Van fysiek naar online naar digitaal?

Je komt ineens tot stilstand. Niet vanwege de financiën (lees inkomsten), niet vanwege gebrek aan creativiteit noch gebrek aan ‘stof’. Maar simpelweg door Covid-19. En dan moet je even (om)schakelen in je hoofd als uitgever, maar ook in de processen, de aansturing en alle zaken er omheen.

Al snel kwamen we met CIO TV als vooruitgeschoven medium. Gewoon een live talkshow maken door en voor CIOs. Inmiddels zijn we een tiental uitzendingen verder. Journalistiek gezien niet heel veel anders dan wat we afgelopen vijftien jaar met onze magazines deden. Maar productietechnisch wel. Een hele andere wereld. Qua redactie, faciliteiten, doorlooptijd etcetera. Allemaal nieuw voor ons bladenmakers.

En wat doe je dan met wat je had? Natuurlijk denk je na over de vorm van een CIO magazine. En al snel kom je tot conclusie, dat het maken en versturen van hardcopy magazines naar zakelijke postadressen geen enkele zin heeft. Immers, iedereen zit thuis. En het verleggen naar thuisadressen is geen sinecure gezien de privacy-wetgeving.

Het antwoord was snel gegeven: we zetten het CIO Magazine online. Dat is één. Maar als je een stap verder wilt of moet, dan heb je het over een digitaal magazine. Dat is andere koek. Vraagt andere competenties. Ineens moeten klassieke dtp’ers/vormgevers en fotografen omschakelen naar het maken van een volledig digitaal product.

Die laatste stap, daar moeten we nog maar even wat langer over denken. Het gaat immers niet om de meest glossy digitale verschijning, maar om verdieping van de content/context. Dat is immers een fraaie toevoeging op CIO TV. Maar voor nu is CIO Magazine in zijn traditionele vorm online te lezen! Omdat ik graag onze doelgroep beter wil kennen, vraag ik je om wat basisgegevens achter te laten. We sturen je dan gelijk een link.

CIO TV #26 – Met Frans van Duivenboden, Ronald den Elzen en Sake Algra

30 Oktober live een nieuwe aflevering van CIO TV. Abonneer op dit kanaal voor een reminder van een nieuwe CIO TV, een wekelijkse, live talkshow met diverse C-level gasten en experts. We bespreken allerlei onderwerpen die te maken hebben met technologie, maar ook economie en samenleving. Mis dit niet!

De doorbraak van data in crisistijd

Rondetafelgesprek tijdens de Den Bosch Data Week met Rob Elsinga (Microsoft), Liesbeth Bout (Capgemini), Rogier Jacobs (ASML), Rob Stevens (InterConnect), Jeroen Steenbakkers (Argaleo).

In een tijd waar data en digitalisering als gevolg van de covid-19 crisis een vlucht heeft genomen, is het van belang dat bedrijven hun toegevoegde waarde herbezien. Hoe speel je in op deze doorbraak van data? Wat betekent het voor het besluitvormingsproces, wat is de invloed van maatschappelijke belangen en welke veranderingen zijn blijvend? Corporate gebruikers en leveranciers van data delen hun ervaringen. Startende bedrijven laten als tegenhanger ook hun licht op deze zaak schijnen tijdens de sessie.

De derde editie van de Den Bosch Data Week is in volle gang. Juist in een tijd waar data en digitalisering zo cruciaal zijn voor de manier waarop de samenleving reageert op een ongekende crisis. Meer dan ooit zoeken we naar betekenisvol gebruik van data, naar de waarheid, objectiviteit en veiligheid.

Data is niets zonder het slim toe te passen. Je kunt producten voor je laten denken of je laten ondersteunen bij dagelijkse behoeften. Maar wel altijd op een verantwoorde manier, waarbij de grondrechten van de mens worden beschermd.

Volg het resterende programma van de Data Week.

Alleen samen kun je een integere organisatie vormen

samen integere organisatie

Weten wat er van je wordt verwacht is belangrijk, maar zegt niets over daadwerkelijk gedrag. Red teaming op het gebied van integer gedrag biedt kansen om te zien hoe medewerkers handelen, leggen Myra van Esch en Elke Weijkamp van Hoffmann uit.

