd dingen die je niet verwacht…
“Daarom is dat trainen ook zo belangrijk. Trainen, trainen en nog eens trainen – dat heb ik uit mijn jaren in de jeugdteams van Feijenoord overgehouden. Belangrijk is ook geweest dat we niet in de valkuil zijn gestapt van het afwijken van het plan. Ik had een masterplan, maar natuurlijk ook een technisch draaiboek van de migratie zelf. En dat is wel heel belangrijk gebleken. Want er gaan dingen anders en je moet die oplossen, maar zonder van je draaiboek af te wijken. Voor je het weet, doe je dat toch, je draait aan een schroefje, en dan komt er een ander schroefje los…”

Jij moest steeds beslissingen nemen waarschijnlijk?
“We hebben de teams het vertrouwen en de verantwoordelijkheid gegeven. Ik ben er natuurlijk continu bij geweest, maar ook de manager operations en het team van ons cloud competence center. Er zijn natuurlijk altijd momenten dat je even met elkaar spart. Ik vond het migratieweekend spannend, maar de maandag erna, toen het systeem in de nieuwe omgeving ging draaien, spannender. Dan is de haven volop operationeel en wordt het systeem maximaal gebruikt. Ik dacht echt: deze week, daar moeten we goed doorheen komen. En dat is gelukt.”

Het is wel een potentieel career breaking event, zoiets.
“Laten we eerlijk zijn, als het systeem er een week uit ligt, heb ik een groot probleem, dan heeft Portbase een probleem. Dan heeft de rvc een probleem, dan heeft heel de haven een probleem. Maar dat vind ik persoonlijk ook wel weer het leukste aan mijn rol.”

Je hebt voor je IT-teams de nodige veranderingen gebracht. Een cloud competence center, scrum teams, de ontwikkeling richting DevOps. Welke eisen stelt dat aan mensen?
“Daar zitten twee kanten aan. Aan de ene kant kennisontwikkeling. Ik kijk altijd naar vakmanschap. Je wilt dat mensen goed van hun vak op de hoogte zijn en blijven. We stimuleren kennisdeling en -ontwikkeling en geven er ruimte voor.

Maar misschien wel belangrijker is de vraag hoe mensen in elkaar steken. Ben je flexibel? Hou je van snelheid? Hou je van verandering? En dat geldt niet voor iedereen. We hebben mensen de kans gegeven kennis op te doen en aan hun competenties te werken. Maar daar zit natuurlijk wel een houdbaarheidsdatum aan. Uiteindelijk moeten we wel allemaal door. Ik vind het overigens gezond om af en toe nieuwe mensen binnen te halen, maar het is ook heel waardevol om in je teams mensen te hebben die het bedrijf goed kennen.”

Hoe geef jij leiding aan zo’n veranderproces? Wat voor type leider ben je, wil je zijn?
“Het is een beetje sturen en ruimte geven. Je wilt steeds meer verantwoordelijkheid en besluitvaardigheid in je teams hebben. Maar ik voel ook verantwoordelijkheid. Ik wil ook dat we goeie stappen zetten en meters maken en resultaten neerzetten. Dus ik kan ook sturend zijn als dingen niet lekker lopen. Sturend in overleg, ook om mijn betrokkenheid te tonen.

Ik vergelijk het altijd met je kind leren fietsen. Die bagagedrager, wanneer laat je die nou los? Dat vraagt souplesse en echt leiderschap, vind ik. Dat je aanvoelt wanneer je kunt loslaten. En kunt accepteren dat het soms fout gaat. Die ruimte moet je je mensen ook geven, om te kunnen groeien.”

En nu? Voorlopig op de lauweren rusten of zijn er verdere plannen?
“Ik zie dit echt als een begin, een vertrekpunt. We willen tenslotte een datagedreven organisatie worden. Net als bij cloud willen we bij machine learning een fast follower zijn.”

Er zijn wel veel ontwikkelingen op technologie-vlak momenteel.
“Ik denk dat het belangrijk is voor een bestuur om een bepaalde rust te bewaren. Je ziet ook nog wel eens die bedrijven die worden bevangen door een zekere onrust, uit angst een ontwikkeling te missen. Maar je moet op een gegeven moment durven keuzes te maken, hoe eng dat ook is.”


De lessen van Portbase

De adviezen van Peter de Graaf over cloudtransities:

  • Vlieg het nooit aan als een IT-project; het is echt een bedrijfsverandering.
  • Zorg dat je vooraf traint. Opleiden, oefenen en trainen in een volwassen omgeving.
  • Heb een masterplan. En kom niet te snel in de verleiding om daarvan af te vallen.
  • Communiceer een duidelijke lijn intern en extern en wijk daar niet vanaf; dat geeft vertrouwen bij de betrokkenen.
  • Laat externe deskundigen meekijken, want je zult zelf altijd blinde vlekken hebben.

Over Peter de Graaf

Peters jeugd stond in het teken van topsport. Hij speelde in de hoogste jeugdelftallen bij Feijenoord. Hier heeft hij geleerd hoe belangrijk door-ontwikkelen en trainen is. Hij speelde korte tijd betaald voetbal, maar zette zijn sportcarrière niet professioneel door. “Ik had meer interesses.” De Graaf studeerde informatica en volgde sindsdien meerdere executive-opleidingen. Zijn eerste job was bij Eneco, aan de consumenten-kant. Bij de afsplitsing van Stedin ging hij mee en kreeg hij de verantwoordelijkheid voor de IT-afdeling van de netbeheerder, die daarna snel groeide. Hij werkte korte tijd bij Enexis, waarna hij als een van de twee managing directors aantrad bij Portbase. Peter heeft daar de verantwoordelijkheid voor onder meer IT en innovatie.

Fotografie: Roelof Pot

Arnoud van Gemeren is hoofdredacteur van CIO Magazine, Boardroom IT en voormalig hoofdredacteur van TITM (Tijdschrift IT Management) en Outsource Magazine. Hij heeft een lange staat van dienst in de Nederlandse IT-mediawereld. Na een start bij een redactiebureau, was hij als hoofdredacteur van 1996 tot 2001 bij uitgeverij Array Publications verantwoordelijk voor diverse IT-vakbladen. In 2001 sloot hij zich aan bij een adviesbureau op het gebied van marketingcommunicatie, Beatrijs Media Group. Vanuit dit bureau bleef hij als hoofdredacteur actief, onder meer voor Sdu Uitgevers.

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam