Weten wat er van je wordt verwacht is belangrijk, maar zegt niets over daadwerkelijk gedrag. Red teaming op het gebied van integer gedrag biedt kansen om te zien hoe medewerkers handelen, leggen Myra van Esch en Elke Weijkamp van Hoffmann uit.

Red teaming is een methode, waarbij aan de hand van realistische scenario’s een organisatie wordt getest. Dit is een techniek die tot nu toe wordt gebruikt om kwetsbaarbaarheden op het gebied van informatiebeveiliging op te sporen. Maar deze techniek biedt meer mogelijkheden. Je kunt met specifieke scenario’s ook de integriteitscultuur van een organisatie testen. Welk gedrag laten medewerkers zien?

Hoe we op het werk met elkaar omgaan en wat we acceptabel en onacceptabel gedrag vinden, ligt vaak vast in een gedragscode. Het gros van de medewerkers zal de gedragscode kennen, als je het vraagt. Hiermee bedoelen ze meestal: ik weet dat het bestaat en dat ik me er aan moet houden. Het is een document dat ondertekend wordt als je in dienst komt en dat is voor sommigen al lang geleden. En een integriteitsbeleid? Ook zoiets: echt wel eens van gehoord en in de meeste gevallen zegt men globaal de richtlijnen te kennen. Maar wat er exact in staat en wat dit voor het eigen gedrag betekent, is niet altijd duidelijk. Terwijl het eigenlijk onderwerpen zijn die regelmatig zouden moeten worden besproken, of zelfs getest.

Grijs gebied

Deze documenten met richtlijnen en procedures zoals een gedragscode of integriteitsbeleid scheppen echter wel de basis voor het gewenste gedrag van medewerkers. Ze zijn in de meeste gevallen gebaseerd op de missie en visie van de organisatie. Maar hoe vertaal je deze soms abstracte termen naar je gedrag op de werkvloer? Sommige organisaties bespreken dilemma’s of voorbeelden van gewenst of ongewenst gedrag periodiek in overleggen. Die casussen krijgen aandacht, waarbij niet zomaar duidelijk is waar de scheidslijn ligt. Deze ‘grijze gebieden’ zijn een aanknopingspunt om de gedragscode te ijken op basis van de praktijk. Een voorbeeld hiervan kan zijn hoe je omgaat met cadeaus die je krijgt van klanten of relaties. Als de afspraak binnen je organisatie is dat je boven de 50 euro deze niet mag aannemen, hoe ga je dan om met een uitnodiging voor een netwerkbijeenkomst in de skybox van een voetbalclub, tijdens een voetbalwedstrijd? En wat als gevraagd wordt of je vrouw ook mee komt? Waar ligt de grens wat oké is en wat niet?

Het is goed om deze vraagstukken met elkaar te bespreken en op deze manier de cultuur van je organisatie concreet te maken. Een volgende stap na het bespreken met elkaar hoe te handelen in het grijze gebied, is het meten wat medewerkers in de praktijk doen. Dit heeft als voordeel, dat het niet alleen gaat over de vraag: wat zou je doen? Door gedrag te meten, kun je zien wat er gebeurt; hoe collega’s in die situaties handelen. Het doel daarbij is niet om medewerkers individueel aan te spreken, maar om te kunnen zien hoe het beleid wordt vertaald naar de praktijk: waar gaat het goed en waar kan, of moet, het beter? Het biedt aanknopingspunten voor de organisatie om precies op deze kwetsbaarheden in te spelen.

Red teaming: het gaat om hoe medewerkers handelen in realistische scenario’s

In een red teaming project rond het thema integriteit, wordt met de betreffende organisatie een aantal scenario’s uitgewerkt. Wat in het ene bedrijf een prima voorbeeld is van een dilemma in integer handelen, kan voor een andere organisatie totaal niet passen. De kracht van de techniek schuilt in het kiezen van die voorbeelden, die illustratief zijn voor de cultuurvraagstukken omtrent integriteit en ze daarna daadwerkelijk te laten plaatsvinden. In de ene organisatie zou je bijvoorbeeld gevoelige informatie kunnen rondsturen, met meteen daar achteraan een mailtje dat dit niet de bedoeling was en of je deze informatie wilt verwijderen. Het kan interessant zijn om vervolgens vast te stellen, wat medewerkers doen. Gooien ze de gevoelige mail meteen weg, of kijken ze eerst naar de informatie? Of kopiëren ze het gevoelige bestand naar hun eigen schijf? Het gaat hier zoals gezegd niet over het individu, maar over wat het gedrag van medewerkers zegt over de cultuur in de organisatie.

Voor een andere organisatie kan het interessant zijn om uit te vinden hoe medewerkers handelen als je in de kantine niet bij een kassa afrekent, maar op een intekenlijst aangeeft wat je hebt gebruikt. Schrijft iedereen ook eerlijk op wat hij of zij eet en drinkt?

De uitkomsten van de red teaming scenario’s worden vervolgens vertaald naar aandachtspunten voor de organisatie, waar het gesprek over kan worden aangegaan. Door deze voorbeelden te bespreken en uit te leggen wat er niet goed is gegaan, wordt een eerste stap gezet om het gedrag te veranderen. Ook kan het van belang zijn om uit te zoeken waarom bepaald gedrag optreedt, om zo eventuele belemmeringen om het juiste gedrag te laten zien weg te nemen.

De integriteitscultuur van de organisatie wordt gevormd door mensen en hun gedrag: Alleen samen kun je een integere organisatie vormen.

Door red teaming toe te passen op integer gedrag, worden niet alleen de regels maar echt gedrag getest en besproken. Hoffmann kan dit verzorgen, uiteraard op basis van huidige wet- en regelgeving, mét passende voor- en nazorg, een rapportage opgemaakt in algemeen belang zónder individuele medewerkers uit te lichten en mét gerichte adviezen voor de praktijk.

Alle scenario’s betreffen maatwerk op basis van wensen, behoeften en risico’s. In het algemeen hanteren wij de volgende richtlijnen:

  1. Zet daadwerkelijk gedrag centraal
  2. Communiceer door de organisatie dat er in het jaar gemeten kan gaan worden
  3. Geef toelichting over het doel
  4. Benadruk dat het niet om het beoordelen van individuele medewerkers gaat
  5. Zorg wel voor individuele debriefing
  6. Geef generieke terugkoppeling van de resultaten
  7. Pas verbeteringen toe: laat zien wat er verbeterd is en welk effect dit heeft
  8. Laat testen op regelmatige basis voorbij komen
  9. Gebruik de verschillende casussen/scenario’s voor input in dilemmasessies

REAGEREN

Plaats je reactie
Je naam