Red teaming is een methode, waarbij aan de hand van realistische scenario’s een organisatie wordt getest. Dit is een techniek die tot nu toe wordt gebruikt om kwetsbaarbaarheden op het gebied van informatiebeveiliging op te sporen. Maar deze techniek biedt meer mogelijkheden. Je kunt met specifieke scenario’s ook de integriteitscultuur van een organisatie testen. Welk gedrag laten medewerkers zien?

Hoe we op het werk met elkaar omgaan en wat we acceptabel en onacceptabel gedrag vinden, ligt vaak vast in een gedragscode. Het gros van de medewerkers zal de gedragscode kennen, als je het vraagt. Hiermee bedoelen ze meestal: ik weet dat het bestaat en dat ik me er aan moet houden. Het is een document dat ondertekend wordt als je in dienst komt en dat is voor sommigen al lang geleden. En een integriteitsbeleid? Ook zoiets: echt wel eens van gehoord en in de meeste gevallen zegt men globaal de richtlijnen te kennen. Maar wat er exact in staat en wat dit voor het eigen gedrag betekent, is niet altijd duidelijk. Terwijl het eigenlijk onderwerpen zijn die regelmatig zouden moeten worden besproken, of zelfs getest.

Grijs gebied

Deze documenten met richtlijnen en procedures zoals een gedragscode of integriteitsbeleid scheppen echter wel de basis voor het gewenste gedrag van medewerkers. Ze zijn in de meeste gevallen gebaseerd op de missie en visie van de organisatie. Maar hoe vertaal je deze soms abstracte termen naar je gedrag op de werkvloer? Sommige organisaties bespreken dilemma’s of voorbeelden van gewenst of ongewenst gedrag periodiek in overleggen. Die casussen krijgen aandacht, waarbij niet zomaar duidelijk is waar de scheidslijn ligt. Deze ‘grijze gebieden’ zijn een aanknopingspunt om de gedragscode te ijken op basis van de praktijk. Een voorbeeld hiervan kan zijn hoe je omgaat met cadeaus die je krijgt van klanten of relaties. Als de afspraak binnen je organisatie is dat je boven de 50 euro deze niet mag aannemen, hoe ga je dan om met een uitnodiging voor een netwerkbijeenkomst in de skybox van een voetbalclub, tijdens een voetbalwedstrijd? En wat als gevraagd wordt of je vrouw ook mee komt? Waar ligt de grens wat oké is en wat niet?

Het is goed om deze vraagstukken met elkaar te bespreken en op deze manier de cultuur van je organisatie concreet te maken. Een volgende stap na het bespreken met elkaar hoe te handelen in het grijze gebied, is het meten wat medewerkers in de praktijk doen. Dit heeft als voordeel, dat het niet alleen gaat over de vraag: wat zou je doen? Door gedrag te meten, kun je zien wat er gebeurt; hoe collega’s in die situaties handelen. Het doel daarbij is niet om medewerkers individueel aan te spreken, maar om te kunnen zien hoe het beleid wordt vertaald naar de praktijk: waar gaat het goed en waar kan, of moet, het beter? Het biedt aanknopingspunten voor de organisatie om precies op deze kwetsbaarheden in te spelen.

Red teaming: het gaat om hoe medewerkers handelen in realistische scenario’s

In een red teaming project rond het thema integriteit, wordt met de betreffende organisatie een aantal scenario’s uitgewerkt. Wat in het ene bedrijf een prima voorbeeld is van een dilemma in integer handelen, kan voor een andere organisatie totaal niet passen. De kracht van de techniek schuilt in het kiezen van die voorbeelden, die illustratief zijn voor de cultuurvraagstukken omtrent integriteit en ze daarna daadwerkelijk te laten plaatsvinden. In de ene organisatie zou je bijvoorbeeld gevoelige informatie kunnen rondsturen, met meteen daar achteraan een mailtje dat dit niet de bedoeling was en of je deze informatie wilt verwijderen. Het kan interessant zijn om vervolgens vast te stellen, wat medewerkers doen. Gooien ze de gevoelige mail meteen weg, of kijken ze eerst naar de informatie? Of kopiëren ze het gevoelige bestand naar hun eigen schijf? Het gaat hier zoals gezegd niet over het individu, maar over wat het gedrag van medewerkers zegt over de cultuur in de organisatie.

Voor een andere organisatie kan het interessant zijn om uit te vinden hoe medewerkers handelen als je in de kantine niet bij een kassa afrekent, maar op een intekenlijst aangeeft wat je hebt gebruikt. Schrijft iedereen ook eerlijk op wat hij of zij eet en drinkt?

De uitkomsten van de red teaming scenario’s worden vervolgens vertaald naar aandachtspunten voor de organisatie, waar het gesprek over kan worden aangegaan. Door deze voorbeelden te bespreken en uit te leggen wat er niet goed is gegaan, wordt een eerste stap gezet om het gedrag te veranderen. Ook kan het van belang zijn om uit te zoeken waarom bepaald gedrag optreedt, om zo eventuele belemmeringen om het juiste gedrag te laten zien weg te nemen.

De integriteitscultuur van de organisatie wordt gevormd door mensen en hun gedrag: Alleen samen kun je een integere organisatie vormen.

Door red teaming toe te passen op integer gedrag, worden niet alleen de regels maar echt gedrag getest en besproken. Hoffmann kan dit verzorgen, uiteraard op basis van huidige wet- en regelgeving, mét passende voor- en nazorg, een rapportage opgemaakt in algemeen belang zónder individuele medewerkers uit te lichten en mét gerichte adviezen voor de praktijk.

Alle scenario’s betreffen maatwerk op basis van wensen, behoeften en risico’s. In het algemeen hanteren wij de volgende richtlijnen:

  1. Zet daadwerkelijk gedrag centraal
  2. Communiceer door de organisatie dat er in het jaar gemeten kan gaan worden
  3. Geef toelichting over het doel
  4. Benadruk dat het niet om het beoordelen van individuele medewerkers gaat
  5. Zorg wel voor individuele debriefing
  6. Geef generieke terugkoppeling van de resultaten
  7. Pas verbeteringen toe: laat zien wat er verbeterd is en welk effect dit heeft
  8. Laat testen op regelmatige basis voorbij komen
  9. Gebruik de verschillende casussen/scenario’s voor input in dilemmasessies

Smart factory vraagt om geïntegreerde aanpak

smart factory industry

Smart industry staat hoog op de agenda van de Nederlandse industrie. Daarom spreken we steeds vaker organisaties die met smart industry aan de slag willen of al begonnen zijn met een aantal pilots. Hierbij komen dan al snel de vragen, zoals: hoe gaat dit werken in mijn huidige fabrieksomgeving en systemen? Is het veilig? Hoe is dit internationaal schaalbaar? Allemaal terechte vragen, maar hoe begin je met je roadmap voor een smart factory?

Allereest: kom je silo uit!

Het succes van een smart factory valt of staat met het samenspel tussen techniek en de business. De realiteit is namelijk dat verschillende bedrijfsafdelingen vaak vanuit hun eigen silo werken: iemand vanuit finance kijkt heel anders naar een product dan iemand van engineering. De valkuil is dat techneuten iets moois en slims kunnen bouwen waar de business niet direct waarde aan heeft; terwijl de business andersom niet altijd goed weet wat er technisch mogelijk is. Dus kijk goed naar wat smart industry voor het hele bedrijf kan betekenen. Denk bijvoorbeeld aan efficiency-verbetering over de hele keten, verbetering van overall equipment effectiveness (OEE) van specifieke machines of het voorkomen van kwaliteitsproblemen van je producten.

eBook

Ben je op zoek naar Digital use cases voor onder andere smart factories? Download dan dit digital use case-boek.

    Vanaf nul naar een smart factory

    Om vanaf nul te beginnen met de realisatie van een smart factory moet je eerst leren waar de wereld naartoe gaat, wat de nieuwe mogelijkheden zijn en nadenken over je eigen bedrijf en context. Dit is de eerste stap naar het creëren van een digitale roadmap en het inventariseren van je eerste ideeën en use cases. Daarbij helpt het om goed naar concrete en inspirerende praktijkvoorbeelden te kijken. Hoe gaan organisaties met data om en hoe innoveren ze hun producten en processen? En welke nieuwe technologieën zoals 5G, cloud edge en kunstmatige intelligentie (AI) spelen een belangrijke rol?

    Use cases voor smart factory

    Er bestaat geen one-size-fits-all-oplossing voor een smart factory. Alle klanten en organisaties zijn uniek, fabriekslocaties zijn uniek en de specifieke behoeftes zijn uniek. Wel kun je voor jouw use cases inspiratie opdoen uit andere voorbeelden, van het lokaliseren van gereedschap in een fabriek met smart tracking solutions tot het gebruik van automated guided vehicles (AGV’s) voor verbetering van de intralogistiek. Vervolgens kun je je use cases gaan uitwerken tot een proof-of-value of proof-of-concept. Dit laat precies zien wat de efficiency verbeteringen van de use case ten opzichte van de investeringen zijn.

    Implementatie van smart factory

    Als je eenmaal echt gaat beginnen met de implementatie van een use case, dan moet je goed in detail kijken naar de systeemintegratie met de huidige machines en systemen die worden gebruikt om de processen in de fabrieken aan te sturen. Daarbij gaat het om het niet alleen om de initiële implementatie. Met name het continu optimaliseren en onderhouden van de smart factory is cruciaal.

    Sleutel tot succes van smart industry

    De mogelijkheden van smart industry zijn werkelijk eindeloos en de technologie is er klaar voor. Ik zie de integratie van slimme productie, zoals mogelijk in een smart factory, als sleutel tot het voorbestaan en slimmer maken van ondernemingen. Dat is nu zelfs nog belangrijker dan ooit: smart factory kan helpen om weerbaarheid te kweken tegen globale uitdagingen als de covid-19 pandemie.

    ‘Ons kantoor wordt plek voor ontmoeting en sociale cohesie’

    NZa lockdown

    “Op de dag dat in maart de lockdown werd afgekondigd, zaten de medewerkers van de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) al meteen thuis”, aldus de CIO en lid van de RvB Wim Sijstermans. “We volgden het nieuws al een tijdje en zagen net als iedereen dat de situatie almaar ernstiger werd. We vonden het belangrijk te voorkomen dat medewerkers zouden uitvallen, voor henzelf, hun gezinnen in de eerste plaats, maar ook met het oog op de belangrijke taak die de NZa in de zorg speelt.”

    Sessie

    Op 11 november zal Wim Sijstermans in een online rondetafelsessie georganiseerd door ICT Media en ServiceNow het nieuwe informatieplan van de NZa presenteren en er de discussie over aangaan. We nodigen senior overheidsmanagers van harte uit aan deze sessie deel te nemen.

    Meld je aan

    Uit technisch oogpunt was het een eenvoudige exercitie, zelfs voor de data-analisten, die voorheen hun eigen werkstations hadden maar sinds enige jaren op een virtuele analyse-omgeving werken. “We hebben direct besloten een team te formeren dat alle aspecten van deze verandering zou gaan uitwerken”, vervolgt Sijstermans, “Denk qua IT aan beveiliging – maar ook aan de keerzijde ervan: het is niet makkelijk om te videoconferencen met laptops die standaard geen camera hebben.”

    Sociale cohesie

    Het ging echter verder dan dat en raakte ook de manier van leidinggeven en kwesties als thuiswerkende ouders met kinderen over de vloer, al of niet kleinbehuisd en met een eveneens thuiswerkende partner. “En een heel belangrijke factor is de sociale cohesie”, vervolgt de CIO, “Hoe zorg je dat je als team bij elkaar blijft?”

    “Uiteraard gebeuren er onvoorziene dingen. Als RvB en directeuren vroegen we daarom vaker om feedback. Besprekingen begonnen altijd met de vraag ‘Hoe gaat het met je?’ Zo konden we veel problemen oplossen en onze reguliere taken goed blijven uitvoeren.”

    Actuele data

    Nadat de eerste golf van de epidemie was weggeëbd, vroeg de minister of de NZa wilde helpen bij het opschalen van de reguliere zorg: “Zonder ons te willen vergelijken met de medewerkers die in de zorg in de frontlinie stonden, hebben we toen keihard moeten werken.”

    Normaliter werkt de NZa met data over de zorg van eerdere jaren. “Op het moment dat je gaat helpen de reguliere zorg weer op gang te brengen, verandert je informatiebehoefte en heb je andere en ook actuele data nodig”, legt Sijstermans uit, “Dankzij kunst- en vliegwerk en de medewerking van veel partijen in de zorg is het gelukt deze opgave tot een goed einde te brengen, met inachtneming van wet- en regelgeving, want die blijft gelden.”

    Niet meer terug

    Redelijk snel na de start van de lockdown is bij de NZa besloten om het thuiswerken blijvend te maken. Wim Sijstermans: “We gaan het kantoor veel meer inzetten als ontmoetingsruimte en voor de sociale cohesie, dat je je collega’s af en toe in de ogen kunt kijken bijvoorbeeld. Ook bouwen we faciliteiten die thuiswerkers een prima beeld geven van fysieke vergaderingen, bijna alsof ze er zelf bij zijn. Hybride vergaderingen dus.”

    Korte en lange termijn

    Wim Sijstermans rol in de afgelopen maanden was zeer divers: “In de eerste plaats ervoor zorgen, samen met de directeur ICT, dat collega’s hun werk konden doen. Dat betekende soms ook aandacht geven aan zaken die op de korte termijn een rol spelen – iets wat je normaliter als CIO niet al te vaak doet. Vanuit de Raad van Bestuur hebben we veel aandacht besteed aan het welzijn van mensen, door contact te hebben, een hart onder de riem te steken. Ik vind dat net zo goed een taak als het mij richten op de technologie.”

    Hij vervolgt: “Anderzijds moest ik vooruitdenken. Wat betekenen het besluit om niet meer volledig terug naar kantoor te gaan en anderzijds het gegeven dat actuele data in deze tijd essentieel blijken voor onze informatievoorziening?”

    Het schakelen tussen de korte en de lange termijn viel hem niet zwaar: “Je gaat dan in een andere modus operandi. Het is mijn taak om mijn collega’s in staat te stellen hun werk te doen en als er een crisis is, zorg je dat je er staat. Je kunt niet verstek laten gaan omdat je een paar dagen strategisch moet nadenken. Daarbij moet je bedenken dat ik niet de specialisten voor de voeten ga lopen, maar het hun mogelijk maak met oplossingen te komen. En dit alles geeft ook voeding aan je denkproces over de langere termijn.”

    Als voorbeeld noemt hij het denken over het gebruik van actuele data: “Zoals nu voor het helpen met het opnieuw afschalen van de reguliere zorg. En mogelijk de uitwisseling met andere organisaties. Dat alles waar het kan en mag uiteraard.”

    Verschil maken

    Deze ontwikkelingen hebben ook geleid tot een andere manier van denken over de rol van de IT-organisatie: “Die gaat zich meer richten op die gebieden waar de NZa het verschil gaat maken en daar meer dienstverlener dan IT-beheerder worden. Andere partijen in de zorg van de juiste informatie voorzien, zodat ze de juiste besluiten kunnen nemen – daar gaat het om. Wat ons hier drijft, is de betaalbaarheid en toegankelijkheid van de zorg.”

    Platform

    Wie het heeft over structurele gegevensuitwisseling tussen organisaties, denkt al snel aan ecosystemen en digitale platformen. Hoe denkt Wim Sijstermans hierover, als het om de zorg gaat? “In de eerste plaats moeten we goed nadenken over welke data we willen vragen, want wat wij vragen moet een ander leveren. De zorg zit niet te wachten op meer administratieve lasten. In een eerdere sessie bij ICT Media heb ik al eens hardop nagedacht over hoe mooi het zou zijn als we bepaalde data nog maar eenmaal opslaan en vervolgens delen tussen geautoriseerde partijen. Dat kan de NZa niet alleen, daarvoor is samenwerking nodig, en tijd.”

    Sessie

    Op 11 november zal Wim Sijstermans in een online rondetafelsessie georganiseerd door ICT Media en ServiceNow het nieuwe informatieplan van de NZa presenteren en er de discussie over aangaan. We nodigen senior overheidsmanagers van harte uit aan deze sessie deel te nemen.

    Meld je aan

    Lees ook